燃氣企業如何加強管線工程檔案質量管理

程婉瑾

【摘要】隨著城市現代化建設速度加快，管線工程檔案作為燃氣管線項目建設過程的原始記錄，真實反映工程現狀和質量，對幫助企業如何應對管線管理權限劃分、工程質量責任追究、應急搶險救援保障等問題起著關鍵性作用。本文通過燃氣企業目前面臨的檔案質量問題的梳理，淺談企業如何從人員責任明確、人員培訓以及建立事前、事中和事后檔案管理模式三個方面加強和規范管線工程檔案管理。

【關鍵詞】燃氣企業;工程檔案;檔案質量

一、加強管線工程檔案質量管理的必要性

（一）燃氣管線管理維護和應急搶險的重要依據。由于燃氣管線具有隱蔽性、高危性和長期性特點，因此建立完整、系統的管線工程檔案對于燃氣管線日常運行、管理維護、應急搶險和穩定的供氣保障提供重要支撐。管線工程檔案涵蓋了立項、規劃、設計、施工、測量、無損檢測、陰極保護等各方面內容，相關部門可以根據檔案內容查找到管線設計要求、管線數據及分布走向、工程質量要求、隱蔽工程施工情況等信息，幫助了管理單位快速做出相關決策，實施有效管理措施、及時處置管線事故以及保障應急搶險快速到位。

（二）管線工程質量管理責任落實的重要憑證。地下管線錯綜復雜，產權管理單位混雜，一旦出現燃氣泄漏、第三方破壞等事故，若無相關檔案文件作支撐，則很難將各方責任劃分開。因此，在認定和追究責任時，工程檔案發揮了關鍵作用。在項目前期通過任命文件、合同、終身質量責任書等各類文件，對參建單位、人員職責作了明確規定;通過各類規劃許可、紅線圖范圍規定、管線設計等文件，也對企業的管理范圍和合法合規性作了具體要求。因此，為整個施工過程留下了項目管理和后期質量追溯的有力依據。當項目后期出現問題時，可以準確地追溯責任主體，明細責任范圍。

二、管線工程檔案質量管理存在的主要問題

（一）檔案完整性把控不準。檔案收集歸檔作為整個工程項目竣工驗收的最后環節，處于整個工程的末端，是前面所有工作環節記錄的集中匯總。由于工程類型眾多、程序復雜且不同性質工程有自身的運作特點，因此不同類型工程歸檔范圍各有不同。但作為檔案人員，不參與施工過程，不了解具體工程應產生何種資料，加之沒有某類具體工程歸檔內容標準模板作為依據，因此在對檔案收集的完整性上無法做到精確把控，陷入“建設單位交什么，檔案部門收什么”的困境。

（二）檔案編制、整理不規范。雖然國家、地方都已出臺相關工程檔案編制驗收規范，但由于資料編制人員素質參差不齊，因此在資料編制、整理上還存在不規范、不了解的情況等現象。目前，檔案編制、整理不規范問題主要表現在以下幾個方面：一是文件材料簽字蓋章不完善，該簽字的地方使用機打，或者簽字字跡潦草無法辨識。二是復印件，歸檔的工程文件應為原件，但在工程文件收集、組卷過程中，部分施工單位在編制時僅編制一套原件，且原件需交與相關行業主管部門如城建檔案館或者出現遺失情況，則只能向建設單位提供復印件。三是施工技術用表填寫不規范，如表格數據隨意修改、結論性意見不填等。工程文件材料編制不規范，對后期檔案利用將都造成重大影響，特別是在施工過程還原、責任追究等方面顯得尤為突出。

（三）檔案問題整改難度大、時間長、效率低。企業檔案部門對工程檔案的預審是保障檔案質量的最后環節，但由于預審已處于整個工程項目建設的尾端，若工程文件材料編制在施工過程中未得到嚴格的質量控制，那么所有檔案質量問題將在此階段集中突顯。但為了保障檔案質量，檔案部門必須要求責任單位對檔案問題全部整改后方能接收歸檔，因此在預審階段會退回所有問題檔案，要求建設單位督促相關責任單位確保問題得以整改完畢。但在此階段，整個工程項目已基本處于竣工狀態，相關責任單位可能已撤場，這時再要求責任單位整改難度較大、配合的積極性不高，導致整個檔案問題整改時間長、效率低。尤其是遇到大型工程項目，建設時間長、跨度大，后期要求整改時，相關責任單位可能已經更名、撤銷或者相關項目負責人、資料員已離職、退休，造成工程文件材料簽章問題無法得到解決或者無人來負責問題整改，即使由另外的資料員來整改檔案，也因其不了解當時工程情況，在資料整改上存在諸多問題。

三、企業加強管線工程檔案質量管理的具體措施

（一）將檔案質量管理責任明確納入項目負責人職責。企業檔案人員由于并不親臨施工現場，對施工過程了解不夠深入，所以檔案質量把控必須由各參建單位項目負責人執行。因此，在項目啟動前，明確項目負責人必須履行檔案質量管理責任十分必要，主要內容包括以下幾個方面：一是在施工過程中明確資料收集編制范圍，并監督資料員認真編制施工文件。二是在簽署各類文件材料時，須對文件進行審查，確保數據真實性和準確性。三是在最后收集整理時，要對資料完整性進行審查，以便及時查漏補缺。通過項目負責人履行檔案質量審核職責，把好檔案質量控制第一關。

（二）加強檔案人員、施工資料員、項目負責人檔案專業技術培訓。檔案專業知識普及和培訓是工程檔案質量得以保證的重要前提。因此，在檔案專業技術培訓方面，應擴大受訓人員范圍，包括檔案員、施工資料員以及項目負責人，并應針對不同類型的人群有側重地普及相關內容。針對檔案人員，應全方位、深層次地進行工程檔案相關內容培訓;針對施工資料員和項目負責人，主要把重點放在工程檔案編制驗收標準相關內容普及上，讓其對檔案編制質量要求有了解。

（三）建立事前、事中、事后檔案質量控制模式。為保障文件材料收集齊全完整、內容真實、數據準確，需要各參建單位建立事前、事中、事后管理模式，確保檔案編制全過程管理到位。具體方式如下：1.事前編制檔案方案，統一工程檔案編制驗收要求和歸檔范圍。為了保障后期工程檔案收集完整性，事先建設單位應與各參建單位協商一致，編制檔案方案，統一具體某項目歸檔內容，并建立統一表格，避免工程文件格式出現不規范和多樣化情況。同時，為了保障檔案管理制度及方案落實，應由建設單位負責對各參建單位項目負責人、施工資料員等宣貫相關檔案編制驗收標準及具體工程歸檔內容，讓其了解企業檔案管理要求，以便從源頭起促使檔案編制質量有保障。2.建立事中實時跟蹤管控模式。由于工程資料與工程施工同步進行的，各參建單位項目負責人須對資料進行實時跟蹤，把控工程項目的建設進度，及時跟進并加強建設工程項目的建檔工作。事中管控不僅僅只是對資料質量的核查管理，還要核實資料是否完整、齊全，有無漏項，使工程項目從立項起，就實現對資料各階段完整性收集，實現工程檔案與工程建設過程保持高度一致性。3.建立事后預審機制。當工程資料收集、整理、組卷完畢后，正式向企業檔案室移交前。建設單位作為工程資料收集的總責任單位，應先對各參建單位資料進行審核，項目負責人要確保資料收集齊全以及資料編制符合建設工程檔案編制驗收標準。待所有審核無誤后，再向檔案部門移交。檔案部門對工程檔案進行審核時，可根據事前建立的檔案方案對其完整性進行審核。為了加快工程檔案問題整改速度，建設單位可采取提升工程檔案保證金制度，即相關責任單位在進行工程結算時，必須保障檔案問題整改完畢，且經檔案人員簽字認可后，才可進行財務結算。該制度的建立切實保障了資料收集的完整性、準確性并極大提升了檔案整改效率和質量。

【參考文獻】

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