機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要做到“四化”

孔曉蕾

【摘要】本文以我國《檔案法》新一輪修訂為契機，論述了機關(guān)事業(yè)單位要進一步推動文書檔案管理工作有序化開展，以高效管理制度為依托，優(yōu)化資源配置，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力，強化管理流程的規(guī)范性，維護檔案資源的完整性與可靠性，加快信息化建設(shè)，促進整個文書檔案向著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位;文書檔案;四化

一、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案的分類和作用

文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。目前我國機關(guān)事業(yè)單位使用和形成的文書檔案基本類型主要有決議、決定、指示、公告、通知、通報、報告、請求、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等，簡單地說，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報、合同、協(xié)議等“白頭文件”，現(xiàn)階段文書檔案還涉及一些照片、錄音、影像和電子的檔案等形式。可見，文書檔案是機關(guān)事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)，是機關(guān)事業(yè)單位信息資源的重要組成部分。文書檔案的管理建設(shè)水平直接影響機關(guān)事業(yè)單位文件資源信息開發(fā)和利用效果，對提高機關(guān)事業(yè)單位管理工作效率，全面記錄單位發(fā)展歷程具有重要作用。

二、機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要做到“四化”

近年來，國家對檔案工作重視程度越來越高，繼2016年對《檔案法》進行第二次修訂之后，2019年對《檔案法》做進一步修改和完善，增加一個信息化建設(shè)專章，這些變化對機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了新的目標(biāo)和要求。機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要力爭做到“四化”，即管理制度化、流程規(guī)范化、著錄標(biāo)準(zhǔn)化和存取數(shù)字化。

（一）管理制度化。文書檔案管理制度是文書檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，是文書檔案管理關(guān)鍵所在。1.強化落實管理責(zé)任制。機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理要實行分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、辦公室主管、相關(guān)各部門配合、檔案管理人員具體落實的管理體制，要明確文書檔案管理的總體要求和責(zé)任分工，增強機關(guān)事業(yè)單位全體職工的檔案意識，做到各司其職，各盡其能。2.建立和健全從歸檔到立卷再到使用的全過程制度建設(shè)，包括文書檔案的收發(fā)制度、傳閱制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度、利用制度和保密制度等，也包括檔案管理硬件建設(shè)制度，如檔案庫房管理中通風(fēng)、防火、防潮等相關(guān)要求，確保文書檔案管理各環(huán)節(jié)有據(jù)可循，有制可依。3.加強考核與監(jiān)督。切實對各項制度的貫徹落實做好監(jiān)督與考核，充分調(diào)動檔案管理人員積極性，創(chuàng)造性，確保檔案的完整與安全，提高檔案組織工作效率，推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理不斷取得新成效。

（二）流程規(guī)范化。現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理流程不規(guī)范現(xiàn)象比較普遍，如檔案交接隨意性強、歸檔不及時、檔案內(nèi)容缺失、借閱無固定人員等，大大降低了檔案管理效率。因此，必須加強文書檔案全流程規(guī)范化建設(shè)。一是在文書檔案收集階段，對于是否歸檔、保管期限確定要有明確規(guī)范，使得收集歸檔的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，準(zhǔn)確客觀。二是在文書檔案整理過程中要有明確的規(guī)范。文檔排序要按照文件重要程度、相互密切關(guān)系并結(jié)合文件形成時間進行排序，順序要相對固定。編制頁碼要求不空號、不漏號，原有文件有頁碼的可不重復(fù)編制頁碼。文檔裝盒排序要根據(jù)保管期限分別裝盒。歸檔說明格式要一致，言簡意賅。歸檔目錄打印位置一致，字號統(tǒng)一等等，確保從內(nèi)容到形式具有較高的一致性和完備性。三是文書檔案查閱借閱過程中要明確查閱借閱人范圍，尤其是涉密檔案，要嚴(yán)格填寫查閱借閱單。原始文檔一般不外借，必須借閱的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可外借，同時要明確歸還期限并做好及時追蹤，確保文書檔案安全性和完整性。

（三）著錄標(biāo)準(zhǔn)化。著錄和標(biāo)引是文書檔案歸檔保存和利用的基礎(chǔ)，專業(yè)性非常強。但目前許多文書檔案對于著錄標(biāo)引不夠重視，混用濫用主題詞，標(biāo)引格式不一致等等，不利于后續(xù)的查找和利用。文書檔案著錄依據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)著錄規(guī)則來實施，包括檔號編制規(guī)則、檔案著錄規(guī)則、檔案主題標(biāo)引規(guī)則、歸檔文件整理規(guī)則等等。著錄項包括題名、文件編號、責(zé)任者、密級與保管期限、時間、編號、稿本、載體形態(tài)、主題詞和關(guān)鍵詞、人名、附件、提要與附注等等。著錄規(guī)則專業(yè)化要求比較高，檔案管理人員必須經(jīng)過專門培訓(xùn)后才能掌握著錄規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)化的著錄和標(biāo)引對于實現(xiàn)文書檔案手工和計算機存儲、檢索，有效提高檔案利用效率具有十分重要的意義。

（四）存取數(shù)字化。建設(shè)文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是當(dāng)前文書檔案管理單位面臨的共同任務(wù)。數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)關(guān)鍵做好以下兩項任務(wù)：一是做好紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。需要通過計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，依照色彩模式、分辨率和存儲格式等技術(shù)參數(shù)把紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成可以在計算機間傳輸、利用、處理的數(shù)字化信息。二是實現(xiàn)檔案存取數(shù)字化。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩方面內(nèi)容。兩個庫可以通過檔案管理系統(tǒng)同時建立，也可以單獨建立。在建立過程中首要任務(wù)就是實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)的兼容，保證系統(tǒng)更改和檔案資源共享時的數(shù)據(jù)共通。通過數(shù)字轉(zhuǎn)化和數(shù)字存取，能夠更好地保護紙質(zhì)檔案原件，并能高效快捷地對檔案信息加以檢索和利用。

三、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理實現(xiàn)“四化”，離不開制度規(guī)范做基礎(chǔ)，更離不開一支專業(yè)化的文書檔案管理人員隊伍。檔案工作質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，是促進檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的關(guān)鍵，具有重要而深遠的意義。機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員常常是身兼辦公室其他業(yè)務(wù)管理工作，不是專職檔案管理人員，但是“非專職”卻一定要“專業(yè)”。首先要有一定的政治素養(yǎng)，堅持正確的政治方向，堅持原則，保守秘密，遵守檔案管理制度。其次要有一定的職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的檔案觀，始終牢記檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，對待工作要做到認(rèn)真細致，有耐心、有責(zé)任心;再有檔案管理人員要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，一方面熟悉檔案管理知識，如檔案的著錄、分類、標(biāo)引規(guī)則，檔案期限、密級確定辦法等等，又能靈活掌握科學(xué)的技術(shù)方法，尤其是數(shù)字化管理模式下，對于檔案數(shù)字形式轉(zhuǎn)換、檔案數(shù)據(jù)庫建立，數(shù)據(jù)錄入與查詢操作，檔案信息的再利用等等，檔案管理員都應(yīng)該熟悉基本的操作規(guī)程，能夠獨立完成相關(guān)工作。

綜上所述，立足新的發(fā)展時期，以我國《檔案法》新一輪修訂為契機，機關(guān)事業(yè)單位要進一步推動文書檔案管理工作有序化開展，以高效管理制度為依托，優(yōu)化資源配置，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力，強化管理流程的規(guī)范性，維護檔案資源完整性與可靠性，加快信息化建設(shè)，促進整個文書檔案向著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化方向發(fā)展，使文書檔案社會價值更加凸顯，對事業(yè)單位發(fā)展發(fā)揮出更加重要的作用。

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