醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

莊淑敏

【摘要】本文主要圍繞著醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理缺陷、應(yīng)對策略，望能夠?yàn)榻窈筢t(yī)院內(nèi)部文書檔案各項(xiàng)管理工作有效實(shí)施提供指導(dǎo)性的建議或者參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室;文書;檔案管理;缺陷;對策

醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書，是重要的文職崗位，文書檔案的管理，是其中一方面重要的工作內(nèi)容，工作內(nèi)容極具復(fù)雜性與特殊性，極易存在著各種缺陷問題，亟待進(jìn)一步處理。

一、醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作特征

（一）工作內(nèi)容重點(diǎn)突出。醫(yī)院內(nèi)部文書檔案的重點(diǎn)主要是以紙質(zhì)版與其余載體所機(jī)載發(fā)生事情與過程的記錄、重要檔案、物品保存等為主要的管理內(nèi)容。管理文書資源關(guān)鍵為信息初級及存儲。分門別類存儲過程，管理的重點(diǎn)比較突出，集中于采集、目錄制定、存儲及管理等各個(gè)過程。因此，可以說醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作有著重點(diǎn)鮮明這一特點(diǎn)。醫(yī)院內(nèi)部辦公室的文書工作日常會(huì)涉及較多的信息內(nèi)容，這些信息內(nèi)容均屬于醫(yī)院在發(fā)展階段有效的記載與反應(yīng)，財(cái)務(wù)資料、新設(shè)施的檔案、科技信息、行政控制等均屬于文書檔案的范疇。由于文檔信息有著多樣性這一特點(diǎn)，故文書檔案存儲載體方面多元化的特征鮮明，如責(zé)任書、協(xié)議、影像、錄音、圖片等各類文件與電子類資料等等。

（二）解讀文書作業(yè)及文書資料間的關(guān)系。文書作業(yè)主要包含著采集與整理資料、立卷歸檔文書資料，而管理文書資料主要包含著信息書寫的內(nèi)容、文件具體形式及是否要實(shí)時(shí)化歸檔處理等等。文書作業(yè)，屬于檔案管理重要基礎(chǔ)，文書管理全過程，屬于辦公室的文書資料實(shí)際產(chǎn)生過程。

二、缺陷分析

（一）文書檔案的工作體制不夠完善化。文書檔案方面工作體制缺乏完善度，管理體制難以滿足現(xiàn)實(shí)的管理工作需求，均屬于現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部管理文書資源過程中比較常見的一些缺陷問題。管理文書資料重難點(diǎn)為采集、歸納、分類整理各種文書資料。需建立起標(biāo)準(zhǔn)化的體制，對采集文書資料方面提出相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)與要求，避免關(guān)鍵的文書資料出現(xiàn)被漏掉的情況，對制定分類的方式予以有效明確，以保證檔案文書保存合理，以備后期利用。但從現(xiàn)階段國內(nèi)大部分醫(yī)院內(nèi)部管理文書檔案工作具體落實(shí)情況來看，往往文書檔案的工作體制還不夠完善化，影響著醫(yī)院內(nèi)部管理文書檔案各項(xiàng)工作的有序開展。

（二）不夠重視文書資料的管理過程。因醫(yī)院逐漸參與到市場化的運(yùn)營環(huán)境當(dāng)中，醫(yī)院工作者廣泛存在著關(guān)注業(yè)務(wù)利益，而忽略了檔案管理這一現(xiàn)實(shí)情況。還有部分工作者認(rèn)為文書資料的管理工作可有可無，并無重要作用可發(fā)揮。管理內(nèi)容方面，技術(shù)含量相對較低，實(shí)際操作較為繁瑣。采集歸納好文書資料后，利用率相對較多，利用價(jià)值較低。受這些方面思想所影響，文書檔案的管理過程被嚴(yán)重忽視，管理質(zhì)量及效率難以保障，檔案混亂、遺失等情況頻繁發(fā)生。

（三）管理者的綜合素養(yǎng)仍需提升。醫(yī)院知識及醫(yī)療科技，屬于醫(yī)院內(nèi)部人才選聘重要標(biāo)準(zhǔn)及后期培訓(xùn)主要內(nèi)容，醫(yī)院內(nèi)部文書資源的管理者通常屬于非信息管理專職工作者，只是從其余科室當(dāng)中臨時(shí)調(diào)取后組建成的一支管理團(tuán)隊(duì)。從中便可了解到，文書管理團(tuán)隊(duì)在文書管理科學(xué)措施與手段方面較為欠缺，只能夠憑借著自身管理觀念與生活觀念落實(shí)文書資料各項(xiàng)管理工作，但往往很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理與使用這些文書檔案，以至于醫(yī)院內(nèi)部文書檔案的管理者自身綜合素養(yǎng)方面需得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

（四）醫(yī)院內(nèi)部文書資料的管理投入相對較少。由于醫(yī)療用房短缺情況比較嚴(yán)重，醫(yī)院內(nèi)部存儲檔案場地十分有限，醫(yī)院內(nèi)部文書資料的管理職責(zé)若劃分不夠清楚，則無法實(shí)現(xiàn)全面性的管理，醫(yī)院內(nèi)部文書資料及醫(yī)療病例數(shù)據(jù)信息存儲、檔案庫房保存處于混合狀態(tài)之中，難以標(biāo)準(zhǔn)化管理文書檔案，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理整體資料質(zhì)量相對較差。

三、應(yīng)對策略

（一）樹立文書檔案正確的管理理念。對于醫(yī)院來說，文書檔案工作屬于重要的歷史憑證及臨床科研基礎(chǔ)條件，所涉及領(lǐng)域相對較寬、包含著的種類較多、有著較強(qiáng)的綜合性，能客觀反映出醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作與活動(dòng)情況。對此，需要醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理者們提高對本職工作的重視程度，樹立文書檔案正確的管理理念，擺正文書檔案該項(xiàng)管理工作的重要位置，以確保文書檔案各項(xiàng)管理工作能夠高效進(jìn)展。

（二）逐步完善文書檔案的管理機(jī)制。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)當(dāng)逐步完善文書檔案的管理機(jī)制，對各種文書資料采集、歸納操作做出明確的規(guī)定，設(shè)立文書檔案的級別與分類各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，對各級文書檔案具體管理方式予以有效確定，分類存儲文書檔案，并依據(jù)內(nèi)容特定存儲至相應(yīng)的部門。確立人力管理機(jī)制及考評標(biāo)準(zhǔn)，將文書檔案各項(xiàng)管理工作均責(zé)任分配至各個(gè)人頭上，監(jiān)控各個(gè)管理環(huán)節(jié)，注重績效與考評之間的有效結(jié)合，針對并不符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的管理或者工作行為，予以嚴(yán)格懲處。從而通過文書檔案的管理機(jī)制逐漸完善化、考察機(jī)制與人力管理機(jī)制的逐步實(shí)施，確保醫(yī)院內(nèi)部文書檔案各項(xiàng)管理工作真實(shí)效能得以充分發(fā)揮。

（三）重視文書資料的管理過程標(biāo)準(zhǔn)化銜接。實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化的管理，就需檔案管理者們重視文書資料的管理過程標(biāo)準(zhǔn)化銜接，能夠嚴(yán)格控制好檔案紙張的規(guī)格、筆支選擇、文件形式等一手信息質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。處理好文件后，應(yīng)確保能夠及時(shí)做好歸納立卷及歸檔處理。

（四）重視管理者素質(zhì)方面的教育工作。在建立完善醫(yī)院內(nèi)部文書檔案專項(xiàng)機(jī)制期間，相應(yīng)的組織管理及訓(xùn)練工作務(wù)必要跟上，以確保管理者們實(shí)際的工作水準(zhǔn)能夠得到提升，讓其能夠充分落實(shí)考核體質(zhì)方面工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)先提高領(lǐng)導(dǎo)著對于文書檔案各項(xiàng)管理工作的重視程度，增強(qiáng)文書檔案整個(gè)管理過程傳播的力度，充分調(diào)動(dòng)基層與中層領(lǐng)導(dǎo)者的積極性，努力做好文書檔案各項(xiàng)管理教育培訓(xùn)工作，以促進(jìn)文書資料的管理水平有效提升。

（五）注重文書檔案管理工作硬件方面的合理匹配。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重文書檔案整個(gè)管理過程各項(xiàng)資源的科學(xué)引入，不僅要引入大量人力，還需積極引入各種先進(jìn)的設(shè)施與科學(xué)技術(shù)，通過科學(xué)管理措施及基本設(shè)施，助推醫(yī)院內(nèi)部文書檔案各項(xiàng)管理工作高效實(shí)施。技術(shù)方面，主要包含電子科技及信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理文書檔案，確保檔案實(shí)際使用率能夠得到有效提升?；A(chǔ)設(shè)施方面，以電子裝置為主，對文書檔案整個(gè)管理模式起到充實(shí)作用，讓文書資料實(shí)現(xiàn)影像化與音像化。存儲文書檔案，應(yīng)當(dāng)將防蟲、防潮、防火各項(xiàng)措施做好，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理，防止資源泄漏等情況出現(xiàn)。

（六）提升文書資料管理者的政治涵養(yǎng)。伴隨著現(xiàn)階段的不斷進(jìn)步發(fā)展，醫(yī)院的文書檔案各項(xiàng)管理工作得以持續(xù)更新及優(yōu)化。在這一背景之下，對于廣大檔案管理者政治涵養(yǎng)要求逐步提升。要求文書檔案的管理者不僅應(yīng)當(dāng)了解關(guān)于檔案管理實(shí)際所需科學(xué)化的管理技術(shù)與措施，還應(yīng)當(dāng)具備較高的政治涵養(yǎng)及道德品質(zhì)。管理文書檔案，從資料采集至使用均屬于一項(xiàng)細(xì)節(jié)化、復(fù)雜化的工作內(nèi)容。對此，檔案管理者務(wù)必要具備較高政治涵養(yǎng)及職業(yè)品質(zhì)，盡職盡責(zé)、一絲不茍地完成文書檔案各項(xiàng)管理工作。

（七）注重文書資料的管理者專業(yè)理論及能力的培育與塑造。注重文書資料管理者專業(yè)理論及能力的培育與塑造，需先實(shí)現(xiàn)受眾群充分的利用，將檔案管理的傳播工作做好，以使用者自身思想為根本點(diǎn)，全面篤實(shí)大眾對于檔案管理方面的認(rèn)識，確保群眾能夠逐漸意識到存儲與管理檔案在醫(yī)院整體發(fā)展當(dāng)中的主要作用;而后，加強(qiáng)全體檔案管理者專業(yè)理論及能力的培訓(xùn)，以促進(jìn)全體檔案管理者專業(yè)理論知識掌握能力及應(yīng)用能力。

四、結(jié)語

綜上所述，對于醫(yī)院辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理缺陷問題，均能夠有更加深入的認(rèn)識及了解。同時(shí)，也提出若干應(yīng)對策略。為了能夠在今后更好地開展醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理各項(xiàng)工作，便還需廣大資深管理者們能夠積極投身于實(shí)踐探索當(dāng)中，多積累相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身專業(yè)化的工作水平，以確保醫(yī)院的辦公室內(nèi)部文書及文書檔案的管理各項(xiàng)功能高效開展。

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