人事檔案管理工作中的問題與改善措施

摘 要：人事檔案作為個人成長經歷的體現，能夠為用人單位的各項工作開展提供必要的依據，在當前激烈的人才競爭環境下，人事檔案管理工作的重要性不言而喻。文章首先對人事檔案管理工作進行概述，對人事檔案管理與人力資源管理展開論述，同時說明人事檔案管理工作的重要性，提升用人單位在人事檔案管理當中的重視程度。通過對目前的人事檔案管理工作進行分析發現，受到各方面因素的影響，人事檔案管理工作在制度、方法、人員等方面都存在著一定的不足，必須要針對目前管理工作當中存在的問題，采取有效的應對措施，提升人事檔案管理工作的水平，將人才的優勢充分發揮出來，為社會主義建設做出更大貢獻。

關鍵詞：人事檔案;管理;問題;檔案管理制度

在現代管理工作中，人事檔案作為人才信息的重要載體，能夠為人才的選用提供重要依據，成為了人才開發的主要信息來源。通過對人事檔案進行分析，能夠對個人經歷、專業技能以及工作表現有一個清楚的掌握，反映出了個人的成長歷史，為人力資源管理工作的開展開下了良好基礎。人事檔案管理作為人力資源管理中的重要環節，需要對人事檔案進行收集、整理、保管以及利用，通過開展高效的人事檔案管理，能夠為企業與單位的人才選聘提供有效的參考，從而為當前社會的發展提供可靠保障。所以說，在現階段的人事檔案管理當中，必須要對現有工作中存在的問題進行分析，采取有效的改善措施，提升人事檔案管理工作的水平，發揮出人事檔案在推動社會經濟發展中的作用。

一、人事檔案管理工作概述

（一）人事檔案管理與人力資源管理分析

在現階段的社會發展中，人力資源管理是目前各項管理工作中十分重要的環節，通過采用科學的方法進行人力、物力的培訓、調配以及組織，將人力與物力維持在一個最佳的狀態，同時對人的行為、思想以及心理進行干預控制，充分的發揮出人的主動性，從而實現人盡其才、物盡其用，為社會發展做出更大的貢獻。從本質上來看，企業所開展的人力資源管理工作，核心內容在于對人的管理。而人事檔案管理則是對個人經歷、工作技能以及工作表現等進行記錄，有著良好的現實性、真實性以及動態性，能夠為人才的全面考察與了解提供可靠保障，為人才的錄用與調配打下良好基礎。

（二）人事檔案管理的重要性

在現代人力資源管理當中，人事檔案管理的重要性不言而喻。首先，通過開展高效的人事檔案管理，能夠為人力資源開發提供真實、可靠的數據信息，通過對員工人生經歷進行綜合、動態的分析，掌握員工的職業生涯經歷，同時了解員工的整體素養，將各類有價值的信息反饋到用人單位，充分的發揮出人才的價值。其次，人事檔案管理能夠為人力資源的合理配置提供可靠保障。用人單位通過對個人的檔案進行分析，能夠根據其個人信息以及實際情況，采取科學的管理手段，在人力資源信息共享的基礎上，結合個人的特點，合理的進行工作崗位的安排，實現人才潛能的挖掘，為用人單位帶來最佳的人才效益[1]。所以說，在當前的社會發展中，人事檔案管理作為用人單位選拔人才的重要指標，能夠有效的提升人力資源管理效率，同時結合個人的具體情況，為企業發展做出更大貢獻。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

從當前的人事檔案管理工作來看，受到多方面因素的影響，其在管理意識、管理制度、管理方法以及管理人員水平等方面存在一定的不足，嚴重影響了人事檔案管理工作作用的發揮。

（一）人事檔案管理意識淡薄

在社會經濟的快速發展當中，用人單位所開展的人事檔案管理工作的重要性不言而喻。但是就目前的現狀來看，部分用人單位對于人事檔案管理工作的重視程度明顯不足，存在檔案管理意識淡薄的情況，這就使得其在進行各項檔案管理工作的過程，很難嚴格的按照相應的標準執行。在用人單位的管理當中，領導對于人事檔案管理的忽視，使得下屬員工的各項工作開展缺乏約束，認為自己的工作無關緊要，只需要保證人事檔案不丟失，不泄露就可以，并沒有對自身的崗位有一個正確的認識。而對于部分管理者來說，在進行檔案資料借閱以及查詢的時候，并沒有進行完善的登記手續，整個的管理手段比較落后，這就使得其在反復調用原始材料的過程中，很容易產生一些損耗[2]。除此之外，在一些用人單位的人事檔案管理當中，安全意識存在明顯不足，整個的操作缺乏規范性，經常會出現檔案信息泄露的情況，對個人的信息保護產生了不利影響。

（二）缺乏完善人事檔案管理制度

在當前的用人單位人事檔案管理過程中，許多單位在檔案管理劃分方面存在不規范的情況，缺乏一個統一的標準，在進行檔案查閱的時候，沒有進行明確的登記，在原始材料外借之后，經常會出現檔案資料受損的情況。在這種不完善的人事檔案管理制度下，使得用人單位很難對人事檔案進行科學的管理，同時對現代企業的人事檔案管理工作產生了不利的影響。在這種情況下，許多檔案管理人員的工作缺乏約束，整體的工作缺乏約束性，在出現資料丟失之后，也不會受到嚴重的懲罰，使得檔案管理制度當中存在的缺陷被逐漸的放大。除此之外，在開展檔案管理的過程中，部分工作人員存在忽視，甚至是不配合的情況，這就使得檔案管理的效率受到了較大的影響，大大降低了用人單位人事檔案管理工作的水平。

（三）人事檔案管理方法與手段落后

在現代社會的發展當中，用人單位所開展的人事檔案管理工作，在專業性以及政治性方面有著較高的要求，這就需要在開展這項工作的過程中，需要有專門的人員來進行，同時對各項檔案資料進行單獨的存放。但是就目前許多的用人單位來說，在人事檔案管理方面存在明顯的不足，更多的是有其他部門的人員兼任，同時在進行檔案管理的過程中，方法與手段比較落后，往往依靠手工操作來完成各項任務，這就使得檔案管理的效率比較低下。盡管在目前的許多單位當中，已經引進了一些人事檔案管理軟件，但是由于缺乏統一的標準，同時軟件的操作比較復雜，這就使得工作人員很難將軟件的作用發揮出來，無法實現人事檔案的信息共享，對人才的考察產生了較大阻礙。在當前信息化時代的發展中，計算機信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，但是就目前的人事檔案管理來看，在信息化程度方面處于一個較低的水平，許多用人單位知識簡單的進行檔案目錄編號的錄入，在進行檔案查閱以及資料檢索當中，采用的依舊是手工操作的方式，使得整體的管理效率大大折扣[3]。

（四）人事檔案管理人員素質水平較低

對于人事檔案管理工作來說，工作人員必須要具備較高的業務能力以及政治素養，從而貫徹人事檔案管理工作的相關要求，實現人事檔案管理效率的提升。但是從現階段用人單位的人事檔案管理來看，并沒有專門的人員來負責，許多管理人員都是身兼數職，自身的專業素養相對較低，很難滿足當前的人事檔案管理工作需求。在這些管理人員當中，并沒有接受相關培訓，使得其對于人事檔案管理工作的重要性缺乏理解，同時由于專業技能的缺乏，使得其在各項管理工作方面的技能水平較低，制約了管理效率的提升。特別是對于人事檔案管理隊伍來說，穩定性相對較差，經常會出現人員調動的情況，這就使得其很難全身心的投入到人事檔案管理工作當中，對于人事檔案管理效率與水平的提升產生了不利影響。

三、完善人事檔案管理工作的措施

為了更好的提升人事檔案管理工作的效率，將人事檔案管理的作用充分發揮出來，必須要針對當前工作當中存在的問題，及時的采取有效的應對措施，從管理意識、管理制度、管理方法以及管理人員等方面著手，提升人事檔案管理水平。

（一）增強人事檔案管理重視程度

在現階段的人事檔案管理工作當中，必須要提升用人單位管理者的重視程度，通過定期進行研討會的召開，提升工作人員的重視程度，從而積極的落實各項人事檔案管理方法，實現管理效率的改善。在這一過程中，管理者許多積極的進行人事檔案管理的學習，了解檔案管理的法律知識，明白在現階段的市場經濟發展中，人事檔案管理工作的重要性，從而制定科學合理的人事檔案管理方法，對各個管理人員的職權進行明確[4]。只有在管理者提升對人事檔案管理的重視程度之后，才能增加資金與人力投入，為各項工作的順利落實提供可靠保障。

（二）完善人事檔案管理制度

對于人事檔案管理工作來說，相較于傳統的人資管理工作來看，有著更強的專業性要求，必須要做到精益求精，對管理制度當中存在的問題進行彌補。因此，在目前的用人單位管理工作當中，必須要對人事檔案管理制度進行完善，通過對管理人員進行專業性的培訓，增強其檔案管理技能，提升人事檔案管理的準確性、及時性以及有效性。與此同時，必須要對人事檔案管理工作的監督機制進行完善，通過設立專門的監督部門，對檔案管理工作的開展現狀進行評估，對于存在沒有有效歸檔以及分類歸檔問題的工作人員，必須要進行追責，同時開展有關培訓工作。通過制定嚴格的評價標準，完善獎懲機制，從而激發管理人員的工作積極性，發揮出檔案管理者的創新意識，認真的落實每一項檔案管理工作的要求，為檔案管理水平的提升打下良好基礎。

（三）改進人事檔案管理方法

在當前信息化技術水平不斷提升的情況下，人事檔案管理工作的方法必須要進行改進，構建完善的信息系統，實現人事檔案管理效率的提升。在進行信息數據庫構建的過程中，需要進行合理的檔案目錄設置，從而為查詢人員的各項工作提供便利的條件。對于個人的優秀工作成果來說，需要采用數字化的手段，將重要資料進行及時的保存，比如說學術論文、個人著作、技能證書以及科研成果等等，同時記錄員工的突出貢獻，為后續人事安排提供必要的依據[5]。在人事檔案管理工作當中，最基礎的環節就是收集檔案資料，這就需要借助計算機等現代化管理方法，對相關材料進行記錄整理，為人事檔案材料的完整性與真實性提供可靠保障。

（四）提升人事檔案管理人員專業素養

在現階段的人事檔案管理工作當中，必須要提升管理人員的專業素養，增強管理人員的專業性、機密性以及政治性，從而更好的提升人事檔案管理工作的水平。這就需要組織專門的人事檔案管理隊伍，聘用德才兼備的工作人員，特別是在進行人員錄用的過程中，必須要對其道德品質進行重點考察，保證工作人員能夠具有較強的保密觀念，同時做到遵紀守法，提升自身的工作能力。其次，必須要對檔案管理人員進行專業技能培訓，通過組織人員參與定期的培訓，對檔案管理的專業技能與知識有一個詳細的了解，同時增強與其他單位之間的交流，不斷的提升自身的業務水平。最后，應該鼓勵管理人員開展自我學習，通過視頻學習、進修學習等方式，實現自身專業性的提升。

四、結語

在人事檔案當中，能夠對個人經歷、專業技能以及工作表現有一個清楚的掌握，反映出了個人的成長歷史，為人力資源管理工作的開展開下了良好基礎。人事檔案管理作為人力資源管理中的重要環節，需要對人事檔案進行收集、整理、保管以及利用，通過開展高效的人事檔案管理，能夠為企業與單位的人才選聘提供有效的參考，從而為當前社會的發展提供可靠保障。用人單位通過對個人的檔案進行分析，能夠根據其個人信息以及實際情況，采取科學的管理手段，在人力資源信息共享的基礎上，結合個人的特點，合理的進行工作崗位的安排，實現人才潛能的挖掘，為用人單位帶來最佳的人才效益。

參考文獻

[1] 肖靚.人事檔案管理中存在的問題與措施[J].辦公室業務，2016（05）：155-155.

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[3] 馮艷.事業單位人事檔案管理現狀與對策[J].檔案管理，2015（02）：87-88.

[4] 張衛，李薇，劉麗娜，等.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫學，2015，35（s2）：401-402.

[5] 徐紅培.醫院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考[J].檔案與建設，2015（12）：85-86.

作者簡介：黃階（1974- ），男，湖北建始人，大專，恩施市建設工程質量監督站助理館員，研究方向：檔案管理。