芻議辦公自動化在辦公室管理中的創新

楊威

摘要：辦公自動化是辦公室管理發展的必然趨勢。以現階段辦公室管理情況為依據，結合近年來辦公自動化的概念及功能，分析如何在辦公室管理中創新應用辦公自動化，并明確未來辦公自動化發展趨勢，以此為企業革新發展提供有效依據。

關鍵詞：辦公室;辦公室自動化;辦公事務;信息管理;管理決策

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）08-0284-02

通過局域網或廣域網，運用各種媒體形式、管理及傳輸信息，可以優化傳統辦公形式，進而實現無紙化辦公，這樣不僅能提高辦公室管理效率，而且可以優化整體辦公環境。對企業發展而言，在競爭越發激烈的市場環境中，為了占據重要地位，必須要及時、全面掌控信息，并在實踐工作中充分利用，這也是判斷企業市場競爭力的主要因素。因此，在新時代背景下，面對越來越高的辦公需求，企業在探索辦公室管理工作的同時，還要合理運用辦公室自動化進行創新，只有這樣才能實現預期發展目標。下面對辦公自動化在辦公室管理中的創新工作進行研究。

1 背景介紹

從1940年開始，美國部分企業加大了針對辦公業務的探究力度，并運用機器處理辦公業務，此時這種方式稱為“辦公室自動化”[1]。在全球經濟飛速發展中，信息技術得到了拓展與優化，辦公室自動化也逐漸突破了傳統辦公范圍，開始融入管理工作中。由于這項內容運用了大量先進技術理念，不僅能提升實踐工作效率，而且可以提高工作質量，所以各國企業在革新發展中逐漸認識到辦公自動化的應用功能，并開始結合自身需求進行創新。從功能角度分析，辦公自動化主要分為三點：其一，事務處理;其二，信息管理;其三，決策支持。其中，事務處理屬于基礎內容，其中包含了文字處理、行文管理及人事管理、資源管理等;信息管理作為第二層次，融合了處理事務的辦公系統和支持管理控制活動的管理信息系統;而決策支持作為最高層次，會以其他兩層為依據向企業員工提供決策或輔助決策。了解當前我國企業發展情況可知，事務處理級的辦公自動化系統最為常見，目前依舊處于持續優化和完善的發展階段。

2 辦公自動化分析

2.1 概念

辦公自動化系統也叫作OA系統，是指運用先進電子信息技術和現代辦公設備構建的人機信息處理系統，主要用來輔助管理人員實施各項辦公活動。一般來講，辦公自動化系統主要包含辦公信息、辦公設備及辦公機構等內容。

2.2 功能

具體功能分為：第一，構建內部通信平臺。通過優化組織內部的郵件系統，有助于更快傳遞企業內部信息;第二，構建信息發布平臺。為企業內部的信息發布和交流提供有效平臺，如電子公告、電子刊物等，這樣不僅能讓內部制度、技術溝通及新聞簡報等盡快傳遞到基層，而且可以使員工及時掌握企業發展變化;第三，實現工作流程的自動化。這項工作包含了流轉過程的實時監控和跟蹤，能有效協調各崗位及部門，促使企業在工作中逐漸實現高效化發展。同時，也可以實現文檔管理的自動化。通過按照不同權限去儲存、共享及應用各類文檔，并選擇便捷的查閱方式，不僅能減少以往業務處理難題，而且可以科學管控企業文檔;第四，輔助辦公。會議管理、檔案管理等都可以為日常企業辦公提供輔助，隨著各類管理工作水平的提高，企業可以逐漸實現輔助辦公的自動化[2]。

3 辦公室管理中辦公自動化的應用形式

3.1 辦公事務

通過在簡單辦公事務中運用辦公自動化系統，有助于將其包含的基本功能融入實踐工作中，促使企業員工在共享數據的同時，提升工作效率。一般來講，辦公自動化系統具有文字處理、文件收發及統計數據等功能。

3.2 信息管理

對現代企業發展而言，融合信息管理型辦公系統，可以充分利用數據庫中包含的大量重要信息，這樣不僅能提高整體管理水平，優化實際辦公效率，而且可以為各部門提供共享的數據庫。需要注意的是，這一數據庫是以事務級OA系統為依據提出的，形成信息管理型的OA系統。

3.3 管理決策

信息管理級的辦公自動化系統在收集數據庫數據后，會構建完善的數字模型，從計算機中得到計算結果，以此針對決策問題執行相關程序。企業管理人員能結合計算機計算數據，以自身發展與競爭對手為依據，在市場環境支持的條件下提出對應管理決策。

3.4 云計算

現階段，我國很多優秀的OA軟件企業會從規模較小的企業人手，向他們推廣性價比更高的辦公管理服務。這項工作包含了小型企業日常管理活動和重要IT基礎設施，能幫助管理人員更好落實日常管理工作。

3.5 物聯網技術

簡單來講，物聯網是指在物理世界的實體中部署具有執行能力、感知能力等內容的各類信息傳感設備，可以在網絡設備的支持下進行信息傳遞、處理等工作，最終可以實現大范圍的信息交換需求。若將OA系統和物聯網融合到一起，不僅能實現跨區域辦公管理，而且可以突破傳統管理模式的限制[3]。

3.6 智慧辦公

在5G時代的到來，為企業實現智慧辦公帶來了更多可能性。通過借用可以上網的區域運用手機OA系統接收與發布信息，不僅能加快企業信息傳遞速度，而且可以提升實踐業務處理效率。

4 如何在辦公室管理中創新應用辦公自動化

4.1 轉變傳統觀念，提高員工綜合素養

現階段，雖然辦公自動化這一理念已經融入各行企業管理中，但從本質上講部分員工依舊將其看作處理基礎業務的主要依據，并沒有從多角度人手研究辦公自動化。由于辦公自動化中涉及社會學、系統工程及行為科學等學科，所以在現代化企業辦公室管理中創新應用是發展的必然選擇。此時，要想實現高效辦公管理，在應用辦公自動化的同時，還要提高辦公人員的綜合素養[4]。如果沒有按照全新辦公要求嚴格要求員工素質與技能，將無法適應現代化企業發展步伐，這樣很容易被市場所淘汰。尤其是在新時代背景下，隨著無紙化辦公理念的提出，OA系統的全面落實，促使現代化企業辦公人員提出了更高要求。雖然部分企業已經完全進入無紙化辦公，不管是文件收發還是傳遞都運用計算機操控，但因為沒有優質的工作素養和專業技能，致使辦公室工作出現了大量問題。因此，在未來建設發展中，現代化企業在應用辦公自動化的同時，要從兩點人手，一方面，突破員工傳統工作思維，向他們傳遞全新技術內容，并提高他們的信息素養，以此在明確辦公自動化應用價值的基礎上，在實際工作中熟練應用;另一方面，定期組織員工參加企業培訓活動，在他們奠定扎實基礎知識的同時，引導他們理解和應用相關法律規定，以此為實現真正意義上的辦公自動化提供基礎保障。

4.2 發揮技術作用，強化科學管理意識

從某種角度分析，辦公自動化作為全新的辦公活動，具有信息處理的特征。在實際工作中，通過合理運用通信技術和計算機技術，并結合科學管理意識管控具體工作流程，不僅能構建與現代化發展相符的管理體系，而且可以針對實踐工作需求提出明確的管理制度。整合當前企業發展情況分析可知，不管是員工職責還是工作效率等，只有做到權責結合，才能在實現辦公自動化發展目標的同時，提升整體工作效率和質量[5]。

4.3 創新應用技術，優化實踐工作服務

在計算機水平不斷提高中，辦公自動化逐漸從初期文字輸入、查閱檢索及處理等轉變為現代化網絡辦公系統，并將多個單一辦公系統結合到一起，構成了群體辦公系統，此時再運用遠程網絡可以將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。隨著多媒體技術的提出，辦公自動化迎來了全新機遇。通過在系統運行中應用多媒體技術，可以在提高圖像、圖形等處理工作水平的同時，拓展辦公信息處理的應用范圍。除此之外，網絡安全作為影響企業發展的主要因素，也是各行企業關注的焦點。最常見的安全問題有病毒入侵、黑客攻擊等。因此，現代化企業在應用辦公自動化的同時，要不斷優化與創新，只有這樣才能保障其更好服務于企業業務[6]。

5 辦公室辦公自動化的發展前景

了解企業傳統管理模式可知，員工之間的聯系主要涉及溝通、控制及協調，而部門之間的關系主要依靠人力或傳統傳輸工具，這樣不僅會影響整體工作效率，而且會在業務管理中出現大量由人為因素引起的安全問題。因此，從提出辦公自動化理念開始，各行企業就已認識到這一內容的重要性。通過運用計算機交流和處理各類文件信息，促使員工從煩瑣、單調且重復的工作中解脫出來，并讓部門內容形成一個龐大的辦公室，既能共享部門資源，又可以明確部門員工的職責。因此，針對現代化企業發展需求，持續推廣辦公自動化必須要從以下幾點人手：第一，幫助員工形成良好的工作習慣，并提升他們的工作素養;第二，規范工作流程，強化內部溝通，并提高整體管理水平;第三，推廣無紙化辦公理念，在減少資源消耗的同時，控制企業管理成本支出;第四，在普及辦公自動化計算機應用技術的同時，逐漸向著先進化和數字化的方向革新，如開展視頻會議、電話會議等;第五，加強互聯網安全管理工作的關注度，尤其是對傳遞與發布信息而言，現代化企業管理人員要構建完善的安全系統。

6 結束語

綜上所述，隨著辦公自動化的推廣與應用，促使企業辦公人員在共享信息的同時，更加便捷處理相關信息，這樣不僅能突破傳統管理模式的限制，而且可以更好針對現代化企業發展需求進行全方位管控。由于辦公自動化建設是一項需要長期堅持的工作，且要結合時代變遷進行創新與優化，所以在日益革新的市場環境中，各行企業要整合預期發展目標，在明確自身發展水平的基礎上，合理運用辦公自動化。

參考文獻：

[1]張紅.淺析計算機技術在辦公自動化中的應用[J].通訊世界，2017（4）：22-23.

[2]徐濤.分析計算機網絡辦公自動化及安全策略分析[J].工程技術：文摘版，2017（20）：00305-00305.

[3]尹媛媛.對事業單位辦公自動化的幾點思考[J].辦公室業務，2017（24）：189-189.

[4]石若漫，淺談辦公自動化與文書檔案管理[J].辦公室業務，2017（23）：142-142.

[5]王夏瑜.OA系統在企業檔案管理中的應用與實現[J].辦公室業務，2017（7）：135-135.

[6]馬逸文.計算機網絡辦公自動化及安全策略分析[J].信息與電腦：理論版，2017（2）：222-223.

【通聯編輯：李雅琪】