人力資源共享背景下的企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作探討

李慧

【摘要】結(jié)合企業(yè)人事信息工作的主要內(nèi)容，圍繞加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)的必要性及其重要作用，論述了強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)的基本路徑與措施，以期為促進(jìn)企業(yè)人事信息工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】人力資源共享??人事信息管理??人事信息維護(hù)

人力資源共享的概念在國(guó)內(nèi)已經(jīng)有了十多年的發(fā)展，它是伴隨著信息技術(shù)的更迭速度加快而獲得了長(zhǎng)足進(jìn)步，并受到越來越多企業(yè)的青睞。人事信息作為人力資源管理的重要組成部分，它既是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，也是確保人力資源發(fā)展的支柱，處于基礎(chǔ)性根本性地位，在人力資源共享背景下，如何加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作是一項(xiàng)重要課題。

一、企業(yè)人事信息工作的主要內(nèi)容

企業(yè)中人力資源管理部門所包括的人事信息主要是企業(yè)在冊(cè)員工的基本情況，以及各位員工在職業(yè)生涯當(dāng)中的綜合表現(xiàn)等。這是承載企業(yè)員工在其工作崗位上發(fā)展變化的重要檔案記錄，不僅能夠全面的記錄員工的現(xiàn)有工作情況，而且對(duì)員工的年齡、參加工作時(shí)間、工作年限、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、勞動(dòng)合同的簽訂、獎(jiǎng)懲記錄、專業(yè)技術(shù)職稱、技能和家庭成員關(guān)系等都有詳細(xì)的記述。通過企業(yè)人事信息管理與維護(hù)，可以為企業(yè)總體管理能力的提升提供有效的平臺(tái)和手段，對(duì)于企業(yè)資源的優(yōu)化處理、合理配置，企業(yè)總體發(fā)展能力的有效提升具有重要的作用。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)的必要性分析

加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作保證了信息共享，促使流程規(guī)范化，從而使各項(xiàng)人力資源管理職能在實(shí)際運(yùn)用中得到有序銜接。加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作使各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程規(guī)范清晰，數(shù)據(jù)庫(kù)能夠完整準(zhǔn)確地記錄企業(yè)所有員工的人事、考勤、績(jī)效、培訓(xùn)、薪資、福利等各方面信息，系統(tǒng)將能快捷、方便地獲得各種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，并為企業(yè)管理與決策提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的人力資源信息支持。同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作，使企業(yè)在發(fā)展過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)自身的人事信息進(jìn)行合理的管控的基礎(chǔ)上，通過加大對(duì)員工信息數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)工作，保證企業(yè)人力資源完整的同時(shí)，有效提高人力資源整體的工作效率和工作水平，促進(jìn)企業(yè)人事管理工作的有效展開，為企業(yè)核心信息數(shù)據(jù)維護(hù)工作的良好展開提供了必要條件，并為企業(yè)整體產(chǎn)業(yè)鏈的有效運(yùn)作提供了重要人事信息基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)的重要作用

從人事信息管理與維護(hù)在企業(yè)管理、企業(yè)系統(tǒng)優(yōu)化、企業(yè)資源配置等方面的應(yīng)用來看，人事信息管理與維護(hù)具有較強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。人事信息管理與維護(hù)主要是企業(yè)為了更好的實(shí)現(xiàn)自身人、事、物等多方面的綜合處理所使用的資源管理和系統(tǒng)優(yōu)化，對(duì)于企業(yè)有效的開展業(yè)務(wù)、促進(jìn)總體的發(fā)展經(jīng)營(yíng)等都有重要的作用。通過人事信息管理與維護(hù)，促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置，能夠幫助企業(yè)提高總體的競(jìng)爭(zhēng)能力。對(duì)于企業(yè)來說，人事信息資源的龐雜無疑是其發(fā)展過程中的資源處理和信息收集的重大阻礙，通過人事信息管理與維護(hù)能夠?qū)⑿畔⒐芾?、信息整合、信息供?yīng)等融為一體，具有較強(qiáng)的整合效用和高精度的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效用，能能夠幫助企業(yè)在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門的有效配合，提升各部門數(shù)據(jù)的一致性，保證數(shù)據(jù)處理工作的精確度。

四、加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)的基本路徑與措施

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，不斷加強(qiáng)人事信息專員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

做好人事信息工作，必須有很強(qiáng)的工作責(zé)任心。人事信息管理與維護(hù)工作紛繁復(fù)雜，直接涉及到每一位干部員工的切實(shí)利益，小到簡(jiǎn)歷，大到薪酬，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，確保每一位干部員工的人事信息不缺、資料不少。人事信息工作不像做統(tǒng)計(jì)專業(yè)，做錯(cuò)了再重新錄入?yún)R總一次就可以。在處理人事信息工作時(shí)，即使九件事都做好了，但只要一件事做差了一點(diǎn)點(diǎn)，就可能帶來不可估量的負(fù)面影響。例如在薪酬調(diào)整工作中，這是事關(guān)每個(gè)干部員工最切身的利益，為此必須把每個(gè)人的信息確保完整、準(zhǔn)確、無誤。要做好人事信息管理與維護(hù)工作，一定要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，做到細(xì)心、再細(xì)心;要堅(jiān)持對(duì)干部職工的各項(xiàng)進(jìn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做全面的清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)補(bǔ)齊，以免造成以后不可挽回的影響。同時(shí)，企業(yè)要有針對(duì)性地強(qiáng)化對(duì)人事信息信息專員的培訓(xùn)，使人事信息信息專員全面掌握理論知識(shí)和操作技能，同時(shí)增強(qiáng)保密意識(shí)，確保軟件信息數(shù)據(jù)的安全性。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，做到積極核實(shí)人事信息，完善基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)

人事信息管理與維護(hù)工作主要是服務(wù)工作，如人員的錄用、流動(dòng)、考核、職稱評(píng)審、晉升薪酬、福利、辦理退休等信息數(shù)據(jù)維護(hù)工作都是為干部員工服務(wù)。做好服務(wù)工作我感到要做到三點(diǎn)。一是熱情。熱情就是要有點(diǎn)“陽(yáng)光”，陽(yáng)光來自于我們愉快的心態(tài)，我們要以愉快的心態(tài)對(duì)待每個(gè)企業(yè)、每一位企業(yè)人員，這個(gè)“陽(yáng)光”的表現(xiàn)形態(tài)就是微笑。在我們的工作中，微笑就是陽(yáng)光，有利于消除人們臉上的“寒光”，使人感到溫暖，有利于縮短人們之間的距離，使人感到親近，有利于感化人們工作中的摩擦，使人感到和諧。在工作中熱情一點(diǎn)，微小一點(diǎn)能給我們帶來愉悅，使我們的工作更有一種親和力。二是耐心。耐心，就是不計(jì)較時(shí)間，也是搞好與企業(yè)人際關(guān)系的需要。在工作中經(jīng)常會(huì)碰到與企業(yè)有關(guān)人員以及同組員工進(jìn)行思想交流，在交流的過程中最難的就是理解對(duì)方的觀點(diǎn)及思維方式，這就需要耐心地傾聽。因?yàn)槊總€(gè)解說者都有他自已獨(dú)特的見解和表達(dá)方式，必須要仔細(xì)琢磨，即使你不知道他下面會(huì)說什么，也不能打斷他人的說話，因?yàn)槟愕哪康牟粌H僅是要聽明白他說話的內(nèi)容，而且要讓他確信你尊重他和他所說的話，這樣的思想交流時(shí)間雖然比較長(zhǎng)，但效果會(huì)比較好。耐心還能使工作贏得更多的尊重與支持。同時(shí)，在工作中，要認(rèn)真核對(duì)系統(tǒng)中各項(xiàng)基本情況和人員信息，對(duì)人員的基本信息、薪酬信息等重點(diǎn)核實(shí)，確保軟件信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，還要及時(shí)更新數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。根據(jù)人事實(shí)際變動(dòng)情況，對(duì)各類必要信息及時(shí)登記，對(duì)調(diào)出、退休、死亡等相關(guān)人員信息及時(shí)核減，確保人事信息數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。

加強(qiáng)企業(yè)人事信息管理與維護(hù)工作還要形成長(zhǎng)效機(jī)制，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，將數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合，適時(shí)對(duì)人事信息數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控和分析，完善相關(guān)工作方法和管理制度，確保信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)效性，更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]白萍.淺析企業(yè)人事基礎(chǔ)信息維護(hù)工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（01）.