簡述信息時代如何做好檔案管理

仇蓉

摘 要 當前的檔案管理工作與以往相比，要求更高，需不斷提高檔案管理的效率。信息技術不斷完善，檔案管理工作發展迎來了諸多的機遇，同時也需要應對前所未有的挑戰。因此，應充分利用信息時代的機遇，勇敢迎接時代發展為檔案管理工作帶來的挑戰，全面改善檔案管理。

關鍵詞 信息時代 檔案管理 機遇 挑戰

信息時代發展中，信息技術極為關鍵。信息技術在檔案管理中的應用提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力。檔案管理人員需在管理中合理應用信息技術，這也是檔案管理信息化建設的重要前提和基礎。

一、信息時代檔案管理

與傳統檔案管理工作相比，信息時代的檔案管理工作發生了顯著的變化，管理人員要基于現代信息技術，利用計算機系統和互聯網技術管理檔案信息。管理人員需要錄入電子檔案，采集、查詢和共享檔案信息。這種管理方式極大地轉變了管理對象，檔案分類更加明確和清晰，檔案查詢和調取速度明顯加快，充分展現了檔案信息的作用，并且也規避了檔案信息查詢困難所導致的檔案資源利用率低的問題。

二、信息時代對檔案管理的新要求

信息時代的到來，使檔案管理的要求也發生了一定的變革，具體表現在：

（一）加強檔案數據的電子化、信息化管理

傳統檔案資料管理多以紙質形式實現，而在信息時代，信息技術的廣泛應用，使得檔案管理逐漸向信息化方向轉變。這就要求將原本的紙質文件資料轉化成電子版本，以加強信息化管理，保證檔案資料的真實性、齊全性。同時，還應建立完善的電子資料庫，做好定期更新工作，避免資料丟失或遺漏。

（二）提高電子資料的整理歸檔效率，保證檔案資料的齊全

一方面，要對整理的電子檔案進行編號和排版，確保檔案存儲的有序性，提高查找效率;另一方面，需及時開展檔案歸檔和記錄工作，按照類型完善檔案的科學劃分。此外，還需制定完善的檔案管理制度，做好檔案備份，避免檔案破損或丟失帶來的不良影響，做到檔案資料的真實性和齊全性。

（三）提高檔案信息化水平，落實信息化管理要求

一是要配備完善的信息化管理設備，如計算機、掃描儀，及時將紙質檔案進行電子錄入和存管。二是完善檔案數據庫，構建靈活的搜索引擎。這樣一方面可將電子檔案進行科學的分類管理，及時了解檔案資料的齊全情況;另一方面也便于工作人員快速準確地查找到相關信息，從而提高工作效率，提高檔案利用率。

三、信息時代檔案管理信息化中的問題

（一）檔案管理人員不重視檔案管理工作

檔案管理工作具有系統性和復雜性，檔案管理人員一方面要具備扎實的檔案管理知識，另一方面也需具備熟練操作信息技術和計算機的能力。但是，很多企業并不十分關注檔案管理工作，人員和資金投入不足，最終導致檔案管理工作的質量無法達到理想水平。

（二）檔案管理人員的適用性較弱

為更好地推動傳統檔案工作向信息化建設發展和轉變，檔案管理中應用了多種檔案管理軟件。盡管新型檔案管理軟件有利于推動檔案信息化和數據化建設與發展，但是其也存在明顯的不足，不利于提高檔案管理的質量。如在信息化檔案管理中，檔案管理軟件的兼容性和適用性較差，不同企業和單位使用不同規格的計算機，軟件之間無法兼容，不利于資源共享，檔案管理效率并不理想，最終阻礙檔案管理工作的有效開展。

（三）檔案管理信息化標準不統一

檔案信息化管理的信息化特點尤為明顯，對此，應采取有效措施建立統一的檔案管理規范，加強檔案應用的規范性與合理性。但是，在現階段的檔案管理工作中，標準和規范缺位現象較為嚴重。在信息系統和網絡硬件建設方面依然需要不斷完善，而這不利于檔案信息化管理的規范化和科學化發展。同時，由于多種因素的負面影響，檔案管理部門并未建立完善的檔案編制，檔案編制細則不具有普適性，系統軟件不可應用于不同的系統當中。我國現階段并未形成全面且詳細的信息化管理標準，不利于我國檔案管理工作的順利開展。

（四）檔案管理的安全性有待完善

電子檔案管理系統主要借助驗證登錄名和密碼保障信息安全。盡管其為工作人員的日常工作提供了諸多的便利，但一旦泄露密碼，不法分子則會立刻侵入系統當中，進而出現虛假的檔案信息，破壞檔案信息的可靠性和真實性。另外，電子檔案信息管理工作內容較多，且工作本身具有較強的系統性和復雜性，儲存大量不同類型的信息。如果計算機系統遭到病毒侵害，不法分子則會趁機破壞重要信息，威脅企業的經濟效益。

（五）高水平檔案管理人員數量有限

信息時代飛速發展，檔案管理工作需要人才的大力支持。但是目前，很多單位均不關注檔案管理工作，檔案管理人員多兼職其他崗位，專業的檔案管理人才數量明顯不足。雖然部分檔案管理人員的專業知識相對豐富，但是其無法熟練地應用信息技術，最終導致信息化時代背景下，檔案信息工作質量不夠理想。[1]

四、信息時代做好檔案管理工作的有效策略

（一）改變管理理念，增強檔案管理意識

信息時代發展中，增強檔案管理意識是切實完善檔案管理工作的前提和基礎。首先，企業管理人員應正確看待檔案管理工作的作用和功能，將檔案管理工作作為企業發展的關鍵環節。其次，檔案管理人員要增強檔案管理意識，在日常建設和管理工作中積極總結和反思，加強信息化檔案管理的能力，以此增強檔案管理的實效性。

（二）重視信息化建設，增強軟件的兼容性

檔案信息化建設能夠有效完善檔案管理工作。信息化檔案管理有利于推動檔案資源的大范圍共享，最大限度地發揮檔案信息的作用和價值。為此，檔案管理部門需合理應用信息技術，不斷創新檔案管理模式，注重檔案信息檢索的便捷性，快速檢索到指定的檔案信息。如在檔案信息分類保存和管理中，檔案管理部門要合理應用信息管理系統、CAD系統及ERP系統等軟件完成編程環節，基于計算機和多媒體技術自動識別文字檔案和圖像檔案，并將檔案信息自動存儲于檔案信息數據庫。這樣一方面能夠擴大檔案資源的存儲量，另一方面也可有效規避檔案資料的老化和損壞問題，提升檔案管理的水平。[2]

（三）統一檔案信息化管理標準

管理者需建立完善、統一的檔案信息化管理標準，設立完善的檔案管理制度。我國科學技術日益優化，在檔案管理工作中，工作人員應結合實際建立更為全面且完善的檔案管理工作機制和工作體系，高度重視檔案管理細則的編制，從而實行統一的檔案管理細則，將其真正地踐行在檔案管理工作中，增強軟件的適用性。在管理工作期間，還要及時明確多個工作崗位的主要任務和責任，從而集中各部門不同載體的檔案材料，實現檔案管理與企業管理工作的協同發展。

（四）注重檔案資料安全，做好保密工作

我國信息資源較多，檔案資源在信息資源中占比較大，在政治建設和經濟發展中均占據著主要位置。所以，在信息時代背景下的檔案管理中，應積極建立科學的檔案信息安全保障機制，保障檔案信息的安全性，做好保密工作;轉變以往的檔案管理觀念，增強網絡安全意識;根據實際采取針對性措施防止病毒入侵，增強信息的安全性和可靠性。

檔案管理部門在日常工作中要采取用戶身份驗證的手段，加強檔案管理的有效性，加大計算機網絡系統監督力度，確保檔案信息的隱秘性與安全性。如在檔案管理中，病毒入侵風險較大，發生了檔案信息泄露和丟失等諸多的問題，無法順利查看檔案內容。為有效保障信息安全，檔案管理部門需采取多種有力措施避免不法分子入侵系統，隨意更改和竊取系統內容。為此，需及時更新用戶登錄名及密鑰驗證管理，基于密鑰管理保證系統的安全與穩定運行。另外，重視系統運行監控，在計算機系統中設置最為先進的殺毒軟件，有效隔離內網與外網，定期備份重要數據，進而加強維護數據信息的安全性與完整性。

（五）培養專業的檔案管理人才

專業素質較強的檔案管理人員在信息化檔案管理中扮演著重要的角色。我國現階段的檔案信息管理工作中，專業素質和技能較好的管理人才數量有限，專業人才缺口較大。若想不斷提高檔案管理的綜合水平，就應高度重視專業人才的培養與引進，為其提供專業系統的培訓，從而增強工作人員的工作能力，轉變管理人員的工作理念。檔案管理具有較強的嚴肅性，需要花費大量的精力。單位需要為管理人員傳授計算機技術應用技巧，使其靈活熟練地應用計算機系統。不僅如此，單位還需定期指派工作人員外出進修，學習最新的管理技術和理念，切實做好檔案管理工作。

五、結語

信息時代背景下，檔案管理工作的要求發生了較大的變化，其需要更多專業的檔案管理人員。為做好檔案管理工作，工作人員必須明確檔案管理中的限制性因素，同時根據工作的現狀和要求，采取有效的優化措施，加強檔案管理工作的有效性，以此為單位提供高品質的檔案管理服務。

（作者單位為鎮江市城市水利管理處）

參考文獻

[1] 趙學軍.基于信息時代下檔案管理工作的創新[J].蘭臺內外，2019（01）：42-43.

[2] 馮海霞.對信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新分析[J].現代國企研究，2019（04）：138.