以“件”為單位整理檔案的利與弊

趙毅

【摘要】《歸檔文件整理規(guī)則》改革了傳統(tǒng)的以“卷”為單位整理檔案的方法，提出了以“件”為單位整理檔案的立卷模式。本文以檔案整理、利用實踐對改革后的檔案整理方法的利弊進行思考。

【關鍵詞】立卷改革;以件歸檔;利弊

為適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，2001年1月1日國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，對立卷方法進行了改革：“歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”，提出了以件為單位整理檔案的新方法。自此，各級機關組織根據(jù)各自的實際情況或采用新方法或沿用舊規(guī)則。我單位對2000年前的檔案采用的是原有的整理方法，以“卷”歸檔;2000年后的檔案則采用新的立卷方法，以“件”歸檔的方式。在整理利用實踐中，我們發(fā)現(xiàn)相對于卷，以件為單位既有利也有弊。

一、在對概念的理解上，“件”比“卷”更明確

雖然“卷”是在檔案工作中使用頻率極高的一個術語，但“略覽《檔案管理學基礎》《檔案管理學》《科技檔案管理學》，均不見‘卷的確切含義”。卷的含義缺乏，使我們基層兼職檔案人員對“卷”的理解含混不清，從而實踐工作中也容易出現(xiàn)較大差異。《歸檔文件整理規(guī)則》對“件”有明確的界定，一般以每份文件為一件，同時對“件”的幾種特殊類型也作了確定。《規(guī)則》易學、易懂、易用，即使是基層檔案人員也容易理解和掌握，能激發(fā)檔案工作者的積極性，便于檔案工作的順利開展。

二、以件歸檔簡化了操作，減輕了檔案人員的工作量，提高了工作效率

傳統(tǒng)的文書立卷方法操作繁瑣，不易掌握，許多基層檔案員干不了。歸檔文件“卷”改“件”后不需考慮“六大特征”，不必組卷、擬寫案卷題名、編制案卷目錄，分類與編目工作大大簡化。以件歸檔可以隨辦隨歸的整理方法大幅簡化了整理工作中的手工操作，使檔案人員從繁瑣不易掌握的立卷中解脫出來，減少了檔案人員的工作量，縮短了工作時間。總之，大大提高了工作效率。

三、以件歸檔利于檔案的科學管理

老方法采用線繩三孔左側裝訂法，文件歸檔后先打三個洞，有時打洞的位置正好打在文字上，破壞了檔案文件的完整性。新方法則避免了拆訂、扎邊給文件造成的撕裂、散亂，保持了文件的完整性，利于檔案保護。同時新方法比老方法還具有以下優(yōu)勢：用一件借一件，能滿足各個利用者對不同文件的利用需求，減少了其它文件不必要的磨損，利于檔案利用。傳統(tǒng)立卷將數(shù)份文件訂成一卷，卷內(nèi)不同文件在密級和價值方面也不盡相同。檔案提供利用以卷為單位，利用者就會接觸到同卷的其他檔案內(nèi)容，利用與保密兩者不能兼顧，不利于檔案的保密和控制使用。以件為保管單位，這些問題就不復存在，利于檔案保密。在新的整理方法下，當發(fā)現(xiàn)有檔案遺漏、錯放錯歸的情況便于對檔案進行彌補增減，便于增加新的檔案材料，其改正方法簡單，使檔案管理工作更加靈活。同時以件為保管單位能準確地確定文件的保管期限，便于剔除過期文件不再拆卷，能提高工作效率和質(zhì)量。

四、以件為單位適合征集檔案的管理

檔案征集不僅可以豐富館藏，改善館藏結構，也是檔案檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)。我校在校慶九十周年、一百周年前都向社會及校友征集畢業(yè)證書、用過的校徽、成績報告單、各項活動中的證書、教案、教具、照片、名冊以及能反映學校歷史沿革的各種實物檔案。這些檔案種類不同、載體各異，以件為單位整理更能保持檔案的原始形態(tài)。同時以件為單位，也為之后征集檔案的刪除提供方便。

五、文件級整理方式便于促進文檔管理一體化，推動檔案工作的現(xiàn)代化

老的檢索方法是在需要時查案卷目錄進行調(diào)卷。案卷標題是立卷人根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容人工二次擬寫，案卷標題既要概括卷內(nèi)所有文件內(nèi)容又要用字準確精煉，不是件易事。立卷人業(yè)務水平、認知程度不同會產(chǎn)生不同的案卷標題，這使得建立在其上的檢索途徑可靠性差。此外，案卷的集合裝訂方式也不利于檔案通過掃描、縮微等方式實現(xiàn)數(shù)字化、信息化以及開發(fā)檔案信息資源。文件級整理方式則從根本上解決了這些問題，文件實體和電子目錄一一對應，計算機對歸檔文件原標題進行錄著，文件標題能夠比較全面、準確地反映文件內(nèi)容，在檢索中以此為依據(jù)進行錄著能大大提高速度，更好地推動檔案工作現(xiàn)代化，也利于將來實現(xiàn)檔案資源的共享。

六、文件級整理方式有利于檔案工作者更好地從事檔案編研工作

以件歸檔減少了立卷工作量，既提高了辦公自動化程度，又能為檔案員爭取更多的時間從事檔案深層次的開發(fā)編研工作，成為能應用現(xiàn)代化技術和工具與信息產(chǎn)業(yè)緊密相聯(lián)的檔案信息工作者。以件為單位之弊，一是利用者利用多件檔案時，增加了調(diào)檔的工作量。從借閱和復印角度，顯然件越小使用就越方便。然而在利用中，若同一事項涉及多份文件，這些文件不在一起的情況下會增加提供利用的調(diào)閱難度;若遇到個別歸檔文件的標題對內(nèi)容反映不太準確時會造成漏檢。而傳統(tǒng)以

“卷”歸檔便于提高查全率，查閱者可以根據(jù)查閱內(nèi)容的性質(zhì)進行查找，同時還可以查閱同類性質(zhì)的問題，有利于全面地分析查閱的資料，提高對檔案材料的理解程度。二是手工檢索不易。按件整理在檢索上對計算機依賴性較大，尚未實行計算機管理的單位不宜采用以件歸檔的立卷方式。傳統(tǒng)立卷中，查閱文件時，案卷目錄中如果找不到所需文件，可逐級檢索卷內(nèi)目錄或在索引目錄中查尋編制日期、文號、題名、責任者、保管期限等。現(xiàn)在以件為單位，拋棄了其它檢索工具，只有歸檔目錄，在手工檢索的情況下，只能從文件標題中逐一查找，往往要將文件從頭翻到尾，效率低下。三是給檔案館的接收和統(tǒng)計產(chǎn)生影響。《規(guī)則》作為行業(yè)標準已經(jīng)頒布實施十多年了，各單位形成的檔案陸續(xù)移交進檔案館，由于是以件為單位管理，因此檔案館在接收檔案時不得不一盒一盒打開，對照歸檔文件目錄逐件檢查是否加蓋歸檔章、歸檔章填寫是否完整正確、盒內(nèi)件數(shù)和順序號與盒外標注是否一致等，這也大大增加了檔案的工作量。四是在進行檔案數(shù)量統(tǒng)計時，舊方法統(tǒng)計卷數(shù)，新方法統(tǒng)計件數(shù)，這兩種結果如何協(xié)調(diào)、統(tǒng)一？

七、結語

通過以件為單位進行歸檔的經(jīng)驗，我們充分體會到，以件代卷的立卷改革是檔案工作與時俱進、改革創(chuàng)新的一項重大改革，是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。正如任何事物都存在兩面性一樣，以件歸檔也是利弊并存。我們應該采取不斷發(fā)展、創(chuàng)新、完善的態(tài)度積極應對，我們要在工作中不斷總結，充分利用新方法的合理性和優(yōu)越性，還要在歸檔文件整理實踐中大膽嘗試、創(chuàng)新，不斷改善缺點，使以件為單位的歸檔方法更好地服務于我們的檔案工作。

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