數(shù)字化環(huán)境下的醫(yī)院綜合檔案管理

盧永平

【摘要】醫(yī)院綜合檔案包括理療檔案、技術(shù)檔案、歷史資料等多方面內(nèi)容，隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)張，綜合檔案體量不斷擴(kuò)充。本文探討面向數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理，分析醫(yī)院綜合檔案管理的特征，并給出醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)措施。構(gòu)建適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境及綜合檔案管理特點(diǎn)的檔案管理方案，合理開(kāi)發(fā)醫(yī)院信息資源，為其發(fā)展決策提供理論基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;醫(yī)院;綜合檔案管理

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院傳統(tǒng)管理方式、手段的融合已成為醫(yī)院轉(zhuǎn)型發(fā)展的主要任務(wù)之一。在信息時(shí)代，綜合檔案管理工作的重要性逐漸提升，數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)使得原本的綜合檔案管理效率顯著提升，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)綜合檔案資源化的前提。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理實(shí)踐剛剛起步，在應(yīng)用數(shù)字化手段時(shí)還存在一定問(wèn)題，需要對(duì)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。

一、醫(yī)院綜合檔案管理特征

醫(yī)院綜合檔案涵蓋醫(yī)療、財(cái)務(wù)、人資、行政、科技等多個(gè)方面，檔案類(lèi)別豐富、內(nèi)容復(fù)雜，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理帶有一定的獨(dú)特性。1.載體性特征。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文件為主，可供直接翻閱和查看。在數(shù)字化環(huán)境中，綜合檔案的存在形式及格式更加豐富，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、云空間、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等均可能成為檔案信息的存儲(chǔ)載體。2.時(shí)效性特征。在數(shù)字化環(huán)境中，依托于網(wǎng)絡(luò)的靈活性和高速性，相關(guān)人員可隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案信息的查詢、調(diào)取和管理。一系列與綜合檔案相關(guān)的操作均可在極短的時(shí)間內(nèi)完成，檔案信息的時(shí)效性大大增強(qiáng)。

3.共享性特征。數(shù)字化檔案管理打破了傳統(tǒng)檔案的空間限制，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)即可完成檔案?jìng)鬏斉c共享，對(duì)原始檔案進(jìn)行充分保護(hù)。

二、面向數(shù)字化環(huán)境的醫(yī)院綜合檔案管理

（一）開(kāi)發(fā)數(shù)字化資源，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。醫(yī)院發(fā)展數(shù)字化綜合檔案管理方式時(shí)，最首要的任務(wù)就是將原本以紙質(zhì)、實(shí)物形式存在的綜合檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，開(kāi)發(fā)醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化資源，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將綜合檔案信息分類(lèi)、分級(jí)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。1.檔案分類(lèi)。結(jié)合目前醫(yī)院綜合檔案分類(lèi)情況，為各類(lèi)檔案設(shè)置專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)包括醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)、人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。以醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為例。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院的主要資產(chǎn)構(gòu)成，相關(guān)人員需要將各類(lèi)醫(yī)療設(shè)備的名稱(chēng)、型號(hào)、用途、采購(gòu)信息、維保信息、折舊處理、報(bào)廢處理等信息錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，使管理人員能夠?qū)︶t(yī)院固定資產(chǎn)的保有情況有清晰、直觀的了解，輔助醫(yī)療資源優(yōu)化配置工作的開(kāi)展。醫(yī)院的科技檔案通常具備較高的科研價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因此在對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，必須確保錄入信息嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。醫(yī)院各項(xiàng)科研活動(dòng)的申報(bào)及審批資料、過(guò)程記錄、科研成果信息等均要全面、準(zhǔn)確納入數(shù)字化檔案管理平臺(tái)當(dāng)中，并提高科研檔案的訪問(wèn)權(quán)限。2.目錄構(gòu)建。醫(yī)院綜合檔案類(lèi)別豐富、內(nèi)容體系龐大，在開(kāi)發(fā)數(shù)字化資源時(shí)，可利用著錄標(biāo)引，提取各檔案資料的檔案號(hào)、分類(lèi)號(hào)、名稱(chēng)、建設(shè)時(shí)間、關(guān)鍵詞等信息，構(gòu)成數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，以便之后通過(guò)數(shù)字化管理平臺(tái)進(jìn)行具體檔案信息的查詢和調(diào)取，為檔案資源利用提供方便。3.檢索優(yōu)化。除依照綜合檔案的類(lèi)別對(duì)其分類(lèi)存儲(chǔ)外，為確保后期檔案管理及應(yīng)用活動(dòng)的高效開(kāi)展，建議設(shè)置分級(jí)的檔案檢索系統(tǒng)。按照綜合檔案的重要程度，將其劃分為院級(jí)檔案、全宗級(jí)、案卷級(jí)和文件級(jí)四個(gè)等級(jí)，以便在最短的時(shí)間內(nèi)定位到所需檔案，并對(duì)不同級(jí)別的檔案設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化資源開(kāi)發(fā)不可能一蹴而就，在發(fā)展過(guò)程中，可優(yōu)先將那些實(shí)用價(jià)值、儲(chǔ)存價(jià)值及資源開(kāi)發(fā)價(jià)值較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)完成全部綜合檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，確保信息安全。醫(yī)院綜合檔案內(nèi)容涉及醫(yī)院發(fā)展運(yùn)營(yíng)的方方面面，是非常重要的內(nèi)部資料。數(shù)字化綜合檔案管理雖然給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)更高效的工作方式，并實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)也將來(lái)自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的一些風(fēng)險(xiǎn)帶入檔案管理工作當(dāng)中。就目前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)展看，信息風(fēng)險(xiǎn)管理也要明顯滯后于檔案數(shù)字化建設(shè)。為此，要求在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，充分維護(hù)醫(yī)院綜合檔案信息安全，杜絕信息泄露、盜取等問(wèn)題的發(fā)生。第一，確保數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。數(shù)字化檔案管理應(yīng)依托于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離，并通過(guò)數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限限制等，確保綜合檔案信息安全。檔案管理人員需定期檢對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查。例如，定期更新殺毒軟件，安裝高性能的防火墻，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到外界風(fēng)險(xiǎn)的干擾。第二，做好檔案信息備份工作。除數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)自帶的備份功能外，檔案管理人員應(yīng)對(duì)綜合檔案信息進(jìn)行異地備份，選用性能優(yōu)良的備份磁盤(pán)，并定期檢查磁盤(pán)中備份信息的完整性。第三，對(duì)于重要檔案，應(yīng)將其原件同步保存，確保兩種檔案形式中的內(nèi)容相一致。除外部風(fēng)險(xiǎn)防范外，內(nèi)部信息安全也是數(shù)字化綜合檔案管理的重點(diǎn)。在將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過(guò)程中，要確保數(shù)據(jù)、信息輸入的準(zhǔn)確性。例如，在完成某一部分檔案錄入工作后，交換人員崗位進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人員失誤問(wèn)題并進(jìn)行糾正。檔案掃描的過(guò)程中，要求逐項(xiàng)、逐頁(yè)進(jìn)行，避免出現(xiàn)遺漏或掃描不清晰的問(wèn)題。目前不少醫(yī)院在日常管理過(guò)程中均已融入信息化管理方式，例如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等均依托專(zhuān)門(mén)的信息化平臺(tái)。構(gòu)建數(shù)字化綜合檔案管理平臺(tái)時(shí)，要注意各平臺(tái)之間的互通互聯(lián)。從現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)中提取綜合檔案信息，在根源上避免人工操作帶來(lái)的失誤問(wèn)題。在數(shù)字化管理過(guò)程中，結(jié)合人員崗位工作內(nèi)容設(shè)置檔案管理操作權(quán)限，禁止其他部門(mén)人員在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下進(jìn)行檔案查詢、下載等操作。

（三）完善檔案管理規(guī)范，提高管理成效。數(shù)字化檔案管理工作與醫(yī)院其他管理工作相同，需要在合理、完善工作規(guī)程的引導(dǎo)下，才能確保各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作規(guī)范開(kāi)展。因此醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況及綜合檔案管理需求，打造適應(yīng)本單位的數(shù)字化檔案管理規(guī)范。規(guī)范中必須對(duì)數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)流程、要求、管理內(nèi)容等進(jìn)行明確，并對(duì)管理人員的職責(zé)和任務(wù)進(jìn)行合理劃分。確保每一項(xiàng)檔案管理操作都能在規(guī)范中找到相應(yīng)的理論支撐，對(duì)管理人員的個(gè)人行為進(jìn)行約束。管理規(guī)范的編制和完善應(yīng)交由醫(yī)院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員代表及技術(shù)人員等共同進(jìn)行，確保規(guī)范中各項(xiàng)要求符合醫(yī)院綜合檔案管理的實(shí)際情況，且具備較高的可執(zhí)行性。例如，對(duì)檔案信息的錄入、分類(lèi)、存儲(chǔ)等技術(shù)要求作出明確規(guī)定;規(guī)范設(shè)置檔案管理及相關(guān)操作權(quán)限，其他部門(mén)人員在查詢、調(diào)用檔案之前，需向相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開(kāi)展相應(yīng)操作。檔案管理規(guī)范隨著醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的深入，不可避免會(huì)表現(xiàn)出一定的滯后性，因此要求對(duì)管理規(guī)范進(jìn)行動(dòng)態(tài)化完善。結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化綜合檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，分析之前一段時(shí)間內(nèi)管理規(guī)范在實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生問(wèn)題和阻礙，加以修正或更新，始終保證管理規(guī)范與數(shù)字化綜合檔案管理實(shí)踐相互匹配。數(shù)字化綜合檔案管理的高效開(kāi)展依托于準(zhǔn)確、全面的原始信息，為此綜合檔案管理工作應(yīng)得到醫(yī)院其他部門(mén)的積極配合。在提交原始檔案的過(guò)程中，規(guī)范檔案格式并保證其中信息準(zhǔn)確、清晰，為檔案數(shù)字化管理提供便利。

三、結(jié)論

本文對(duì)數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院綜合檔案管理優(yōu)化措施進(jìn)行分析，建議相關(guān)單位從開(kāi)發(fā)數(shù)字化資源，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù);加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)管，確保信息安全;完善檔案管理規(guī)范，提高管理成效等角度出發(fā)，打造科學(xué)、適用的數(shù)字化綜合檔案管理發(fā)展方案。不斷提高醫(yī)院數(shù)字化檔案管理能力，充分利用檔案資源。

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