基于科研檔案生命周期的檔案系統平臺建設策略研究

何南洋

【摘要】科研檔案是企業檔案管理的重要方面，本文從科研檔案收集、保管、利用的生命周期出發，研究解決針對科研項目的檔案信息化建設策略，從數據收集子系統、檔案保管子系統和檔案利用子系統三個方面，做好科研檔案管理的系統建設。

【關鍵詞】科研檔案;檔案管理系統;檔案收集;檔案保管;檔案利用

一、科研文檔管理的方式

科研文檔的管理，既與傳統檔案管理密不可分，又受項目管理的影響，具有非常顯著的技術專業性。針對這種客觀條件，目前市場上形成了兩種較為常見的科研文檔管理方式。

（一）基于業務系統的獨立的電子文檔中心。部分企業根據自身行業特點、企業技術背景，采用了基于業務系統的專業的企業內容管理系統，其選型包括IBM ECM、Opentext、EMC Documentum、Oracle WebCenter Content;行業內有的企業建立了基于Teamcenter、PTC Windchill等PLM科研中的圖檔管理功能的文檔中心。這些類型的系統完整、全面地保存了原生電子文件，且對文件的控制、管理和利用都能提供最直接、最便利的效果。但也存在一定的局限性：一是弱化了系統電子文件的檔案屬性，不利于信息固定，無法有效發揮憑證作用。二是割裂了與其他文件的關聯性，尤其是與傳統紙質數字化文件的檔案關聯性。

（二）基于數據傳輸接口的傳統檔案管理平臺。具有綜合檔案管理職能的企業基本選擇通過接口方式將科研文檔及數據歸檔至專業的檔案管理系統。通過統一的元數據標準，采用WebService或中間表的數據交換技術，有效解決企業不同業務系統電子文件的歸檔需求，同時也能滿足檔案資源集中管理的要求。這種方式對標準和技術的依賴性非常大，要求制定既能反映科研數據特性，又能滿足檔案管理需求的元數據標準，同時還要求檔案系統能及時優化升級，以適應更先進、更經濟的接口技術。本文研究的針對科學研究項目的檔案管理平臺，是基于數據傳輸接口的檔案資源綜合檔案平臺，并在此基礎上構建突出科研檔案管理重點和難點的系統平臺。

二、以“全”為本——科研數據收集子系統

科研數據收集子系統是科研檔案管理平臺的“前鋒”，負責識別和接收與科研型號研制相關的各種類型的數據、文件、圖樣、表單等。根據科研文件歸檔范圍，按照人工干預程度，科研數據收集有三種形式：接口收集、在線收集和手工收集。

（一）接口收集。接口收集是科研數據歸檔的“主力軍”。涉及科研項目研制的業務系統如PDM、TDM、TeamCenter等，承擔了型號大量的設計文件、圖樣、試驗文件和表單的編制、審簽、發布和流轉任務;計劃管理系統包含各級項目研制計劃、計劃執行情況及計劃完成情況等數據;供應商管理系統包含項目研制的各級供應商基本信息、資質、供應商批準和維護數據等;合同管理系統包含與科研相關的合同及各類前期文件;公文管理系統（OA）包含有關機關、上級主管單位制發的以及本單位上報的關于項目的公文材料。以上業務系統產生的電子文件，是重要的科研檔案，通過業務系統與檔案系統的接口，完成以上電子文件的自動有效歸檔，從而保證科研數據收集的完整性。影響業務系統電子文件有效歸檔的兩個重要因素，一是接口規范和元數據標準。二是接口可擴展性，這兩個因素很大程度上影響了檔案系統與業務系統之間發展的平衡性。1.接口規范和元數據標準。接口規范定義了業務系統接口的歸檔內容、歸檔過程和實現的技術形式?？紤]到各業務系統的復雜程度不同，接口平臺提供了兩種實現方式：一是“中間庫”，通過中間表的形式與各業務系統互聯。二是“Web服務”模式，將各業務系統數據直接寫入檔案系統實現歸檔。元數據標準對各類檔案、相關電子文件及其行為過程進行統一標準描述，將不同業務系統產生的電子文件，以及原生電子文件與數字化文件（文本、圖形、圖像）進行統一描述。2.接口可擴展性?？蓴U展性是系統持續發展的重要方面，無論是采用“中間庫”形式，還是“Web服務”模式，都要充分考慮企業信息化環境的持續發展，考慮為新的業務系統提供數據接入功能。接口可擴展主要通過配置冗余接口、強化中間庫功能或技術優化升級等方式實現，企業應根據實際情況結合多種形式，以保證系統接口的先進性、經濟性和發展性。

（二）在線收集。在線收集是介于接口收集和手工收集的一種形式，主要依托業務系統中的E化流程，通過流程各環節的加工和初步整理，將應歸檔的流轉記錄和相關附件逐步轉化為符合歸檔要求的文件，在歸檔環節中由檔案員進一步整理后實現文件的歸檔。在線收集與接口收集的主要在于：在線收集面向的流程多樣，需要檔案員對收集的文件按檔案著錄要求進行審核確認后錄入檔案系統，接口收集則由接口直接按照檔案著錄規則將數據寫入檔案系統。

（三）手工收集。手工收集是傳統的檔案收集形式，通過歸檔者與檔案員的文件交接，實現文件的歸檔。其對象主要包括：一是原生紙質文件、帶有簽署或蓋章的正式材料，如機關事業單位出具的合格證、授權書，簽署的合同、協議等。二是部分無法在企業信息化系統中流轉的文件，如超出系統密級的涉密文件、特殊載體或格式的文件等。手工收集的文件材料往往具有很強的憑證作用和保存價值，無法被其他方式完全代替，是非常重要且必不可少的一種收集手段。然而，因手工收集是傳統的線下形式，無法借助E化手段控制歸檔進程，歸檔過程中往往是檔案員被動接收。要保證手工收集的完整性，可從兩方面努力：一是編制文件歸檔范圍表，加強檔案員的前端控制。二是加大檔案宣傳，提高企業員工的歸檔意識。

三、重點突破——科研檔案保管子系統

（一）項目基線數據管理，保證科研檔案的成套性。成套性是科研檔案的重要特性，是科研檔案完整的重要體現。傳統的檔案管理系統按文件管理，文件與文件之間缺少關聯關系，或關聯關系需要耗費大量的人工時進行維護和更新。在科研數據管理系統中，采用基線的方式對科研項目的不同階段進行文件的分類和組織，為科研成套性提供重要輸入?；€保證檔案成套性分兩步走：一是基線審簽發布后通過業務系統接口歸檔，二是在檔案系統中以基線數據為依據建立數據視圖。基線視圖不額外增加數據存儲，并能根據基線的更新自動配置科研數據視圖。

（二）強化文件的控制功能，管控科研檔案的有效性?？蒲袡n案的受控管理包括文件版本有效性標識、文件權限控制、文件的分發和跟蹤等，受控管理是避免科研文件非預期使用的重要手段，受控性是科研檔案不同于其他類型檔案的一個重要特點?？蒲袡n案的受控管理要制度和技術兩方面同時保障，制度上，要制定覆蓋文件全生命周期的編制、審簽、歸檔、傳遞、接收、利用、回收等方面的要求;技術上，依托檔案系統平臺，實現對歸檔文件的具體控制，包括但不限于：升版后實現文件狀態的自動更新，增加歸檔的系統標識并支持文件防擴散，文件的權限管理（查閱和下載權限）避免一刀切、既符合保密要求又能最大限度地滿足資源共享，實現文件按路徑自動分發、跟蹤和回收，文件分發及跟蹤記錄可追溯、文件的控制可自定義等。

（三）系統軟硬件建設，增強科研檔案存儲的安全性。檔案數據安全是檔案管理的重中之重。在科研檔案管理系統中，檔案數據存儲的安全主要體現在兩個方面：一是檔案數據及其載體的安全，能滿足科研生命周期內的信息利用和還原需求。二是檔案數據結構安全，能針對科研數據結構和屬性進行完整記錄和存儲，保證項目迭代后數據和狀態的可追溯，并不受科研開發環境的影響和限制。結合以上分析，要保障科研檔案存儲的安全，應從兩方面同步開展：一是軟件技術，要求檔案系統能滿足三維數據模型和科研元數據（結構信息、工藝信息）的管理和存儲，對檔案系統的仿真環境和非結構化數據管理技術提出更高要求和挑戰。二是硬件設備，要求檔案系統的應用服務器和數據空間能滿足定型的科研三維模型的存儲，支持元數據信息的調用。

四、由點及面——科研檔案利用子系統

（一）發揮資料點的能動性，延伸檔案資源共建共享的觸角。檔案管理系統的資料點模塊，為檔案利用向企業內部延伸提供切入點。資料點承擔了文件收集、分發、查閱、復制等功能，為企業檔案尤其是科研檔案的管控提供幫助。1.文件收集。通過資料點在線提交歸檔文件清單及對應的電子文件，檔案員審核后確認歸檔，減少線下移交環節，便于后續整理和統計。2.文件分發?？蒲形募绰窂椒职l至各資料點，資料點管理員在系統中提供二次分發，實現科研檔案的分發利用和回收。3.文件查閱。對分發的科研文件可在資料點模塊中進行分類、查閱，同時，資料點提供文件分類、整理、受控利用的功能，可統籌管理和管控資料點單位（按部門或按團隊）的文件。4.文件復制。用于生產或裝配的紙質文件、圖樣，通過車間資料點進行紙質檔案的申請、復制、發放、登記和回收，同時對資料點臺賬進行版本自動跟蹤，保證紙質圖樣和文件的及時發放。

（二）設置檔案開發專題模塊，加強項目專題的編研。為科學研究服務是檔案工作的重大使命之一，是檔案人員融入一線、走進基層的重要突破口。檔案資源的編研，不局限于特定檔案，是對系列檔案的開發利用，是對檔案資源進一步的歸納總結、提煉升華，是檔案利用的重要方面。目前的編研工作主要依靠檔案員花費大量的時間和精力進行資料的收集、整理、匯總，且后續的成果更新仍需不斷進行，效率和效果都不盡如人意。針對此問題，檔案管理系統的開發編研模塊不能簡單地提供數據導入和編輯功能，應以檔案資源大數據為基礎，實現編研的自動化和智能化，并能支持專題內容的持續更新。例如，項目組織沿革或某型號大事記等專題，首先通過關鍵詞抓取技術，從檔案資源數據集中自動獲取和該項目相關的立項文件、任免文件、會議紀要、總結類文件及多媒體文件等。其次，自動匹配被抓取文件的元數據和項目專題信息的對應關系，實現成果內容的半自動編制。最后，編研人員根據成果要求對內容進行審核并進行必要的二次加工，最終完成項目專題的編研成果。

（三）建立項目制的檔案資源共建共享平臺?？蒲许椖康脑O計、制造、生產過程中，主承制商和廠所間進行文件、圖紙、標準的分發和利用非常普通。目前軍工企業的檔案資源交互，受保密管理要求的限制，一般是將文件從企業內部網導入專用網進行傳送，到達目標企業后再導入企業內網，這種方式的資源共享需耗費大量的工時和效率。為最大限度地實現資源共享，建成統一的、覆蓋全面的檔案資源管理平臺非常有必要。根據資源和受眾群體分類，檔案資源共建共享平臺可分為集團型、區域性和項目制三種類型，其中“項目制”是以科研項目為中心，以檔案管理系統為依托，建成連接主承制商及上下游各供應商的資源共建共享平臺。該平臺可通過域信任認證連接模塊及域間信任配置，在各檔案系統所在域之間建立域信任關系，借助權限設置、數據加密存儲、加密傳輸、同步等手段，實現數據交互和跨域業務應用，使現行文件和檔案文件在域間流轉，實現外域訪問權限審批、現行文件跨域分發、電子文檔跨域借閱和移交，打通各域之間的壁壘和屏障。

五、總結

檔案信息化、數字化的發展日新月異，高效、安全、可靠的檔案管理離不開檔案信息化技術。針對企業科研檔案管理，從收集、保管、利用的角度出發，分析各階段檔案管理的需求和目標，分解成信息化技術可解讀的操作及形式，旨在為企業科研檔案的管理提供便捷、有效的管理工具，為企業科學研究項目管理提供資源保障。

【參考文獻】

[1]紀云.制造業企業檔案管理系統的擴展應用[J].軟件，2012（7）.