紙質檔案數字化加工與應用機制研究

李美佳

【摘要】隨著信息化的發展以及單軌制的不斷深入，紙質檔案轉換成數字檔案已經成為必然，紙質檔案數字化在我國檔案工作未來的發展過程是一個十分重要的趨勢。目前，紙質檔案數字化過程中還存在標準性、技術性和安全性等問題，本文分析數字化加工的整體流程，從更新觀念、夯實技術保障、強化外包管理等五個方面指出紙質檔案數字化建設中存在的問題并論述相關的解決措施。

【關鍵詞】紙質檔案;數字化加工;解決策略

一、數字化技術與紙質檔案數字化的含義

數字化技術就是利用數據壓縮技術、數據庫技術、高效掃描技術（掃描儀、數碼相機等）將紙質文件或者聲像文件等不同形式的載體信息轉換為數字信息或組成具有有序結構的數字信息的過程。檔案信息的數字化基本包括四方面的基本含義：（1）檔案數字化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用。（2）檔案數字化建設的階段性目標是提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。（3）在檔案數字化過程中必須重新重視和思考檔案管理的原則。（4）檔案信息數字化的最終目標是實現社會公眾滿意的檔案信息社會化服務。

二、紙質檔案數字化應用的重要意義

傳統紙質檔案經過數字化，然后通過網絡技術空間進行傳輸、擴展和提供利用，提高了檔案的利用效率。紙質數字檔案的數字化是改變館藏結構的需要，同時實現檔案信息資源共享。紙質檔案數字化對年代久遠破損的紙質檔案起到了良好的修復和保護作用。具體地說，首先，檔案信息數字化是一種對紙質檔案原件實行有效保護的方法，數字化后能提供方便快捷的服務方式。其次，檔案信息數字化使不同載體形式的檔案信息得到轉換與再現，可以實現資源共享。最后，將特色檔案資源進行挖掘和宣傳的同時，為電子政務和無紙化辦公的接軌創造條件。

三、紙質檔案數字化加工的基本流程

《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）明確規定，紙質檔案的數字化主要包括整理、掃描、校對和存儲幾個步驟。為了確保紙質檔案信息數字化工作的質量，紙質檔案數字化必須遵循一定的原則：1.規范性原則。所有的檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作標準進行，并盡可能采取通用格式。2.安全性原則。確保數字化的檔案信息與原件一致，確保檔案原件的安全。3.效益性原則。選擇最優的數字化方案、流程。下面重點闡述數字化加工的主要流程。檔案數字化加工的作業流程圖如下圖所示：

（一）整理工作是前期的主要工作。整理工作是數字化加工的第一項工作，首先按照掃描進度，選擇一批檔案（一定的卷數）檢查無誤后履行簽字手續移交給數字加工者。整理工作具體包括：第一，檢查檔案是否完整，是否缺頁，并對裝訂的檔案進行拆釘。第二，保證文件的正反頁都有頁號，這樣保證掃描過程中檔案的頁碼排錯或者丟失。第三，如果發現紙張大于A4紙并且質量差的文件頁，進行著重登記，用A3的掃描儀進行掃描。

（二）掃描工作。根據文件大小、色彩、質地、字跡清晰程度等選擇適合的掃描方式、色彩模式、分辨率、存儲格式、存儲壓縮率等，首先應確保圖像質量的清晰度問題，同時應盡量減少文件的容積量。掃描圖像一般包括JPG和PDF等格式。

（三）校對工作。所謂校對工作就是檔案校對工作者對掃描完的文件圖像進行查缺補漏，比如，如果發現缺頁、文件增量等情況，需要進行重新掃描。如果發現黑邊、文件傾斜等情況，就需要用圖像處理軟件進行重新調整。

（四）存儲工作。一方面對檔案原件進行整理、重新裝訂，檢查無誤后，應予以歸還，防止檔案丟失;另一方面是對數字化成果進行數據庫建立、數據備份以及成果管理。

四、紙質檔案數字化建設過程的出現的問題及對策

研究紙質檔案信息化的理論，對指導我國檔案信息化建設的具體過程具有現實意義。

（一）轉變管理理念，夯實制度保障。由于很多檔案部門不受重視，經濟支持較弱，所以還存在有些檔案部門不是把所有檔案數字化，而是首選比較重要的永久檔案進行數字化加工，或者根據資金情況隨心所欲開展數字化工作。我國自2018年1月1日起實施DA/T31-2017《紙質檔案數字化規范》代替（DA/T31-2005）的標準，新的《紙質檔案數字化規范》主要從組織原則、數字化前端控制、技術參數和指數、數字化驗收成果以及數字化工作流程等方面對紙質檔案數字化工作進行了重新修改和修訂，該修訂更加注重我國紙質檔案數字化自身特點，因此，檔案數字化必須遵照國家規范及規定開展。

（二）加強館際合作，建立共享機制。檔案數字化的最終目的是要實現檔案信息資源的共建共享，為用戶提供方面快捷的檔案信息服務。有些檔案部門所處的地理位置比較偏僻，數字化加工進程比較緩慢，因此建立館際間合作，多方協作共建共享檔案信息資源，有利于檔案事業的均衡發展。檔案部門加強自身建設的同時，還需要各級檔案部門的領導重視、政策扶持、資金保障、技術投入等。

（三）構建融合的檔案管理系統平臺。據相關調查，目前制約數字檔案館的瓶頸問題是紙質檔案轉為數字化之后，如何最大限度地實現電子檔案的網絡化和共享性。如何整合新舊系統的融合統一，如何構建統一的數字化檔案管理系統平臺是亟待解決的問題。比如，有些舊的系統如果完全摒棄的話，不僅一種資源的浪費，而且新系統與舊系統的融合由于數據庫和管理軟件及輸出的文件格式不同，很難實現完全的整合與統一，長此以往，形成“信息孤島”現象。因此，從數字檔案館的發展來看，突破傳統檔案管理的守舊思想，以新方法、新技術、新思路、新方法建設集成化、集中化管理的檔案管理平臺系統，以全新IT服務管理模式運行和發展數字檔案館系統是非常必要的，也是與節約型社會發展理念相一致的有效工作模式。

（四）規范檔案數字化業務外包管理。為了減輕工作人員的負擔，不少檔案管理部門選擇將檔案數字化業務外包到專業的檔案轉化公司，由專業的公司完成檔案轉化工作。然而，在轉化的過程中存在諸多不規范因素，這些因素也成了影響檔案安全和轉化質量的關鍵。因此，檔案部門要對數字化外包的選擇對象達成共識，一般選擇技術能力過關的公司，并且定期指派專人進行督查、監控和指導。同時成立專門的檔案工作委員會和檔案驗收小組，對數字化加工的結果進行檢測和驗收，確保其按照進度完成。

（五）檔案數字化后續工作。首先，有些年代久遠的檔案，比如，文書檔案，上面的印章已經模糊，基建圖紙存在著字跡老化現象，因此，數字化加工后期，還需要對結果進行核查，如果發現數字圖像不完整、無法清晰識別或者圖像失真現象，需要調整色彩和分辨率，重新進行掃描。其次，對數字轉換后的圖像要及時建立目錄庫，將數字圖像與檔案目錄數據庫中的文檔號進行一一校對，確保檔案目錄數據庫與圖像文件的準確對接。

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