新時代企業產品質量檔案管理創新

董娟

【摘要】加強企業的產品質量檔案管理不僅能為企業生產提供依據，還能為各級政府機關檢查企業在制造和設計過程中是否符合國家標準的規定，質量是否達到國家標準等方面提供數據支撐。目前產品質量檔案管理存在不足，主要表現為檔案管理信息化和標準化建設不到位，管理人員綜合素質有待提升，安全管理存在不足。因此，企業應加強檔案管理信息化和標準化建設，提升檔案管理人員綜合素質，重視檔案的安全管理工作。

【關鍵詞】企業;產品質量檔案;創新

企業的產品質量檔案是指產品在研制、生產、檢驗、試驗、計量、測試、理化試驗、使用、服務全過程形成的反映產品質量的各種文件、原始記錄、報告、合格證書、聲像資料等真實記錄。它不僅能為企業生產提供依據，還能為各級檢查提供數據支撐。因此，加強產品質量檔案管理是十分必要的。然而，由于缺乏相應的管理規章制度或者是規章制度沒有得到嚴格落實，部分檔案員綜合素質有待提升，加上計算機和互聯網的作用不明顯，制約了產品質量檔案管理水平的提升。

一、企業產品質量檔案管理的意義

產品質量檔案管理是企業管理的一項重要工作。新時代，加強產品質量檔案管理，對企業的創新發展都具有重要作用。

（一）為制造檢查和評估提供依據。產品質量檔案能客觀、公正、詳細地記錄產品在研發和制造過程中的基本情況。通過加強產品質量檔案管理，有利于獲取豐富的檔案數據資料，進而為開展檢查，進行生產評估提供依據。同時，也有利于更為詳細和全面掌握企業生產的基本情況，對改進產品在研發和制造過程中的不足具有積極作用。

（二）為企業改革和發展提供支撐。通過加強產品質量檔案管理，對原始的、系統的檔案進行研究和綜合分析，了解研發和制造的現狀，能為企業制定科學合理的決策提供依據，對推動企業研發和制造的改革和發展具有重要意義。

（三）有利于推動產品質量的提升。產品質量檔案是企業進行制造檢查、評比、評估的重要依據，能為制造過程的改進提供參考。在日常工作中，通過詳細收集并整理產品質量檔案，查閱產品質量檔案資料，不僅能客觀了解企業生產和制造的基本情況，同時通過與國家相關標準、規范的對比，檢查生產和制造過程的不足和缺陷，學習并借鑒先進經驗，有利于改進產品制造過程中的不足，有利于優化制造方案，提升產品質量。

二、企業產品質量檔案管理存在的不足

（一）產品質量檔案管理信息化和標準化建設不到位。傳統的產品質量檔案管理，主要由檔案員按照規章制度對檔案資料進行整理和保管，為企業各級人員提供檔案服務。檔案員的日常工作主要是對檔案進行整理和維護，對過期的、可報廢的檔案則按國家相關標準的規定進行報廢處理。目前，部分檔案員仍然沿用傳統模式開展檔案管理，工作效率偏低，已難以有效滿足新時代企業對產品質量檔案管理的需要。此外，由于產品質量檔案管理信息化和標準化建設不到位，未能構建有效的管理系統，忽視對檔案資料進行數字化處理，信息化管理系統建設滯后，信息檢索和檔案資料查詢也不方便。

（二）產品質量檔案管理人員綜合素質有待提升。產品質量檔案管理具有復雜性、重要性和保密性等顯著特征，對檔案員的綜合素質要求也比較高。管理人員不僅要熟悉產品質量檔案管理流程，嚴格遵守檔案管理規章制度，還要注重提高計算機使用技能，能對檔案資料進行數字化處理，滿足信息化管理需要。但目前企業產品質量檔案專職管理人員數量不足，甚至許多是由行政管理人員兼職的。部分檔案員專業基礎知識缺乏，甚至連計算機和掃描器都不能熟練使用，根本不能勝任產品質量檔案管理信息化工作。

（三）產品質量檔案的安全管理工作存在不足。現有的產品質量檔案以紙質為主，為確保檔案資料安全，只能憑個人的能力做好防潮、防水和防火等工作。大多數企業沒有配備相應的防護器材，如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計等。一旦有突發性情況危害文件安全時，我們沒有防護措施可以保護文件不受損壞。

三、新時代企業產品質量檔案管理的創新策略

為改進企業產品質量檔案管理的不足，順應新時代的要求，企業有必要采取以下措施加強產品質量檔案管理：

（一）加強企業產品質量檔案管理信息化和標準化建設。企業產品質量檔案管理人員要更新管理理念，改變傳統的“重保存、輕利用”觀念，更加注重企業產品質量檔案的綜合利用。要樹立現代化管理理念，加大新時代產品質量檔案管理重要性的宣傳力度，宣傳新時代檔案管理方式變革和服務理念轉變，強調產品質量檔案的服務功能，注重對產品質量檔案信息資源的二次挖掘和分析利用，讓產品質量檔案更為有效地發揮作用。我們要對檔案實現數字化存儲，這樣可以檢索查閱全文，無須調用紙質檔案，最大限度地保護了檔案原件，節省了查找檔案的時間，提高了工作的效率，要盡量做到紙質與電子資料同時歸檔。由于企業產品質量檔案具有保密性要求，只能在一定范圍內開放。因此，檔案員應該合理應用現代化信息技術和多媒體技術，將紙質檔案轉變成數字化的模式，通過計算機系統進行保存。通過對計算機系統設置密碼，嚴格控制檔案的查找權限，防止非檔案管理人員隨意對檔案進行瀏覽和下載。這一環節的設置，使檔案管理工作具有較高的安全性、機密性、穩定性。這樣做也能夠保證檔案信息的真實性和安全性得到進一步提升。

（二）提升檔案管理人員綜合素質。招聘專業化檔案管理人才，滿足檔案管理需要。檔案管理人員既要具備扎實的檔案管理基礎理論，還要熟練掌握計算機和互聯網應用技能，確保勝任企業檔案管理需要。注重對檔案員的培訓，不斷更新他們的知識結構，豐富他們的專業知識儲備，使其能掌握計算機使用技巧，能熟練應用大數據挖掘和分析技術，確保勝任檔案管理工作。此外，還要組織檔案員開展經驗交流與研討會，相互學習和借鑒，從而豐富自身檔案管理工作經驗，提高檔案管理的綜合技能。

（三）重視檔案的安全管理工作。增強檔案管理安全意識，將安全管理擺在突出位置，防止安全事故發生。要做到以下幾點：1.新進資料要進行檢查，發現蟲霉現象要進行消毒除蟲后方可入庫。2.庫房應切實做好溫濕度控制、防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作。

3.通過科學管理，庫房應達到溫濕度適宜、清潔衛生，使資料能夠長期保存在良好環境中，最大限度的延長其壽命。4.庫房內不得吸煙，非工作人員不得隨意入內。5.對庫藏文件要經常檢查，發現問題及時報告，并積極采取有效措施處理。6.發生突發性危害文件安全時，要采取積極措施保護，并及時向上機報告。7.庫房應有防蟲紗窗、防蟲劑等防蟲設施。8.庫房要保持清潔，庫房門窗不得隨意打開。9.庫房或其附近必須配備適用的消防器材，并要定期檢查更換。10.庫房電源線路要安全可靠，定期檢查。嚴禁有明火裝置和存放易燃易爆物品。庫房無人工作時，必須關閉所有電器電源。此外，還要組織檔案員加強學習，確保檔案員認真遵守各項規章制度，提升檔案管理水平。

（四）完善規章制度。完善的規章制度是規范檔案工作的基礎。我們應該根據有關檔案法規、標準，借鑒兄弟單位的規章制度，結合本單位檔案工作實際制定相關的檔案管理規章制度，使檔案管理有章可循，有序開展。產品質量檔案管理對生產的開展和企業的發展具有重要作用。應該認識產品質量檔案管理存在的不足，順應新時代的要求，推動產品質量檔案管理信息化和標準化建設，提高檔案員素質，重視產品質量檔案安全管理。從多個方面入手，提升新時代企業產品質量檔案管理水平，使其更為有效地發揮作用，也為企業的創新發展創造有利條件。

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