互聯網時代用戶參與檔案信息資源開發的策略研究

邊愛萍

【摘要】互聯網時代為檔案管理模式由傳統的條線式逐漸向網絡狀轉變提供技術實現的可能性。本文通過對單位檔案主管、檔案一線工作者、檔案利用者（或潛在利用者）進行訪談，了解用戶參與行為對檔案利用的影響，對現有相關理念和管理方法進行梳理、細化、分解和重組，最后歸納出能夠實現基于用戶參與的檔案知識空間模型，并通過SWOT分析法對該模型的運行效果進行初步預測。

【關鍵詞】用戶參與;檔案資源開發;檔案知識空間

一、研究背景

如今，社會群體普遍認可檔案價值，公眾個人卻不知館藏檔案于已何用，缺少利用需求使得“以利用為目的”的檔案服務理念成了一句空話。同時，基于效益與成本的考慮，單位重視檔案工作的同時，卻認為專職崗位的設置務必精簡，甚至可有可無，人員的極度缺乏又使得資源的深度開發幾乎無法實現。檔案工作價值在利用中體現，利用需求的拓展離不開資源的深度開發，資源開發需要人員，而人員配備仰賴于工作價值的體現。再次陷入怪圈的檔案工作又該如何自處？鑒于互聯網技術的成熟與發展，本文嘗試打破傳統的管理模式，通過引入檔案知識空間，將用戶直接納入管理主體，通過用戶的參與，一方面提升用戶對館藏的了解程度以發現需求，一方面擴大檔案建設隊伍以提高資源開發效率，為檔案知識服務提供可能，同時也使公共檔案作為社會信息資源真正實現公開透明，消除因信息不對等而在社會治理過程中產生的誤解和不信任感。

二、檔案資源開發的研究現狀

目前關于互聯網環境下的檔案資源開發，多數的研究主要在于通過技術手段使傳統的資源開發手段得以優化，雖然能很大程度上解決檔案資源利用的時空限制，但歸根結底仍然是將檔案信息資源的獲取途徑由檔案館的查閱大廳搬到了電腦桌面，其中涉及的開發策略其實并未有太大的突破。在這方面，陳忠海、萬恩德等學者所提出的觀點則較具突破性，他們都看到了用戶在檔案資源開發過程中的重要作用，從而對檔案資源開發主體提出了質疑。陳忠海、常大偉（2015）認為檔案信息資源開發的主體應是檔案價值實現的主體，即用戶。萬恩德（2018）則透析了后現代背景下檔案信息資源開發由檔案機構主導的傳統模式向社會化檔案信息資源開發模式轉型的過程。而上述觀點也存在一定的局限性：陳忠海等雖論證了用戶作為主體的必要性，卻沒有提出用戶作為開發主體的具體工作方式;而關于將檔案部門作為輔助角色，實踐起來也有一定困難，畢竟用戶沒有作為資源開發主體的義務，若完全依賴用戶，其結果未必理想。而萬恩德雖通過提出主體的多元性將用戶與檔案部門共同納入了檔案資源開發的主體，但其仍將資源開發與利用服務看作是具有明確時間先后的線性關系，而沒有提及在互聯網環境下，這兩個環節相互之間交互穿插的可能性。

三、用戶參與對檔案利用服務重要性的調查

為了探尋將用戶參與管理是否會對利用行為產生一定的影響，本次調查以所在單位為范圍開展了小規模的訪談。

（一）訪談對象的選取。本次訪談的對象主要為檔案主管、檔案一線工作者、檔案利用者（或潛在利用者），選取依據為檔案管理職責、檔案管理參與情況、利用情況等的差異性，以從管理目標、具體操作、利用意愿及效果反饋等方面了解用戶參與在檔案利用服務中的作用。檔案主管系校辦主任，其管轄范圍還涉及會務、文書、宣傳、外聯等。檔案一線工作者為單位原檔案管理員，該同志雖已退休，但其具有長期的工作經驗且脫崗時間不長，因此仍具有一定的參考價值。檔案利用者（或潛在利用者）為本單位教職工，訪談選取了三類人群共計6人：一是專業部門主管2名，分別為總務主任和教導主任，其中總務主任檔案利用頻次較高，而教導主任檔案利用頻次較低。二是各部門的兼職檔案員2名，主要負責年度部門文件材料的收集和歸檔。三是普通教師2名，一名較多次利用過檔案（下簡稱普通教師A），而另一名從未利用過檔案（下簡稱普通教師B）。

（二）訪談結論。檔案主管代表領導層，從訪談中可以得知，領導層肯定了檔案的重要性，一方面希望檔案工作能發揮更大的用處，一方面又認為檔案工作在眾多事務中相對可緩，雖專職檔案員卻希望其“全面發展”。一線工作者代表專業的實踐者，在現實任務面前其表現出心有余而力不足之貌，最終只能停留在完成基礎工作而不失誤的層面上。可見在實際工作中只憑檔案工作者根本無法完成倡導的資源開發任務。檔案利用者（潛在利用者）則代表著目標用戶。從對目標用戶的訪談中可以得出以下用戶參與與利用行為關系的結論：首先，參與過檔案管理的用戶利用頻率高于未參與過的用戶。多數用戶的利用目的出于本身業務考慮，如兩個部門的兼職檔案員，當其參與過本部門檔案管理環節時，他們便知曉檔案中存有那些對其有用的材料，于是利用需求也隨之產生;相反普通教師B的信息需求（能幫助其上好課的信息）其實在庫藏內有很多體現，如歷年試題、歷年考試的分析匯總、學生錄取形勢分析、各級教育規劃等，但由于其不知有這些內容，因而自認為沒有需求。其次，相同職務的人群中，參與深入者的利用效果好于參與不深入者。如同屬中層崗位，總務主任的各類工程材料、合同文件等親自經手，其查閱目標表述明確，因此調檔速度和準確率都比較高。而教導主任未參與過檔案管理相關環節，雖憑經驗可知相關材料存于檔案之中，但對目標表述相對含糊，導致查詢速度較慢，等候時間較長，利用效果和體驗都相對打折。最后，對檔案管理付諸較多情感者利用需求廣于僅因工作需要而參與者。訪談者中除普通教師A都因工作需要而參與檔案工作，利用目的也止步于工作本身，查閱內容主要為業務相關材料，一般用于上級檢查或工作參考。而普通教師A則處于情感需要（記錄孩子成長）參與檔案工作，其利用目的也會擴展至情感需求（因為懷念第一個帶過的班級而查閱學籍照片）。擴展至公共檔案而言，管理者希望提升公眾的利用需求，但一般而言公眾處于工作需求或憑證需求而查閱公共檔案的概率基本固定。檔案人喜歡將檔案描述為社會記憶，而記憶其實更多涉及了心理層面，如若能將剛性需求擴展至情感需求，則利用需求會產生較大的增長空間，也使檔案作為社會記憶更名副其實。可見，用戶的參與一方面能緩解檔案工作的現實壓力，另一方面，提高用戶在檔案管理中的參與度，并設法提升用戶參與過程中的情感付出也能對利用需求、效果等起到一定推動作用。

四、用戶參與檔案資源開發的策略

（一）檔案知識空間的引入。本文試圖通過構建檔案知識空間作為實現用戶參與檔案資源開發的有效渠道。“知識空間”的概念在檔案管理領域中使用較少，而在圖書館管理類文獻中應用較多，雖在部分文獻中與“知識庫”等概念相近，但知識空間仍應具有其獨特含義。構建檔案知識空間的意義在于，可以在資源建設的基礎上，提供用戶參與的可能性。知識空間相較于其他表述，增強了檔案管理和服務中的可參與性和動態性，它不僅是一個存儲空間，更是一個用戶可進入的空間;不僅是一個單向服務的過程，更是一個可互動的過程。知識空間之于傳統知識庫的最大特點在于，知識空間讓用戶能參與到檔案管理之中。傳統的知識庫的構建雖涉及一定的交互行為，但建設主體仍是檔案部門，用戶只是作為信息的需求方和反饋方獨立于這座知識倉庫的大門之外。相較于傳統的檔案知識服務更強調檔案業務人員對信息的挖掘和組建，檔案知識空間則是一個開放的概念，它能在傳統檔案管理服務的基礎上，提供用戶參與資源建設的可能性。

（二）用戶參與型檔案知識空間的構建。空間分布方面，檔案知識空間可分為公共空間和個人空間。公共空間主要用于信息公布，其信息來源為公共部門和個人用戶同意公開的內容，建設要求類似于當前的數字檔案館。個人空間則打造為用戶的個人檔案館，其中可由用戶個人添加對其具有價值的材料，用戶可以選擇是否公開至公共空間，或設置保密期限，公共檔案部門可在雙方認可的前提下制定法規、標準設置保密期上限，但上限應足夠長。用戶也可存儲相關憑證信息，如學歷認證、戶籍信息等，經過認證將具有法律憑證作用。個人檔案館的建設目的是吸引公眾，一方面獲取更多社會資源，一方面調動用戶參與的積極性。職能分配方面，檔案機構（即傳統檔案管理主體）與用戶雖在新模式下同為管理主體，但其職能分配應各有側重。檔案機構主要側重于框架體系搭建、過程監管，在交互體系中收集信息、提供現有公開信息，并不斷優化交互體驗，在數據處理中主要負責按照檔案管理標準對收集到的信息數據進行系統性組織，在數據分析和決策體系中對用戶行為進行分析，將用戶參與過程中的隱性知識轉化為顯性知識，以提供個性化、針對性的決策輔助。用戶則主要立足于利用、資源補充活躍于分析決策體系和交互體系，并在自愿的基礎上參與數據處理體系。用戶可通過交互體系獲取資源和補充資源，在數據處理體系可根據自身的專業涉獵參與開發，而用戶的檢索行為等也將成為元數據被系統收集，成為數據分析決策的依據。此外，用戶也將有過程監督、反饋的權利。

五、效果預期

本文采用SWOT分析法對預期效果進行初步預測，即優勢（strengths）、劣勢（weakness）、機會（opportunity）和威脅（threats）。其中優勢和劣勢的比較對象為當前傳統的管理方式，機會和威脅側重于外部環境可能產生的影響。

（一）優勢。相對于當前傳統檔案管理方式，將用戶納入管理主體對積累社會資源、緩解人員不足的壓力、提高資源開發的專業廣度和深度、激發利用需求方面有著更大的優勢。檔案用戶相對于檔案工作人員是一個更龐大的群體，其專業面更廣不言而喻。檔案知識空間通過其開放的信息交互渠道鼓勵公眾更多參與，一來可以使公共檔案館收集到更多更廣泛的一手資料，二來可以鼓勵更多人參與到資源的開發，還可以根據用戶的檢索行為獲取更多隱性知識并將其轉化為顯性知識，從而擴展空間內的知識存儲。用戶的切實參與也將使其對館藏資源了解更多，使其對檔案工作投入更多情感因素，從而拓展其利用需求。

（二）劣勢。相對于當前傳統檔案管理方式，這種模式的劣勢在于其信息來源更加繁雜，存在多人同時對同一種資源進行開發的可能，如何對共同作業產生的虛假信息、錯誤信息、冗余信息等進行甄別、整合有著不小的難度。在實踐時可考慮將信息分類，一類為已經認證的信息，一類為未經認證信息，各類信息均公開其發布和處理過程的元數據以供查閱。

（三）機會。社會信息技術的發展將為此模式其提供重要的技術支持，人工智能的發展可能使信息甄別、整合、行為分析等方面變得更加簡便。根據長尾理論，互聯網技術的發展將非主流需求的拓展和挖掘變成了可能，現代通信技術的發展使檔案部門有能力將位于需求曲線尾部的用戶納入目標群體的范疇，并且在識別了龐大的需求種類后也有條件進行存儲和資源的開發。同時如今的社會分工呈現出精細化和網絡狀的分布，這種模式改變了傳統管理對資源開發大包大攬的方式，通過職能分散使專業人做專業事。此外，在公眾更重視信息對等的今天，此種模式也將使社會信息變得更加公開透明。

（四）威脅。該模式的外部威脅在于當前的制度環境下，《檔案法》對檔案的公布權做出了限制。傳統管理下檔案信息處于檔案機構內部，易于控制，而檔案知識空間模式下，對公開信息是自由獲取的，公眾在獲取公開信息的基礎上對其進行了編研、開發，在其公布研究成果時卻有違法之隱患，將打擊公共參與資源共同開發的積極性。

六、結語

建立以用戶參與為基礎的檔案知識空間共建共享模式對于開拓檔案管理思路、提升檔案工作價值有著積極意義。這也是檔案領域實踐公共治理理論的嘗試。現代公共治理理論更多地希望將社會管理模式由傳統的條線式逐漸向網絡狀轉變，注重社會組織的系統合作，提出多元主體共同參與社會治理的理念。這也是在大數據時代對檔案知識管理與服務新模式的探索，原生數字信息以占據新生信息絕大部分的今天，檔案知識空間首先將成為這些信息的存儲載體，繼而也將吸收大數據時代多點交互、解構重組、行為分析等新的思路，使檔案工作不斷探索適應時代要求的新型管理與服務模式。當然，本文只是對基于用戶參與的檔案知識空間的構建雛形進行了初步探討，其中仍有諸多考慮尚未周全之處須進一步改進。目前正在施行的制度背景也對知識空間所要求的開放性有著一定的制約，這也需要社會各界共同努力，共同協商探尋其中的界限問題，形成健康良好的社會信息氛圍。

【參考文獻】

[1]陳忠海，常大偉.檔案館在檔案信息資源開發中的主體地位質疑——兼論用戶在檔案信息資源開發中的主體地位[J].檔案管理，2015（2）：5-7.

[2]萬恩德.解構與重構：檔案信息資源開發模式的后現代轉型[J].檔案學通訊，2018（1）：57-62.