中學檔案管理數字化建設面臨的困境及對策

梁文欽

【摘要】為了更好地提高中學檔案管理的水平，需要將中學檔案管理與數字化建設相結合，提高管理效率，簡化檔案信息資料管理的復雜程度，以此來促進中學檔案管理建設。本文針對中學檔案管理數字化建設中所面臨的困境展開探討，并就其中的難點提出相關對策，以期為部分中學的檔案管理數字化建設提供參考意見。

【關鍵詞】中學檔案管理;數字化建設;困境

網絡時代，信息化手段的應用，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以增強檔案管理的質量。但就當前中學檔案管理建設而言，其中仍然存在著諸多問題，導致中學檔案管理建設陷入了困境當中，所以明確中學檔案管理與數字化建設的關系是新時代中學發展的工作重點。

一、中學檔案數字化管理的重要作用

（一）數字化建設可以提高中學檔案管理的效率。在傳統的檔案管理模式下，主要依賴于人工操作，費時費力，人力支出成本較多。而中學的檔案管理，牽扯內容范圍較廣，數據內容龐大，管理起來難度格外大。將中學檔案管理數字化建設，打破原先人工管理的時間、區域限制，在檔案管理、查詢、使用中，簡化了其復雜的流程，能夠及時查詢到所需要的檔案資料，提高了檔案管理效率。

（二）數字化建設可以降低中學檔案管理的成本。傳統的檔案管理模式，不僅要支出眾多的人力成本，還要支出大量的物力和時間成本。人工進行檔案管理，需要專門的辦公場地，同時對人員數量還有著一定的要求，所以傳統的檔案管理模式支出成本較高。而較中學檔案管理向著數字化建設方向發展，只需要建立統一的數據庫或相關的檔案管理平臺，設置權限，通過權限后，便可以輕松查詢檔案管理資料，提高了檔案的管理與效率，也提高了檔案的使用效率，同時降低了中學檔案管理的各項成本。

（三）數字化建設可以提高中學檔案管理的安全指數。將傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，不僅利于查詢，還利于檔案的保存。傳統的檔案管理模式下，紙質檔案受外界影響因素較大，且因為紙質檔案眾多，不管是保存還是查詢起來，難度都比較高。而將紙質檔案轉為電子檔案，可以采用數據庫的形式進行保存和備份，有效地減少了檔案的遺失和損壞現象，實現了檔案保護。另外可以通過設置關鍵詞的形式進行檢索，有效地提高了檔案的利用率，與傳統的人工查詢方式相比，不僅保護了檔案的完整，還提高了檔案查詢的效率。

二、中學檔案數字化管理現狀

近年來，數字化建設的勢頭如火如荼，在各行各業中都取得了突出的成就。而在中學檔案管理工作中，相較于以往，學校也增強了對檔案管理工作的重視，所以檔案管理在學校工作中，起到了極大的積極意義。但對于中學的數字化管理，由于起步較晚，發展時間較短，且沒有完整的案例進行借鑒，所以當前的中學檔案數字化管理中仍然存在一定的問題。

（一）缺乏足夠的重視程度。相較于以往，學校確實提高了對檔案管理工作的重視程度，但就整體而言，這樣的重視程度還遠遠不夠。學校的主要工作是教書育人，所以更加側重于教學方面的重視，但檔案管理作為學校管理中的一部分，其也關系著學校的發展，所以必須還要加強對檔案管理工作的重視程度。縱觀我國大部分學校，簡單地將檔案管理工作等同于檔案整理工作，其中存在較大的缺失性，嚴重影響檔案管理向著數字化建設的方向發展。

（二）沒有與時俱進。中學的檔案管理工作的數字化建設雖然已經被提出，且受到了部分學校的重視，但大部分學校的中學的管理工作，仍然與以往毫無二致，與時代脫軌，管理工作與教育理念完全不匹配，從而使得學校的發展非常畸形，存在較大的差異性。其學校的數字化建設基本設備也并不完善，相應的現代化設備缺失，無法為中學檔案管理工作的數字化建設提供有力的外部環境。

（三）檔案管理人員素質不夠。就學校而言，側重點多放在學生與老師身上，而檔案管理被認為是后勤部門，一般屬于學校的養老部門或者輔助部門，在安排人員時，一般都是老師兼任的形式，缺乏高素質的專業人才。檔案管理人員并不具備專業背景，其專業素養與檔案管理工作崗位的需求不匹配，使得檔案管理工作沒有發揮其實際效用，缺乏合理性和科學性。

三、優化中學的數字化管理措施

（一）提高中學檔案數字化管理的重視程度，加大資金投入。中學的數字化管理與學校的發展息息相關，也屬于學校管理當中的重要一環。所以學校首先要提高對中學檔案數字化管理的重視程度，校領導要加強檔案數字化管理的意識，為檔案數字化管理提供良好的發展環境。另外，學校要加大對檔案數字化管理的資金投入，為檔案數字化管理提供必要的人力、物力、資金資源，促進檔案數字化管理的進程。在檔案數字化管理中，完善其基礎設施信息化建設，比如照相機、投影儀、掃描儀等各項現代化軟件設備，成立專業的檔案管理部門，使檔案管理具有一定的獨立性，為檔案管理的發展掃清路障。

（二）建立完善的數字化管理體系，為數字化管理工作提供制度保障。由于當前中學檔案數字化管理過程中，其工作沒有明確的目標，也缺乏規范的標準，為了使中學答案數字化管理有著明確的前進方向，必須建立完善的數字化管理體系，加強數據信息的溝通和共享，滿足中學檔案數字化管理的現實需要。在當前的中學檔案數字化管理過程中，因為管理人員素質不夠，所以導致電子檔案出現收錄混雜、標準不一致的現象，結合有關的《檔案著錄規則》等多項規章制度，建立完善的數字化管理體系，使數字化管理工作在制度內進行，以此來規范數字化檔案管理工作的進行，促進中學檔案數字化管理的標準化和制度化。

（三）開展培訓，提高管理人員綜合素質。中學檔案數字化管理對管理人員的綜合素質要求較高，而學校可以通過參加培訓的方式，提高中學檔案管理人員的綜合素質，以此來推動中學檔案數字化管理的建設。中學檔案數字化管理為中學檔案帶來了相應的機遇和挑戰，機遇是可以提高中學檔案管理水平，增強中學檔案管理質量，而挑戰則是對學校提出了更高的人才要求。為了滿足中學檔案數字化管理的新要求，學校要加強對中學的工作業務培訓，尤其是著重對于大管理，數字化建設所需要的理論知識進行培訓，使檔案工作者熟悉數字化建設中的每一個環節，提高數字化建設的應用能力和水平。

（四）運用網絡技術，建立檔案平臺。中學的檔案信息資源較為龐大，所牽扯到的學生、老師等主體的范圍較廣，采用人工成本進行管理，不但費時費力，且極容易出錯。而運用網絡技術，建立相應的檔案平臺，統一中學檔案管理的具體標準，能夠提高檔案資源的利用率，最大程度地發揮大資源的使用效果。在學校建立檔案平臺，還可以促進檔案信息的交流和共享，以此來促進檔案信息的數字化建設。

四、結語

綜上所述，中學檔案數字化管理是未來大勢所趨，也是中學下一步工作的重點。為了提高中學校園檔案信息化管理的水平，解決檔案信息化管理當中存在的問題，可以通過提高對檔案信息化管理的重視程度，建立完善的檔案數字化管理體系，打造一支高質量的人才隊伍，從思想、體制、人才三方面出發，切實貫徹落實中學檔案的數字化管理與建設的相關要求，以此來提高中學檔案管理水平，使檔案管理為學校的發展做出更大貢獻。

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