提升企業檔案數字化信息管理效能的幾點思考

宋瑤

【摘要】基于對提升企業檔案數字化信息管理效能的研究，首先，闡述企業檔案數字化信息管理，具有實現檔案的合理利用、提升檔案管理水平的重要作用。然后，分析企業檔案數字化信息管理現狀，其中存在重視程度有待提升、管理制度有待完善等問題。最后，針對提升企業檔案數字化信息管理效能，給出加強數字化建設工作、構建檔案管理數據庫、構建檔案管理制度、加強重視程度等措施。

【關鍵詞】企業檔案;數字化;信息管理

在如今社會不斷發展的背景下，社會市場中各個企業之間的競爭逐漸激烈，如果企業想要在激烈市場競爭中，取得更好成績，同時實現自身的更好發展，要加強企業自身的檔案管理工作，實現企業檔案數字化信息管理，實現對企業各類資源的科學合理配置，避免出現資源浪費情況出現，從而為企業創造更多經濟效益與社會效益。所以，本文將針對提升企業檔案數字化信息管理效能相應內容進行闡述。

一、企業檔案數字化信息管理的重要作用

（一）實現檔案的合理利用。加強企業檔案數字化信息管理，可以在一定程度上實現對檔案科學合理利用。從目前我國企業的發展過程中不難看出，在檔案管理工作的開展中，經常采取傳統檔案管理模式。比如，紙質管理方式，該種管理方式對于檔案的利用與使用壽命會產生很大影響。但是，通過企業檔案數字化信息管理工作的展開，可以加強對先進管理方式與信息技術的利用。可以避免采用紙質的管理方式，實現檔案內容信息化管理與數字化管理，檔案資源的科學合理利用將會得到保障。延長檔案的使用壽命，為企業的更好發展打下良好基礎。

（二）提升檔案管理水平。通過加強對企業檔案數字化信息管理，不僅可以實現檔案的合理利用，同時可以提升企業檔案管理水平。利用數字化檔案管理模式，實現對檔案信息的準確記錄，避免出現信息內容不準確情況產生。因為，一旦檔案信息內容出現錯誤，那么將會對后續檔案使用產生影響。強化企業檔案數字化信息管理工作，及時發現企業檔案管理工作中存在的不足，從而給出有效解決措施進行彌補與完善。

二、企業檔案數字化信息管理現狀

從目前企業檔案數字化信息管理工作中不難看出，在其中仍然存在許多問題，問題的出現，對于企業檔案管理工作的順利展開，以及企業的更好發展而言會產生很大影響。企業檔案數字化信息管理存在的問題，主要體現在以下幾點中：第一，在企業的發展過程中，企業檔案數字化信息管理工作并沒有受到更多重視與關注，這一問題的出現，使得企業內工作人員對于企業檔案數字化信息管理工作沒有正確認識，檔案數字化信息管理工作的有序進行將會受到很大影響。第二，沒有結合實際情況，構建科學合理的檔案數據管理庫。數據管理庫對于管理工作的展開而言具有重要作用，但是，管理庫構建過程中的合理性并沒有得到保障。這一問題的出現，導致檔案數據管理庫的作用與價值無法得到充分發揮。

三、提升企業檔案數字化信息管理效能的有效措施

（一）加強數字化建設工作。為促使檔案數字化信息管理工作能夠在企業中得到更好落實，管理工作能夠有序進行，要加強數字化建設工作。因此，在加強對企業檔案數字化信息管理中，要做好數字化建設工作。在加強數字化建設工作中，可以從以下幾點展開：1.在企業中要構建相應的檔案室，在檔案室中確保各類信息軟件的完善性，不同先進的信息軟件，可以提升檔案管理工作質量與工作效率。在檔案信息軟件的應用中，不僅要及時做好檔案立卷歸檔工作與著錄標引工作，同時構建數據庫，這樣可以為工作人員檔案信息內容的查詢提供很多便利。防止人為操作，帶來的誤差問題。2.企業檔案室要進一步實現區域內聯網，加強與相關企業的相互聯系，實現信息資源共享，從而實現檔案信息網絡化。總之，通過數字化建設工作的展開，可以為企業檔案數字化信息管理工作打下良好基礎。

（二）構建檔案管理數據庫。在實現檔案數字化信息管理中，除了可以加強信息化建設工作，還可以通過構建檔案管理數據庫的方式。在構建檔案管理數據庫中，可以從以下幾點展開：1.建設檔案目錄數據庫。將構建的重點集中在檔案資料類別中，將檔案名稱內容及時輸入到計算機中，這樣可以形成相應的數據庫，避免檔案內容丟失等情況出現，為后續檔案內容查詢工作的展開打下良好基礎。2.建設檔案狀態數據庫。加強對網絡傳輸渠道的應用，將企業實際信息內容與資料及時錄入到狀態數據庫中，并做好狀態數據庫的更新工作，確保狀態數據庫中信息的準確性與科學性。在這一過程中，檔案管理工作人員可以將更多精力放在檔案信息分類中，做好檔案歸檔工作，促使各項檔案管理工作的有序進行。

（三）構建檔案管理制度。構建檔案管理制度，可以在很大程度上促使檔案數字化信息管理工作的有序進行，實現企業的更好發展。從目前企業的發展中不難看出，檔案管理工作存在一定的復雜性與特殊性，基于此，通過檔案管理制度的構建，對各環節工作進行約束與規范，不斷提升企業檔案管理水平。在構建檔案管理制度中，可以從以下幾點展開：第一，要積極鼓勵檔案管理工作人員以及企業基層工作人員，積極主動參與到檔案管理制度建設中。針對在這一過程中，表現較好的工作人員，要給予一定獎勵，激發工作人員的工作熱情與工作興趣。為檔案管理制度的構建，提供有效前提保障。第二，在企業檔案數字化信息管理工作的開展中，以及在管理制度的構建中，要加強對先進信息技術的利用，在這一過程中，企業要加大投入力度。比如，加大資金投入力度與政策的扶持力度，使得檔案管理制度的完善性與科學性得到保障。第三，對于檔案管理制度的構建，需要企業各個工作人員之間能夠加強聯系與溝通，各個部門之間實現信息共享，在檔案管理制度的構建中，加強對工作人員的規范與管理，避免出現大型的人員流動問題。通過該種方式，使得檔案管理制度的科學性與合理性得到保障，為企業創造更多經濟效益與社會效益。

（四）加強重視程度。企業檔案數字化信息管理工作的有序進行，要保證企業領導者與管理者能夠加強對檔案數字化信息管理工作的重視程度。只有保證領導者與管理者加強對檔案數字化信息管理的重視，才能促使工作人員能夠積極主動參與到檔案數字化信息管理工作中，不斷提升企業檔案管理水平。在加強對檔案數字化信息管理工作的重視程度中，可以從以下幾點展開：第一，構建高素質檔案管理隊伍，在這一過程中，需要領導者與管理者能夠肩負起自身責任，定期做好工作人員的培養工作。確保工作人員能夠具備較強責任心，同時不斷提高自身的專業能力與綜合素質。第二，將各項工作落實到每一位工作人員身上，保證工作人員對自身工作內容與責任有正確認識，避免出現工作混亂情況產生，確保各環節工作都能夠有專門工作人員負責。

四、結束語

綜上所述，檔案數字化信息管理工作的順利展開，對于企業的更好發展而言具有重要作用。因此，為增強企業市場競爭力，為企業創造更多經濟效益與社會效益。要加強對檔案數字化信息管理工作的重視程度，采取有效措施，不斷提升企業檔案管理工作質量與工作效率。

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