復工郵件要這樣寫，才能穩住訂單和客戶

外貿人維尼

貿友問：

維尼，我們即將復工，但是復工郵件怎么寫才顯得高大上？或者說，怎么寫才妥當？想知道你們外貿“大神”是怎么寫的。

大神？未曾敢自居，叫我“維尼”更親切。

但對于你提出的復工郵件怎么寫，我倒是可以說說自己的看法和建議。

1. 什么是“好郵件”

許多人總是說自己寫不好郵件，想知道別人是怎么寫的。好郵件有千百種樣式，每個人寫出來的都不一樣，并且見仁見智。

我認為“好郵件”由3點組成，且它們的占比如下：（1）思路清晰，占80%;（2）通俗易懂，占10%;（3）簡潔明了，占10%。

可見，能不能寫好郵件，80%取決于你有沒有清晰的思路。只要思路清晰、準確，每個人的郵件都不會差。

我們寫郵件時也要注意兩個誤區：一個是舞文弄墨，通篇用高深的英文單詞或從句;另一個是長篇大論，沒有幾百字似乎對不起客戶寶貴的時間。

這可以說是大家對外貿郵件的誤解，很多人會落入這樣的誤區。要知道，外貿郵件的基本作用是溝通，不是英文考試，不需要多么高深、復雜的語句，更不需要寫“小作文”。

這是我在多次經驗分享中提到的一點，距離第一次提出已經過去三四年。若你還是沒有改變，那你該認真思量一下了。

與國外客戶溝通時，你覺得他們的英文很好嗎？非也，除了英語國家，其他國家的客戶英文水平，說不定還不如我們，比如俄羅斯、印度和泰國。

你寫得那么復雜，客戶是不是要找個翻譯軟件，翻譯一下才能看懂呢？這是不是就影響了溝通的效率？所以，能簡則簡。偶爾出現個別語病也沒有關系，客戶能看懂就行 。

言歸正傳，我們看看復工郵件該怎么寫。

沒錯，思路最重要。思路對了，郵件就不會太差。

但要做到思路清晰，肯定要分情況、分人。不同的情況有不同的應對之策，什么樣的人就對應什么樣的表達。客戶是自己的客戶，沒有人比你更了解，這一點要多加琢磨。

2. 針對“已付款，等出貨”的復工郵件

針對“緊急要貨”的客戶

分析：緊急要貨的客戶，肯定希望你的郵件不僅僅只是通知他自己復工了這么簡單。他需要知道的是，你什么時候能發貨。

我們要做的是：聯系工廠和采購人員，確認他們什么時候復工，什么時候生產，以及什么時候出貨。當然，因為疫情的影響，我們也不會獲得一個準確的信息，所以我們要給自己和工廠預留一些應急時間。例如，工廠回復說：我們2月10日復工了，但是貨物積累很多，生產工作到崗又不及時，所以交貨期要到2月底。這時候，我們就要預估，到2月底時，疫情情況會如何，工廠情況又如何，然后給客戶多報15天的交期，也就是跟客戶說明要3月中旬才能交貨。

具體回復參考：

Dear XX：

Hope you are well.（希望你一切都好。）

Good news shared that we come back to office for work today， and our factory restart produce too， but the delivery will delay to Mid?March since VIRUS.（我們復工了，我們工廠也重啟生產了，但是因為病毒，交期將要延遲到3月中旬。）

What can be confirmed is your order must be the first one scheduled. We will try best to shorten the delivery time as soon as possible.（可以肯定的是，你的訂單會第一個被安排，我們也會盡量縮短交期。）

Please waiting for good news.Thank you.（請等待好消息，謝謝。）

Sincerely，

Lica

針對“不緊急，但交期延長”的客戶

分析：客戶雖不緊急要貨，但當通知客戶我們復工時，也需要預計一下會延遲多長時間，跟客戶說明一下，讓客戶心里有個數，不至于讓他們主動來催。

我們要做的是：聯系工廠和采購人員，確認他們什么時候復工，什么時候生產，以及目前的排單情況，從而預估出貨時間。得到信息后再寫復工郵件。

具體回復參考：

Dear XX：

How are you？（你最近怎樣？）

It is good that we go back to work today， and our factory resume produce too， but the delivery maybe delayed by 1 month because VIRUS.（我們復工了，我們工廠也恢復生產了，但是因為病毒，交期可能要延遲1個月。）

Anyway， we will try best to shorten the delivery time as soon as possible.（無論如何，我們會盡力縮短交期。）

I will let you know when we determine the delivery time and you can contact me in any time. Good luck to you and us.（當我們確定了交期會讓你知曉，你也可以隨時聯系我，祝你我好運。）

Sincerely，

Lica

3. 針對“未付款，有意向”的復工郵件

針對“欲付款”的客戶

分析：有些客戶年前已經談得差不多了，就差付款了。馬上要安排付款的，我們的郵件又該怎么表達？

我們要做的是：告知客戶目前的情況，建議客戶先不付款或者先付定金。

具體回復參考：

Dear XX：

Nice to tell you we back to work today， but our progress will go slowly as VIRUS.（很高興通知你我們復工了，但是因為病毒，我們的進度會進行緩慢。）

At present， all our orders will take more time to delivery，maybe you can postpone the payment or pay deposit first.（目前，我們所有的訂單將需要更長時間才能交貨，你或許可以推遲付款或者先付定金。）

Or any other ideas， we are willing to cooperate. Thank you for understanding.（或者其他想法，我們愿意配合，感謝理解。）

Sincerely，

Lica

針對“年前有意向”的客戶

分析：之前的分享中我有說到，年前有意向的客戶也需要主動溝通，推進訂單談判。所以，在寫復工郵件時，我們要問問客戶是否還有合作意向。

我們要做的是：查看一下之前的溝通記錄，看客戶的進展到了哪一步，接下來繼續推進。

具體回復參考：

Dear XX：

Have a good day .

Lica here from ABC company， I remember you said you will import XX model when we back to work after holiday.Has your plan changed？（我是來自ABC公司的Lica，我記得你說過等我們放假回來后，你會進口XX型號的產品，不知道現在計劃有變嗎？）

We start to work today，maybe you know the VIRUS， but it does not affect our communication. So， if anything I can do for you， please feel free to tell me.（我們今天開始工作了，你可能知道病毒，但這不影響我們的溝通，所以，如果有需要我提供幫助的，請盡管提出來。）

Nice to serve for you，my friend.（很高興為你服務，我的朋友。）

Sincerely，

Lica

4. 針對“其他潛在”客戶的復工郵件

如果說上面給已付款或有意向的客戶發的復工郵件是跟進郵件，那么給潛在客戶發的復工郵件就屬于開發郵件，也就是“開發信”。

我想發郵件告知客戶已經復工了，同時又想推銷自己的產品，這樣的郵件要怎么寫才好呢？

分析：受疫情影響，能保證交貨期是最大的優勢。如果你的工廠有這個優勢，或者你有庫存，那你的機會就來了。

具體回復參考：

Hello XX：

Good day！

Lica here from ABC company， happy to tell you XX model in stock.When you need， please let me know soon.Thank you.（我是來自ABC公司的Lica，很高興地告訴你，我們XX型號的產品庫存有貨。如果你需要，請盡快告訴我。謝謝。）

More information about us and more details on XX model， please check attachment/ my second email.[關于我們的信息和產品細節，請查看附件/或者查看我的第二封郵件（因為第一封郵件就帶附件的話怕發送失敗，所以資料可以放在第二封郵件）。]

Any quations， welcome to tell me.Thank you .（有任何疑問 ，歡迎咨詢。謝謝。）

Best wish，

Lica

按照上面的思路，你也能寫出漂亮的復工郵件。但要注意：以上郵件是我為了分享的內容更具體而寫的，你可以直接拿來用。但如果想發揮更好的效果，需結合你自己的情況和客戶情況，自行編寫最佳。

再次提醒，重要的是思路。

思路對口，你也能寫出好郵件。