醫院檔案利用存在的問題及對策

李佳

【摘要】醫院是保障人民生命健康的公共性機構，醫院檔案是醫院工作的歷史見證和記錄，擔負著服務民眾推動發展的重任。做好醫院檔案管理，需要從加快信息化進程、加大檔案重要性宣教、構建檔案工作全面質量管理體系和開展檔案工作人員素質提升等方面不懈努力。

【關鍵詞】醫院檔案利用;信息化;質量管理

醫院是我國關乎民生的公共性機構，醫院檔案包含內容比較多，比如醫療、科研、基礎建設以及人事等相關信息，都是醫院最寶貴的信息資源。檔案管理主要包括檔案收集整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案檢索統計、檔案編研和利用等。加強醫院檔案資源利用，實現檔案自身價值，將其轉化成推動發展和繁榮文化的內生動力，對醫院和民眾健康事業發展具有積極的推動作用。

一、目前檔案利用存在的問題

檔案的利用講究及時有效，才能最大限度地發揮檔案的憑證和查考作用，實現其便于社會各方面使用的目的。檔案利用成效的好壞，從管理方式上來說，取決于館藏檔案在收集整理時是否完備，保管的方式途徑以及查閱和提供利用的工具的先進性和便捷性，檔案法律法規和管理制度的完善性和執行力度;從主體方面來說，取決于醫院管理層的重視程度，檔案管理工作人員的綜合素質和專業素養高低，以及檔案利用相對方對檔案的看法。

（一）信息化程度低導致利用效率低下。醫院檔案內容豐富、形式多樣，涉及醫療、人事、科研、基建、黨建等很多方面，關乎民生和醫院自身發展。信息化的檔案管理就是發展的要求，但是從公立醫院的實際信息化檔案管理現狀來看，信息化程度還相對較低，這就導致檔案管理整體效率低下，以及檔案資料的價值得不到充分發揮。大數據環境下，傳統檔案管理方式已不能滿足檔案信息高效便捷快速使用的要求。目前有的醫院信息化管理手段，不管是軟件還是硬件方面，有不少需要亟待完善和改進的地方。

（二）對檔案工作的重視程度不夠。對檔案工作的重視程度不高：一方面，是醫院管理層對檔案工作不夠重視，視檔案工作為從屬和附屬性質的工作，沒有把檔案工作看成是獨立的有自身價值的工作;另一方面，是檔案工作者自身對檔案的重視程度不夠，隨意歸檔，隨意查找，流程混亂，制度執行不到位，對檔案質量和存放要求，沒有入腦入心，真正落實到位。導致想查閱相關檔案的時候，難查找，甚至無從找起，找到了發現文不對題或者資料殘缺，耗時耗力，形成醫院檔案管理低效低質和年代久遠嚴重落伍的刻板印象。醫院管理層對醫院史料不重視，甚至還可能會引發對醫院整個管理水平不信任的塔西佗陷阱，非但不能為醫院發展提供有力的知識物質支撐，還會發生負面的效應。

（三）檔案管理工作質量不高。檔案管理工作質量欠缺，制度層面表現為依法依規治檔落實力度不夠，實際操作中檔案管理工作缺乏有效的監督評價體系，只有一般性的規定，沒有結合醫院實際的檔案質量管理制度，沒有運行制度執行情況的考核體系。而檔案管理人員的素質參差不齊，也從操作者層面給檔案管理質量埋下隱患。專業程度不高，對檔案的理解就是簡單的保管抄錄、復印和留存，一些檔案工作者沒有經過系統性規范化的培訓，也沒有相關的專業知識和技能就上崗，有的甚至檔案工作人員都是迎接檢查的時候臨時拼湊的，其他部門借調組成的專班，對檔案工作的內容和要求一知半解，或者僅僅是照本宣科來操作，對檔案利用的咨詢答復和提供信息方面，也欠缺權威性，不能有理有據令人信服。安全防范措施和意識存在矛盾方面，一些檔案工作者對檔案利用的需求全身心戒備和提防，過度擔心檔案損毀丟失和夸大利用產生的損耗，而又會對利用的檔案缺乏規范的防范措施和應急預案，利用起來聽之任之，產生負面影響就因噎廢食，形成惡性循環，歸根結底，還是自身素質和能力欠缺導致的。

二、改進醫院檔案利用現狀的對策

（一）加快醫院檔案工作信息化進程。醫藥衛生體制改革對醫院管理提出了更高的要求，檔案作為醫院各項工作的痕跡和歷史記錄，同時也是現行工作的起點和進一步創新的物質基礎，在目前大數據和電子政務的環境下，應該與時俱進，充分運用現代化的科學管理手段，加強硬件設施建設，提高傳統紙質檔案的電子化水平，完善檔案保護措施，保證檔案的原始性、完整性和真實性，高效的提供給各方面利用。信息化管理技術在提高醫院檔案管理質量和效率的同時，會減去大量的人工操作部分，轉變為用計算機計算、整理資料，所以提高信息化管理的安全性非常重要，不能隨意泄露檔案資料，提前檢查計算機的安全性。同時，檔案信息化管理必須合理調配檔案使用權限，對檔案進行分級管理，分級授權，既保證檔案密級制度的執行，保證檔案的安全，也為檔案的利用提供了更便捷的平臺和路徑。

（二）加大醫院檔案工作重要性宣教工作。檔案的合理和高效利用，不僅需要提高檔案自身的質量，提高檔案利用的便捷度，還需要讓檔案重要性和合理利用的理念深入人心，加強檔案工作重要性的宣傳工作，讓大家在需要的時候，能夠第一時間想到查證和參考檔案資料，用事實說話，以史為鑒可以明得失，用歷史經驗指導工作，用前人的智慧和成果來為我們今天的工作服務。加大檔案檢索統計和編研等工作力度，讓檔案從簡單的憑證，變成源源不斷的政策參考依據和智力成果，提高大家對檔案利用的認識，提高檔案深層次的利用率，同時也促使檔案管理工作更加精細化和規范化，讓宣教工作基礎更加牢固。

（三）構建醫院檔案工作全面質量管理體系。檔案的利用是檔案工作的終末環節，加強檔案利用不能就事論事，必須加強整個檔案工作鏈條上各個環節的質量控制和管理，構建全面質量管理體系。運用目標管理法，構建平衡記分卡表單，將通過關鍵績效指標即KPI指標項填充其中，比如說檔案收集整理的完整度、歸檔時間節點的準確率、檔案室環境管理的達標率、檔案借閱手續完備性、檔案編研成果見刊率以及檔案資料的影響因子等，通過科學的、量化的、清晰的、有針對性的、動態調整的考核指標，并通過周邊績效，即檔案利用的利益相關者的滿意度調查評分，將醫院檔案管理總目標和檔案室工作目標有機結合，質量管理的頂層設計和落地實施結合起來，通過PDCA循環，實現良性互動，通過SWOT分析，不斷修訂和完善考核指標體系，構建檔案工作全面質量管理的運行機制?？己私Y果的運用和反饋，可以倒逼檔案管理相關科室改進檔案服務質量，提高服務的主動性和及時性，加強各部門之間的協作和配合，提高檔案利用的效率和效益。

（四）開展醫院檔案管理人員素質提升工程?！稒n案法》第九條規定：檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。這是檔案法對檔案工作人員的職業道德要求，也是對檔案工作人員的綜合素質最基本最基礎的規定。開展醫院檔案管理人員素質提升工程，必須首先全面實施依法依規治檔，檔案工作人員的職業素質必須首先達到法律的基本規定，才能將法律內化于心外化于行，依法依規辦事，才能在檔案提供利用的過程中，保證檔案內容的完整性、流程的合法性和密級的有效性，才能進行后續的提升工作，以匹配日益增長的檔案利用需求。

三、結語

隨著醫院的高質量發展和廣大人民對健康需求的不斷增長，檔案利用工作的要求也越發嚴格。醫院檔案工作涉及知識面較廣，專業性要求高，同時也有較高的保密要求。醫院檔案工作人員不僅要求有專業的檔案工作技能，還要對醫療、人事、科教、院感、護理、黨建等各個方面都有較為全面的了解。這就要求檔案工作人員要與時俱進，注重學習，積極開展專業培訓，不斷夯實知識基礎，同時關注檔案工作動態和前沿方向，積極做好各項工作，以不負時代和人民的厚望。

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