大數(shù)據(jù)視閾下高校學(xué)生檔案信息化管理應(yīng)用探索

朱曉紅　紀(jì)慶曉　李楓

【摘要】高校學(xué)生檔案作為高校檔案工作的重要組成部分，本文以學(xué)生檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息為支點(diǎn)，結(jié)合學(xué)生在校基本信息現(xiàn)狀，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘其檔案價(jià)值，積極發(fā)揮高校學(xué)生檔案的服務(wù)性和社會(huì)貢獻(xiàn)力，為今后高校學(xué)生檔案信息化管理應(yīng)用，提出對(duì)策性建議。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);學(xué)生檔案;管理

早在20世紀(jì)80年代，美國(guó)人就提出了“大數(shù)據(jù)”概念。 經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸成為海量數(shù)據(jù)的代名詞，指所涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模達(dá)到無(wú)法通過(guò)人工和目前的信息技術(shù)工具，在合理的時(shí)間內(nèi)獲取、管理、處理等整理成具有較高參考價(jià)值的信息。目前國(guó)內(nèi)學(xué)者高茂科對(duì)檔案大數(shù)據(jù)的定義是檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件工具在合理時(shí)間內(nèi)達(dá)到截取、管理、處理并整理成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策更積極的信息。現(xiàn)階段檔案大數(shù)據(jù)定義是將大數(shù)據(jù)技術(shù)和理念應(yīng)用于檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)。是在檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)中包括檔案產(chǎn)生、管理及利用活動(dòng)中形成，跟檔案及檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的各種有價(jià)值的、難以在可接受時(shí)間內(nèi)分析處理的數(shù)據(jù)集。大數(shù)據(jù)的定義是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多、要求實(shí)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)所蘊(yùn)藏價(jià)值大的特點(diǎn)。習(xí)近平總書記在黨的十九屆中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)會(huì)上強(qiáng)調(diào)：“要推動(dòng)實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開放共享、建設(shè)數(shù)字中國(guó)”。這是接下來(lái)檔案工作的總體方向，為大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案信息化管理應(yīng)用探索指明了道路。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

學(xué)生檔案的具體內(nèi)容是學(xué)生家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治思想表現(xiàn)、身體狀況等情況的文字記載材料。主要包含學(xué)籍、人事、黨團(tuán)材料和其他材料。學(xué)籍信息包括高中階段檔案：高中畢業(yè)生登記表、普通高中學(xué)生學(xué)籍管理表、普通高中畢業(yè)會(huì)考成績(jī)登記表、高中學(xué)生考試（考查）成績(jī)登記表、體格檢查表、體育合格情況登記表、中學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)登記表、家庭情況調(diào)查表、高中學(xué)生評(píng)語(yǔ)表、獎(jiǎng)懲材料等;高招階段檔案：普通高等學(xué)校招生考生報(bào)名登記表、普通高等學(xué)校招生考生體格檢查表、普通高等學(xué)校考生志愿表、普通高等學(xué)校招生考生電子檔案（成績(jī)）等;大學(xué)階段檔案：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、就業(yè)通知書副本、學(xué)年考評(píng)表、體檢表、軍訓(xùn)登記表及獎(jiǎng)懲材料等;研究生階段檔案：報(bào)考碩士登記表、畢業(yè)研究生登記表、成績(jī)單、學(xué)位證明、就業(yè)通知書與獎(jiǎng)懲材料等;人事信息包括工作后再讀研的學(xué)生，檔案中除學(xué)籍材料外，還應(yīng)有如下材料：行政、工資關(guān)系介紹信、高（中）等學(xué)校畢（結(jié)、肄）業(yè)轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、就業(yè)通知書、高等學(xué)校畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表、人才交流中心登記表等;黨團(tuán)信息包括團(tuán)員材料：入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;黨員材料：正式黨員包括：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等;預(yù)備黨員包括：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等;積極分子包括：入黨申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、其他積極分子材料等。除了上述概述學(xué)生檔案外，還包含存放在高校檔案館（室），屬教學(xué)檔案類別的學(xué)生檔案，如學(xué)生錄取名冊(cè)、入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)生轉(zhuǎn)、退、休、復(fù)學(xué)的文件以及學(xué)生在校期間的各種處分文件等。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案信息化管理模式

（一）完善制度建設(shè)，夯實(shí)畢業(yè)生檔案信息化管理基礎(chǔ)。以制度為先導(dǎo)，建立健全管理機(jī)制，規(guī)范管理模式是確保檔案齊全完整，提升利用服務(wù)水平，拓寬高校學(xué)生檔案價(jià)值的外延，確保此項(xiàng)工作的嚴(yán)肅性和有效性。如制定《***大學(xué)畢業(yè)生成績(jī)檔案借閱制度》《***大學(xué)學(xué)生檔案整理規(guī)范》《***大學(xué)學(xué)生檔案歸檔范圍》《***大學(xué)檔案保密制度》《***大學(xué)教學(xué)庫(kù)房管理規(guī)章制度》等。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代改善高校檔案管理環(huán)境。50、60年代高校的檔案管理?xiàng)l件艱苦，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，檔案管理體制不健全，相應(yīng)的政策法規(guī)也未出臺(tái)，在經(jīng)歷了國(guó)家的改革開放、教育體制改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整等變化后，高校的檔案內(nèi)部環(huán)境有了明顯的改觀：一是庫(kù)房面積增加，單獨(dú)的辦公室、閱檔室、操作間、專題檔案庫(kù)房等，改善了檔案室的基本狀況。二是檔案管理體制的變化，設(shè)置專職檔案人員，設(shè)置專業(yè)技術(shù)崗位來(lái)增加檔案人員的待遇，使專職檔案人員能專心工作，樂于工作;同時(shí)國(guó)家在檔案管理方面相繼出臺(tái)了政策法規(guī)，如《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案真空充氮密封包裝技術(shù)要求》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等法規(guī)和規(guī)范相應(yīng)出臺(tái)。外部環(huán)境的變化，促成了大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理信息化整體的變化，從大的層面看，有國(guó)家方針政策來(lái)保障，從小的層面看，有學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的大力支持，這些都為高校檔案提供了良好的氛圍，高校檔案管理環(huán)境的改善，為高校檔案人員創(chuàng)造了條件。

（三）規(guī)范學(xué)生檔案信息化錄入、掃描格式。高校檔案信息化管理程度的高低，直接影響大數(shù)據(jù)的分析程度、利用效果等。首先從基礎(chǔ)做起，以文件級(jí)標(biāo)題錄入為支點(diǎn)完善和規(guī)范其錄入標(biāo)準(zhǔn)。1.文件級(jí)目錄錄入的文件標(biāo)題要完整。如高校錄取名冊(cè)的錄入，要完整錄入省份、年度、姓名、專業(yè)等信息。2.提煉主題詞要明確。對(duì)于個(gè)別文件標(biāo)題不明確，沒有明確寫出文件標(biāo)題、字號(hào)的，通過(guò)提煉主題詞錄入，提高文件的查準(zhǔn)率。例如學(xué)生休退轉(zhuǎn)復(fù)學(xué)等文件錄入。要將涉及的學(xué)生姓名、機(jī)構(gòu)名稱等進(jìn)行全方位錄入，如“關(guān)于**等休學(xué)的決定”，要把文件內(nèi)所有學(xué)生姓的名錄入。對(duì)于零散的文字材料，在輸入主題詞的提煉要鮮明，才能真正反映歸檔材料的真實(shí)意圖。3.檔號(hào)的錄入是文件級(jí)目錄管理的“靈魂”。檔案錄入人員在進(jìn)行文件級(jí)目錄錄入時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入。錄入案卷目錄時(shí)，文件字號(hào)要統(tǒng)一。目前我校實(shí)行的檔號(hào)錄入分為兩種類型：一是高校檔案實(shí)體分類法之前的檔號(hào)的錄入;二是高校檔案實(shí)體法檔號(hào)的錄入。不管是哪種錄入類型，都要嚴(yán)格按照以下方式錄入。如遼科發(fā)（2009）22號(hào)，錄入括號(hào)應(yīng)為（）或[]，而{}和【】計(jì)算機(jī)檢索不出來(lái)，只有（）或[]，計(jì)算機(jī)才能檢索出來(lái);沒打“號(hào)”字的檢索不出來(lái)，如遼教發(fā)（2009）1，就檢索不出來(lái);年度要打全，如（1995）4號(hào);在責(zé)任者一欄內(nèi)，多個(gè)單位的可打第一個(gè)單位后面加等就行;雙字號(hào)的解決方法，可以全打上，如大科技（1995）99號(hào)和大財(cái)指（1995）126號(hào)全都打上。4.進(jìn)行全文掃描時(shí)主要以外包形式來(lái)進(jìn)行。高校專職檔案員要做到及時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)檢查補(bǔ)充，同時(shí)做好高校檔案保密工作，提供完整有效的文件，保證文件的掃描完整齊全。

（四）高校專（兼）職檔案員職業(yè)技能的再提高。高校檔案人員技能分為一般技能、專業(yè)技能和補(bǔ)充技能。一般技能是指從事檔案收集、整理、裝訂、修補(bǔ)、查閱、利用等，是檔案人員應(yīng)具有的基本技能;專業(yè)技能是指在一般技能的基礎(chǔ)上，具備檔案鑒定、檔案指導(dǎo)、檔案編研等方面的技能，是區(qū)別于一般技能的核心技能，從業(yè)人員需經(jīng)過(guò)專門的教育、培訓(xùn)和工作實(shí)踐來(lái)獲得，并通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提高專業(yè)水平;補(bǔ)充技能是檔案職業(yè)活動(dòng)中所需要的其他輔助性的技能，有助于提升檔案職業(yè)專業(yè)技能的層次;補(bǔ)充技能則是專業(yè)技能的延伸，是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校專（兼）職檔案人員的新挑戰(zhàn)，要求檔案專業(yè)人員不僅要有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)能力，還要掌握先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，并能熟練運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將高校檔案職業(yè)活動(dòng)帶入全新的數(shù)字時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，如高校檔案文件級(jí)目錄的錄入，文件的全文掃描，檔案網(wǎng)上歸檔流程操作、檔案網(wǎng)上提供利用，學(xué)生成績(jī)網(wǎng)上鑒定及打印等等，這些都是高校檔案職業(yè)補(bǔ)充技能的再提高，為今后高校檔案職業(yè)深化提供廣闊的發(fā)展空間，其社會(huì)地位也將得到提高。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予了我們新的檔案管理工作理念，我們要抓住時(shí)機(jī)，創(chuàng)造條件和機(jī)會(huì)，使高校畢業(yè)生檔案管理實(shí)現(xiàn)其社會(huì)服務(wù)最優(yōu)化，最大限度地發(fā)揮檔案資源在大數(shù)據(jù)時(shí)代所產(chǎn)生最大的利用價(jià)值，這才是高校檔案職業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的唯一出路。

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