高校一站式服務環境下辦公自動化系統的構建研究

摘要：隨著高校智慧校園建設的快速發展，以及一站式網上服務體系的不斷完善，高校辦公業務的管理也隨之發生了變革，師生對一站式辦公服務提出了新的需求。為了能夠更好地推進高校辦公自動化的服務水平，以流程審批、協同辦公、公文流轉和請示報告等一系列的服務需求，正不斷地在辦公自動化業務服務流程中被應用，高校辦公自動化業務正逐步進入以流程引擎為主導的網上一站式辦公服務的新階段。文章從高校管理職能的轉變和提供便捷的辦公業務服務出發，構建基于高校網上一站式服務平臺的辦公服務體系，以“一站式網上辦公”為目標，不斷提升高校各項辦公業務的辦事效率。

關鍵詞：流程審批;流程引擎;協同辦公;一站式服務

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0236-03

高校辦公自動化系統（即Office Automation Svstem，簡稱OA系統）作為一種獨立的現代無紙化辦公系統，是將計算機技術和現代無紙化辦公業務結合的辦公方式。隨著智慧校園環境下教育信息化的發展，國家也頒布了《教育信息化2.0行動計劃》，為高校教育信息化建設提供了行動指南，為教育信息化升級發展提供了支撐。辦公自動化系統作為一種新型的辦公模式，各高校普遍進行了推廣應用，節約了很多辦公成本，提高了不少工作效率。

1 高校設立一站式網上辦公系統的現狀和意義

我國高校辦公自動化系統主要經歷了三個階段：第一階段為20世紀80到90年代中期，實現了辦公文檔的電子化;第二階段為20世紀90年代中期至21世紀初期，以校園網為依托，實現了工作流程的自動化;第三階段為近10年來，隨著智慧校園、移動互聯網、大數據，以及物聯網的快速發展，高校辦公業務逐步實現流程審批的規范化管理，進一步統計和挖掘辦公數據信息，提取潛在價值，為高校的教學、科研和管理提供科學的決策支持[1]。近幾年來，隨著智慧校園和“網上一站式”服務等理念的提出，特別是基于流程的“碎片化”服務開始在各高校普及并廣泛應用，高校信息化開始重視改善用戶體驗、優化業務流程，高校辦公業務也開始轉向研究如何利用信息技術和大數據，來為高校辦公信息化業務提供更便捷的應用和服務，傳統模式下的高校獨立自動化系統以及很難適應以流程引擎為主導的網上一站式辦公服務的新階段的需求。

高校一站式網上“辦公自動化系統”是一種基于流程引擎的現代化的辦公方式[2]。當前，高校信息化建設得到了快速發展，特別是高校智慧校園建設得到迅猛發展，師生對各職能部門的辦公服務需求也提出了新的要求[3]，從高校管理職能的轉變和提供便捷的辦公業務服務出發，基于高校一站式服務平臺的辦公服務體系，以“一站式網上辦公”為目標，構建以流程審批、協同辦公、公文流轉和請示報告等一系列的服務，不斷提升高校各項辦公業務的辦事效率。即高校的信息化需要以辦公服務為起點，以大數據分析和流程引擎為基礎，以“一站式網上辦公”為建設目標，逐步建成以信息化流程服務為主體的高校一站式網上辦公服務，進一步提高高校職能管理部門的運行效率和管理水平，促進各業務部門的線上協同辦公和信息共建共享。

2 高校一站式網上辦公自動化系統的技術特點和優勢

當前，高校信息化建設融入了全新的服務理念、全面的協同管理、全局的信息共享，而且在智慧校園基礎上不斷的優化校園流程服務，信息化技術水平和信息化管理能力均顯著提升。高校一站式網上辦公自動化系統也得益于智慧校園和大數據的發展，業務數據傳遞過程中打破時間和空間的局限性，增強了流程審批的便捷性，進一步提升了辦公系統流程審批的時效性。歸納起來，高校一站式網上辦公自動化系統的技術特點[4]和優勢主要有以下四個方面：

2.1 規范管理標準化服務

高校辦公自動化系統的建設離不開教育信息化和一站式網上服務大廳的快速發展，高校網上一站式平臺將辦公自動化的各項功能模塊、業務流程審批服務融入其中，建立了基于流程引擎的高校一站式網上服務大廳的平臺環境下的各項辦公自動化流程，完全契合了學校各項業務的相關規章制度進行建立。因此基于一站式的辦公自動化系統可與智慧校園各應用系統和數據互聯互通，實現統一的流程管理和服務，是對高校辦公各項行政事務的進一步梳理和標準的規范。

在辦公自動系統建立中，標準化的運營比建設更重要，從初期注重平臺建設、流程建設，逐步拓展到運營服務、通過高質量的運營改進各項業務流程的審批，業務審批流程簡潔、審批業務清晰、辦事人員明確，且辦公業務流程都能夠由管理人員進行跟蹤、督辦，提高服務的質量[41。

2.2 便捷性與智能化應用

高校一站式辦公自動化系統，按服務的應用場景、用戶角色、辦事類別等方式對辦公流程服務進行分類，用戶可根據條件選擇快速查找的相關應用，可以為用戶提供精準和便捷的服務。高校建立的完整辦公自動化系統，一般需要具備辦公業務信息的采集、通知、流轉和審批這四個方面的功能，能夠便捷的為各個用戶提供辦公業務所需的基本信息，對于智能化的辦公自動化系統需涵蓋高校所有的辦公業務流程，為師生提供高效業務辦理環境，節約資源，降低辦公成本，當前辦公自動化系統主要實現公文管理、綜合辦公、會務管理和事務管理等多種服務類型的辦事功能。

2.3 多類型終端協同辦公

隨著高校一站式校務服務的普及應用，讓“數據多跑路、師生跑一次”已經成為各應用服務的建設目標。因此，辦公自動化系統為了適應多終端的協同辦公，業務辦理已經不再局限于PC端的應用，在智能手機普及應用的同時.移動OA協同辦公也成為辦公自動化系統的主要應用工具，實現了多類型終端協同移動辦公、隨時隨地辦公，有效解決用戶審批、辦理過程因公外出、學術會議、考查接待等不能及時進行業務審批處理的難題，也解決了緊急事務辦理的效率，特別是可以實時地審批緊急和突發事務流程和文件，提高了事務審批辦理的時效性和用戶體驗，多類型終端協同辦公的不斷應用，進一步提高了辦公業務辦事服務的體驗[5]。

2.4 流程引擎促數據挖掘

辦公自動化系統通過智慧校園平臺提供的流程引擎和服務總線，實現了信息系統數據源的統一和互聯互通，同時借助了大數據技術，對系統中各項辦公業務數據進行多維度的分析，提取潛在價值進行研究和總結，可以對辦公人員的流程審批效率、各職能部門整體辦理情況進行綜合分析，從而加強對辦公人員和職能部門的督促管理，從而提高工作效率，規范工作流程，為領導提供準確、實時的輔助決策，實現辦公自動化大數據的共建共享和決策分析，充分發揮大數據在辦公自動化系統業務中的能力。

3 基于一站式服務環境下辦公自動化系統的構建

3.1 辦公流程服務架構

高校一站式網上辦公服務是為了能夠提供從接入到使用，再到治理的全生命周期運行管理體系，是基于全校碎片化服務應用提供的一個完整的管理與運行平臺，應用了管理靈活的辦事權限與統一的授權配置功能，為辦公服務的應用提供人性化的服務和流程，同時系統提供強大的數據采集與運營分析功能，以公共應用和基礎服務平臺為基礎，以管理中心作為平臺的后臺管理，不僅提供包含圍繞辦公自動化應用的管理功能，還提供為一站式服務平臺的運行數據采集和系統管理功能，例如：域管理、辦公群組管理作為應用分級授權的功能，菜單、主題管理作為用戶端的展現配置，這些功能均可以應用至整個服務平臺。基于一站式服務環境下辦公自動化應用管理平臺基本功能架構圖如圖1所示。

3.2 辦公業務服務功能

辦公業務服務功能主要包含黨委辦公室和校長辦公室的管理業務和辦事流程，但需要學校其他行政部門、黨務管理、教學單位等多維度的配合支持。為了能夠更好地構建學校辦公自動化系統的流程服務，首先調研黨委辦公室和校長辦公室等相關部門的管理需求，收集線下服務流程，理清校級現有的管理信息系統和各項功能，有了用戶明確的需求、理清了個業務系統底層數據的基礎上，針對不同辦公應用場景，明確各自的需求，按照用戶不同角色的生命周期進行了梳理，以高校一站式服務為基礎服務平臺，以流程引擎為服務總線，進行辦公自動化流程服務再造，簡化環節，增強用戶的體驗感，根據各個高校相關部門的實際需求，遵循統一標準，同時提供了PC端、移動端應用創建功能，來構建一系列基于一站式服務環境下辦公自動化系統流程服務，辦公自動化系統簡化了高校辦公業務辦事流程，提高了管理和服務效率，為行政管理和決策提供了數據支撐，給高校不見面辦理辦公業務提供了便利的平臺。其一站式服務環境下辦公自動化系統常用流程服務如表1所示。

3.3 辦公用戶權限管理

用戶管理權限是智慧校園環境下各類信息系統的核心，也是辦公自動化系統流程服務和辦理業務的核心。目前，各高校基于一站式服務環境下辦公自動化系統主要以流程服務為總線，采用基于角色的權限和職責進行分組，角色使用權限分為靜態、動態兩種形式進行管理，為解決不同辦公業務場景中對用戶授權的管理需求。有效的用戶組管理是做好應用辦公業務精確和主動推送的第一步，后續流程按照辦公業務審批需求可以在PC端、移動端同時辦理。同時辦公自動化系統管理端可以清晰地了解到辦公業務系統下用戶組和應用的授權關系，用戶組管理員提供用戶組的新增、編輯、刪除功能，可以根據需求隨時變更不同的辦公流程服務下對用戶授權的管理需求。

3.4 辦公服務安全策略

高校基于智慧校園環境下建設的各類型信息系統，包含辦公自動化系統均有可能出現各類網絡安全事件，各高校均積極制定了一系列不同的安全策略，預防和治理并行，切實保護包含辦公自動化系統在內的系統安全。當前，各高校一般采用多層安全防護體系，分別對系統軟硬件、網絡環境、等級保護、數據庫、數據中心、應用系統安全、辦公業務系統進行災難備份等多方面采用不同的安全措施，來確保辦公業務環境和業務數據的安全，保障辦公業務流程的準確性和連續性。另外，各高校也通過對管理人員不斷提高業務處理和信息化管理能力，結合智慧校園安全守護平臺不間斷的保障智慧校園整體業務系統的準確、安全運行。

4 高校智慧校園環境下一站式網上辦公系統的未來發展趨勢

隨著移動互聯網時代的到來，高校師生對信息化的技術的使用能力也在不斷地提高，辦公自動化系統的在高校中的推廣和應用，采用的是一種基于扁平化管理的一種技術手段，在高校辦公業務中運用的越來越多，特別是移動端辦理業務和流程審批的需求會逐步擴大。使用辦公自動化系統的推廣和應用是一項長期工程，如何將人工智能技術、移動互聯網技術、大數據技術逐步應用到辦公自動化系統中去，最大限度地發揮辦公自動化系統的管理和服務功能，提高決策水平，提升工作效率，這將成為未來一站式辦公自動化系統的發展方向[6]。

參考文獻：

[1]李玲玲.信息化背景下OA協同辦公系統對高校辦公的影響[J].產業與科技論壇，2019，18（18）：115-117.

[2]陳進良.高校辦公自動化系統現狀與發展方向[J].辦公自動化，2018，23（19）：25-26，39.

[3]范小春.智慧校園環境下高校大數據治理及應用策略[J].金陵科技學院學報，2018，34（4）：48-51.

[4]時小凡，何曠怡.基于智慧校園背景下高校OA辦公自動化系統建設的思考[J].智庫時代，2019（39）：60，63.

[5]李玲玲.信息化背景下OA協同辦公系統對高校辦公的影響[J].產業與科技論壇，2019，18（18）：115-117.

[6]張穎.大數據背景下高校“一站式”服務模型的探索和實踐[J].計算機應用與軟件，2019，36（7）：128-132.

【通聯編輯：王力】

收稿日期：2019-11-22

基金項目：江蘇省現代教育技術研究院課題（2018-R- 65484）;江蘇省現代教育技術研究院課題（2018-R-66873）

作者簡介：范小春（1981-），男，江蘇南通人，高級工程師，碩士，主要從事計算機網絡和應用技術研究。