數字檔案資源建設的問題與對策探索

董敏

【摘要】計算機技術的發展和互聯網的普及使電子文件得到廣泛應用，各類檔案信息管理系統呈現出多樣化特點，數字檔案資源建設也成為社會關注重點。基于此，本文以數字檔案資源建設作為研究對象，分析資源建設中存在的問題，并從集中管理體制、統一標準體系、資源配置、信息服務等方面闡述數字檔案建設對策。

【關鍵詞】數字檔案;資源建設;大數據平臺

隨著數字檔案建設成果的增加與我國電子政務的推進，數字檔案資源不斷豐富，檔案資源以最快捷的方式為公眾提供信息服務。一直以來，數字檔案資源建設制約著信息服務水平的提升，影響公眾對數字檔案資源的使用效率，針對資源建設現存的問題，有必要分析其中原因，尋找解決辦法，從而加快數字檔案資源建設。

一、數字檔案資源建設的問題分析

（一）資源收集渠道不暢。信息化時代，人們已經習慣了無紙化辦公帶來的優勢，提升了工作效率的同時也意識到電子文件的處理問題。以往人們需要處理大量文件，紙質文件在辦公桌堆滿，而無紙化辦公環境下，人們只需面對電腦辦公即可，但需要處理的文件沒有改變，且電子文件呈現出不斷增加的趨勢，數字化檔案收集工作尤為重要。但檔案信息主要在內部局域網范圍下運行，各個檔案館應用不同的檔案信息系統，資源建設形勢多元化，但數字檔案資源的收集缺乏暢通渠道，無法實現檔案部門和電子政務的快速接軌。

（二）數字檔案資源建設缺乏統一化數據規范。數字檔案資源的建設離不開統一化數據規范，缺乏數據規范只會讓資源建設成為數據孤島。當前國內部分檔案資源依然采取紙質化處理方式，檔案館也習慣于管理紙質文檔，館內工作人員對數字檔案資源沒有足夠的認識，導致檔案館沒有全方位實現數字化資源建設。隨著信息化建設的深入，各行業之間缺少統一標準體系，數據庫建設后出現信息孤島。數字檔案資源中，針對文字的格式主要有DOC、RTF和TXT，人們首選DOC格式的文檔。圖像格式主要有JPEG和TIFF、PDF和CEB，其中PDF與CEB主要針對網絡圖像。技術的發展使這些格式衍變為不同版本，各版本之間缺乏兼容性。

（三）數字檔案與傳統檔案資源重復存儲。一直以來，數據和文件丟失問題困擾著人們，為了避免資源丟失，人們習慣于將數字檔案以紙質文檔的形式存儲一次。這是因為電子文檔存在磁化危害，病毒侵入計算機系統后也會造成數字文檔損壞，檔案資源將難以恢復。數字檔案存儲載體和使用壽命不同，對檔案資源的保管要求很高，過去使用的3.5英寸軟盤可在常溫下保存15年，普通光盤可保存20年，數字膠片保存時間需根據保管條件而定。電子文件的傳輸與保存需以紙質文件歸檔為前提，但這樣做導致數字檔案與傳統檔案重復存儲，重疊問題存在，且資源浪費嚴重。

（四）信息服務功能不完善。網絡化時代背景下，信息技術的發展給數字檔案信息服務創造了良好的環境，信息服務可以朝著高效智能方向發展，檔案與大眾之間距離更近。檔案涉及到公眾的個人信息，比如學歷、銀行業務、信譽、房產、企業經營等，隨著人們檔案管理意識的增強，我國檔案資源建設面臨著服務功能不完善的問題。信息渠道單一，不同網站有著不同的檔案資源信息服務渠道，用戶面對特定信息需求只能前往不同網站搜尋。網站內容陳舊，信息更新不及時，雖然網站時常更新，但依然很多檔案信息被大眾熟知，人們想要深入了解信息卻沒有獲取渠道。

二、數字檔案資源建設的對策研究

（一）建立集中管理的數字檔案管理體制。資源建設時應對組織和制度進行融合。針對電子文件的高效管理需要展開全過程管理，即對文件從產生、存儲到銷毀的全生命周期進行管理。創新數字檔案管理體制，明確電子文件中心與檔案館的關系，做好電子文件的備份工作，建立備份中心，及時接收各機關傳遞來的電子文件，支持離線文件接收，支持文件脫離網絡和計算機設備，實現異地存儲備份，確保檔案可以及時歸檔并完成內容存儲。

（二）建立統一標準體系。電子文件支持線或離線接收，文檔格式和內容類型豐富，有著文本、圖像、聲音和視頻等形式，資源建設中需要將該工作劃分為多個環節，從數字檔案資源的收集環節開始，經過檔案存儲環節、檔案管理與利用環節，整個數字檔案資源管理的全過程都應擁有統一的管理標準和體系，為檔案資源系統化管理提供幫助。基于該標準體系，各個檔案館應實現資源的共享，檔案管理部門加強電子文件信息化建設，保證各個部門檔案管理系統的協調性。基于統一標準體系構建數字檔案資源管理系統，系統包含庫房設計、條碼系統、安全管理、消防系統、消毒熏蒸、恒溫恒濕、調閱派送與運營平臺幾部分。在庫房設計中，針對庫房布局展開防護與管理，為數字檔案資源建立檔案科技展示中心。在條碼系統中，為方便托管檔案的查找定位和監控，在檔案館中安裝條形碼信息識別管理系統，安排專門的管理人員24小時對數字化檔案館進行巡查。消防系統、消毒熏蒸與恒溫恒濕針對數字化檔案館，屬于托管中心服務，可對檔案館配備高壓細水霧噴淋消防系統、紙質文檔消毒熏蒸系統和恒溫恒濕系統，做好檔案存儲空間的溫度調節，保護紙質文檔不被損壞。制定統一數據標準，實現各個檔案館資源數據庫的格式兼容，數據在交換中應保證數據安全，形成統一化電子資源格式，數據的提取可以保證內容完整不丟失。

（三）優化信息資源配置，建立資源共享平臺。充分利用現有的數字檔案信息資源，發揮資源價值，優化信息資源配置，實現不同信息系統的溝通，共建信息資源共享平臺。聯合采購電子文獻資源，做好紙質文獻資源的分工合作，結合地域特色建立共享數據庫，應用大數據技術、物聯網技術、云計算技術建立共享平臺，依托CALIS平臺實現數字檔案資源平臺的創新。多元化數字資源共享平臺的建設應從云服務入手，建議如下：1.促進機構共享。將數字檔案館納入共享平臺，實現不同地域、服務模式和主題風格的數字檔案館通過平臺建立聯系，各個檔案館數字化資源能夠通過數據訪問獲取，實現云服務背景下跨界數字檔案資源的共享。2.實現用戶共享。用戶不僅是資源的獲取者，也是檔案資源共建者。用戶可以共享自己對檔案資源的看法，豐富資源評價內容，從自身視角客觀評價云服務質量。用戶共享所在專業領域的研究觀點，豐富數字檔案資源內容。3.網絡環境下，為資源共享拓寬網絡媒體和信息論壇等資源渠道。拓展平臺參與主體范圍，為用戶打造多元化網絡數字檔案資源信息共享與傳播平臺，將用戶、組織、結構、新媒體綜合，為數字檔案資源建設創造良好條件。

（四）加強數字檔案信息服務工作。信息化時代，人們對大數據有了新的認識，高速信息網已經成為數字化信息存儲和傳播的場所，網絡將信息服務帶給人們，使人們的家庭生活與辦公效率提升。數字檔案資源建設和檔案管理需要從以往的收藏存儲走向信息化和公開化，向公眾提供優質公共文化服務，這是經濟發展的需要，也是受眾對知識與文化的需要。應用信息技術將數字檔案資源整合，為檔案建立網站集群，為分散的數字檔案網站建立統一信息檢索平臺，為公眾查詢提供統一服務。在數字檔案資源的收集中擴大覆蓋面，加強對不同資源的收集和整理，應用數字化技術拉近檔案部門和社會的距離。可以采用編輯出版收集、檔案展覽、電視節目、網絡視頻、音像制品等方式實現數字檔案資源的靈活化。為數字檔案資源建設智慧管理系統，應用大數據技術展開信息挖掘與分析工作。

三、總結

總而言之，針對數字檔案資源建設存在的問題，分析問題存在的原因，做好數字檔案資源建設的統籌規劃，加強人才培養，從而實現對數字化資源的開發和大數據挖掘技術的有效應用。通過建立集中管理的數字檔案管理體制，建立統一標準體系，建立資源共享平臺，加強數字檔案信息服務工作，從而有助于數字檔案資源的豐富，提升信息服務水平。

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