試論增強檔案工作創新意識與能力

韓毓偉

創新問題一直是社會十分關注的熱點問題，國家的創新大局，決定了我們檔案工作也必須與時俱進，注重創新。同時，培養創新意識，提高創新能力也是檔案工作應對時代變革，開創新局面的必由之路和必然選擇。檔案事業的發展離不開創新建設，只有通過檔案工作的創新，才能適應經濟社會發展的需要，才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業可持續發展。

1.檔案工作創新意識的途徑

（1）管理思路的創新。首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。科技要創新，體制要創新，檔案工作也要創新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，陷于墨守陳規，按傳統辦事的老路子。日常檔案工作只是滿足于每年收集歸檔整理多少份文件，提供利用服務多少人次，而對于單位需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和單位發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于單位，甚至服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力。因此，要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案工作從被動變主動，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得單位、贏得利用者的滿意，才能讓領導、教職工了解檔案，重視檔案工作。

（2）管理模式的創新。檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其中，包括檔案工作幾個環節和一些具體的操作手段的革新。要在歸檔整理制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，做到既按制度辦事，不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短歸檔整理周期，這樣也便于促進部門的文件管理工作。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，可以借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

（3）管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。應當引進競爭激勵機制，從源頭上解決機制創新的根本問題。如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，最大限度地發揮個人潛力，努力營造一種鼓勵創新的氣氛和環境，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

2.檔案工作創新的方向

（1）信息服務的社會化。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單五需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（2）實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，面對浩瀚繁雜的文獻情報，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。建立聯合目錄是用統一的著錄格式，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，可使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報;也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

（3）合理開發檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過對反饋信息進行分析研究，可以提高檔案信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

（4）發展檔案產業。檔案館（室）改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務為主體的服務產業，如檔案技術服務中心等。

3.檔案工作創新能力的體現

（1）體現檔案工作服務本能。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，盡量利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構或部門聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財寶，通過加工、處理、開發，使其變成單位或社會需要的優質“產品”。多方開辟檔案服務的渠道，可以把檔案部門辦成一個教育基地，使廣大教工師生一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與教工師生的距離。

（2）體現檔案工作管理手段。檔案工作管理手段的更新是實現檔案工作創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，實現管理手段的更新換代。在檔案工作管理的形式上，可以把檔案館（室）價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，這樣既減輕了檔案館（室）的存儲量，又提高了利用效率，同時還可保證檔案人員有條件開發館（室）藏信息資源，使檔案更好地發揮其服務職能。

（3）體現檔案工作的宣傳形式。檔案的宣傳工作做得如何，直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過校園網絡，把館（室）藏開放的檔案以動態的圖表形式予以展現，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此，我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”。

（4）體現檔案人員的主體能力。一是檔案人員的觀念更新。檔案人員創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。當今的信息時代，科研成果已作為商品流入市場，這就要求檔案人員了解社會需要，及時把檔案中蘊含的知識和現實經濟生活中捕捉到的信息有機結合起來，摒棄守攤看點、坐、等、靠的舊觀念、舊思想，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，從根本上轉變觀念，主動走出去找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益，提高檔案工作的自身價值。二是檔案人員過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段和方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應新形勢，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。三是檔案人員豐富的知識涵養。當今社會和經濟生活處于快速發展時期，新知識更是突飛猛進。作為檔案工作主體的檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新。因此，檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。只有這樣，我們的檔案工作才能更好的服務于單位或社會需要，才能從真正意義上實現檔案工作的創新和發展。

4.檔案工作創新突出的特色

（1）開發檔案的“產品”特性，服務由“窄”變“寬”由“淺”變“深”。當前，檔案部門要學會利用現代計算機技術提供遠程服務，要利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財富，通過加工、處理，使其變成工作需要的優質“產品”。也可以根據老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”等形式，使老百姓在優雅的環境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。

（2）實現檔案裝備技術現代化，提高檔案工作技術含量。檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。