數(shù)字化技術(shù)在航海圖書物資管理過程中的應用及改進

黃瑋

摘要：本文從實際出發(fā)，就當前上海海圖中心航海圖書物資管理的現(xiàn)狀和特點進行分析，描述了數(shù)字化技術(shù)（ERP系統(tǒng)）在航海圖書物資管理過程中的應用，并提出了改進的期望。

關(guān)鍵詞：ERP物資管理;數(shù)字化技術(shù);應用;改進

1 背 景

隨著當前經(jīng)濟環(huán)境的變化、社會信息化的加速發(fā)展、環(huán)保方面的壓力，各行各業(yè)面臨前所未有的生存壓力。在此環(huán)境下，加強單位的內(nèi)部管控，從管理的精細化、扁平化、高效化方面著手，是應對變化的必需舉措。上海海圖中心作為海事航保系統(tǒng)的航海圖書資料制印專業(yè)單位，制印業(yè)務工作應當滿足不斷提高的社會及航運界對于航海圖書資料的適應性、可靠性、及時性等要求，確保制印服務應急反應能力的充分發(fā)揮。

航海圖書物資管理工作是中心開展各項活動的重要物質(zhì)基礎，傳統(tǒng)的航海圖書物資管理采用各種紙質(zhì)表單進行人工流轉(zhuǎn)，過程繁瑣，響應時間長，效率低，其中某些環(huán)節(jié)一旦有問題，過程追溯比較麻煩，難以及時糾正和校對。因此，充分運用數(shù)字化技術(shù)，對航海圖書物資更加合理、高效地管理及利用，對提高中心應急服務響應能力、滿足航海保障工作需求有著至關(guān)重要的作用。

2航海圖書物資管理現(xiàn)狀

海圖中心的物資管理主要分為輔料和紙張兩大模塊，輔料模塊根據(jù)生產(chǎn)和日常工作的需要細分為油墨類、版材類、消耗材料類、工具備件類、辦公用紙類、物業(yè)專用材料類及低值易耗品類等七大類，每大類下根據(jù)功能、用途細分為25小類，在冊登記輔料品類703項。紙張模塊根據(jù)紙張名稱、類型、克重、規(guī)格排列組合，在冊登記紙張品類71項，其中，140g 810*1150海圖水印紙在紙張中占比最高，庫存率占比48%。

為了確保航海圖書印刷及各項主業(yè)工作的開展，各類物資的儲備及供應都要做到及時、高效，如此龐大的材料體系數(shù)據(jù)，如果沒有有效合理的數(shù)字化技術(shù)支撐，很難想象在傳統(tǒng)的手工或者單表管理下，會產(chǎn)生什么樣的困難和問題，建立健全有效的物資管理體系，確保航海圖書物資管理的科學性和高效性便顯得尤為重要。

3數(shù)字化技術(shù)在航海圖書物資管理過程中的應用

2007年，上海海圖中心研究開發(fā)了ERP管理系統(tǒng)，ERP（ Enterprise Resources Planning）是建立在信息技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺，具有高度的集成性、先進性、統(tǒng)一性、完整性和開放性。它把企業(yè)自身、客戶、供應商、經(jīng)銷商等因素整合在一起，形成一個完整的企業(yè)供應鏈系統(tǒng)，并對供應鏈上的所有環(huán)節(jié)進行有效管理，實現(xiàn)了企業(yè)全方位的資源管理。

ERP系統(tǒng)使用至今，我們在不斷地嘗試和調(diào)整，與開發(fā)工程師討論更優(yōu)質(zhì)高效的流程及更科學嚴密的體系，經(jīng)歷了2014年及2017年兩次大的升級改造，中心的ERP管理模式逐步轉(zhuǎn)變成了一個新的精細規(guī)劃的管理體制，形成了一個閉環(huán)式的網(wǎng)絡化管理。

3.1采購入庫

物資需求部門人員通過ERP請購管理模塊，在ERP系統(tǒng)在線填寫請購申請表單，填寫需要請購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量，有特別要求的加上備注，提交部門領導，部門領導確認無誤后提交采購管理人員，采購管理人員審核后將請購單轉(zhuǎn)采購單。

采購管理人員根據(jù)采購單，選擇合格供應商，確認采購數(shù)量、名稱后填寫采購單，送采購管理部門審核。采購單經(jīng)采購管理部門人員審核后轉(zhuǎn)入庫通知單，待采購物資到庫后，貨房管理人員根據(jù)入庫通知單，清點采購物資名稱、數(shù)量，經(jīng)檢查驗收后入輔料或紙張庫，采購入庫流程結(jié)束，如圖1所示。

3.2庫房管理

實物管理是物資管理的重中之重，中心ERP系統(tǒng)實行大庫房理念，將實物的現(xiàn)場管理擴展到了整個中心，無論是輔料庫還是紙張庫，都提供了按庫位、物資品種的盤點功能，尤其是按庫位盤點功能，對于庫房或?qū)嵨镙^多的情況，能夠按照小區(qū)域進行及時盤點，如圖2、圖3所示。實現(xiàn)了實物管理的精細化、可測量化，中心管理層可以隨時從系統(tǒng)中打印任一庫位存放的實物品種、數(shù)量，到現(xiàn)場去檢查與實物的對應情況，作為檢測實物管理水平的手段。

在實物管理理念上，根據(jù)保管、使用方便，同時支持多角色多庫房管理（即角色A管理1號庫，角色B管理2號庫），便于中心實物管理的不同人員分工，如圖4所示。

對于實物在不同庫房不同庫位之間的移動，系統(tǒng)提供了調(diào)撥或移動的功能。調(diào)撥是在不同的角色之間進行，有完整的調(diào)出、調(diào)入操作和記錄，移動是在相同角色之間的實物位置變化，系統(tǒng)提供移動操作和記錄。通過調(diào)撥、移動操作，系統(tǒng)完整地將現(xiàn)場管理與系統(tǒng)管理有機結(jié)合在一起，降低了庫房管理人員的能力要求，提高了實物查找的精準度，對于庫管更換提供了有力的信息支撐，如圖5所示。

ERP系統(tǒng)為物料管理人員提供更為準確的可用數(shù)量信息、分析物資流動效率，對于紙張類物資，系統(tǒng)記錄每批次物資的庫齡，以分析紙張流動效率，同時允許手工設定批次，并提供批次臺賬，專門記錄紙張某一批次實物的收發(fā)存明細變動記錄。通過批次信息，可以了解庫存時間長短，及時使用或清理庫存時間過長的紙張。但對于輔料類物資，暫時沒有記錄批次等功能，如圖6所示。

3.3出庫管理

人員有領料需要時，在ERP系統(tǒng)發(fā)起領料行為，系統(tǒng)提供實時的庫存信息，使領料的目的性更強，領料、發(fā)料的效率更高，減少領料準備時間，領料人員填寫輔料（紙張）領用申請單，通過實際庫存情況，選擇庫存中已有物資的名稱、數(shù)量，領用申請單經(jīng)部門領導審批后，提交庫房管理員，庫房管理員將需領用物資出庫后同時在ERP系統(tǒng)上點擊發(fā)料，完成出庫手續(xù)，庫存實時減少，如圖7所示。

4 改進

ERP系統(tǒng)的實施，能夠提高勞動生產(chǎn)率、降低成本、降低庫存及庫存損耗、有效監(jiān)控生產(chǎn)狀況以便按期交貨、還能把財務與業(yè)務系統(tǒng)集成為一體……從宏觀的角度上來講，可以為中心高層科學決策提供依據(jù)、全面提高中心員工的素質(zhì)、提高管理水平和工作質(zhì)量、提升中心整體形象，但是在實際使用中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些ERP系統(tǒng)在使用中可以改進和提高的地方。

4.1 加權(quán)平均與先進先出

目前，ERP系統(tǒng)提供成本核算方式為全月一次加權(quán)平均，以數(shù)量為權(quán)數(shù)汁算每種材料的實際平均單價，作為日常發(fā)料憑證的計價依據(jù)。全月一次加權(quán)平均法是指在月末汁算一次平均單價，用該單價乘以發(fā)出材料數(shù)量，即為發(fā)出材料的實際成本。但此種方式在物價變動幅度較大的情況下，尤其是近幾年紙張價格大漲的環(huán)境下，按加權(quán)平均單價汁算會與現(xiàn)行成本有較大的差異，建議根據(jù)市場物價變動情況靈活選用加權(quán)平均與先進先出成本核算方式，以降低成本差異，加強對存貨的管控。

4.2增加庫存物資保質(zhì)日期提醒功能

在實際工作中，由于庫存物資使用頻率不一致，偶有發(fā)現(xiàn)物資臨近或者已過保質(zhì)日期，造成物資的浪費，給實際工作也造成了一定的麻煩，而現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)并沒有在入輔料庫時設置輸入生產(chǎn)日期及保質(zhì)期的功能，系統(tǒng)也沒有輔料類物資保質(zhì)日期臨近提醒功能，如果能在入輔料庫時增加輸入生產(chǎn)日期和保質(zhì)日期選項，并且能自動提醒，便能減少和降低物資的浪費，更好地實行物資使用的良性循環(huán)。

數(shù)字化技術(shù)的應用，使各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，經(jīng)過十余年的經(jīng)驗積累，ERP系統(tǒng)的成熟運用和規(guī)范管理，使中心的物資管理模式進一步完善、細化，航海圖書資料印制更高效。