淺議醫院檔案的管理與利用

楊艷

摘 要：在現階段醫院的各項管理活動中，醫院的檔案管理處于特殊的發展地位。醫院檔案是醫院的寶貴財富，是醫院檔案管理工作的重要組成部分，對醫院現代化建設尤其重要。通過醫院檔案的形成及內容，可以認識到，加強醫院檔案管理工作，有利于醫院現代化、科學化管理;有利于醫療質量和服務水平得的提高;有利于醫學科級的推廣應用;有利于醫患雙方利益的維護。

關鍵詞：醫院檔案;管理;利用

檔案作為知識的結晶和信息資源，是歷史發展與社會實踐的真實記載。隨著醫療體制的改革的不斷深化，檔案管理工作正由原來的邊緣化向醫院管理的內核靠近，是各項管理工作中取之不盡的信息源，在現代醫院管理中，檔案的信息源功能滲透到醫院管理的各個環節，在醫院的管理中重用價值越來越受到重視。

1 醫院檔案管理的形成

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。

醫院檔案是在辦院的宗旨指導下，按照醫院職能要求和業務范圍，在發展過程中形成的具有保存價值的黨政管理、醫療業務、教學科研、人員結構、財務統計、設備設施、基礎建設等材料，是醫院各項工作的真實記錄和有效憑據，是第一手的參考材料。醫院檔案是眾多醫院管理者與醫務工作者的結晶，是醫院建設與發展的寶貴資料與物質財富。它不僅記錄著醫院興衰發展的歷史，從中可以看到醫院演變的歷史過程，還是醫院文化建設的重要內容。對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。

2 醫院檔案管理的基本要求

1）醫院檔案作為醫院豐富的信息資源，要爭取領導的重視和支持，增強各部門的群體檔案意識，明確檔案管理部門和各部門的關系，打破傳統檔案管理中只管不用的落后觀念，將“死”材料變成“活”材料，使其在醫院建設和發展中發揮應有的作用。

2）醫院檔案為醫院現代化管理提供了可靠依據，使醫院管理在現代化醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變;促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益和經濟效益，提高了醫院的競爭實力。

3）醫院檔案在醫學活動中為總結前人檢驗準備了資料，為后人推動醫學事業的發展創造了條件，人們對新事物的認識在螺旋式上升的過程，離不開檔案的幫助，使之少走彎路，不走彎路，避免人力、物力、財力的損失。

4）醫院檔案有利于醫學科研成果的開發、推動和應用。在生命、心理、醫學研究工作中，按照客觀事物的運動規律，要想加快科學研究的進程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量的充分可靠的資料。同時，通過醫學科技資料的學術交流，才能達到更好地推廣應用和服務大眾的目的。

5）醫院檔案是醫療活動中維護醫患雙方利益的法律依據，對于處理醫療糾紛，保證醫院穩定的工作秩序等具有不可替代的作用。

3 醫院檔案利用的價值

1）檔案利用是醫院檔案工作的根本目的。我們之所以重視醫院檔案工作，關鍵是因為檔案對醫院的各項事業有用。因此，便于醫院各部門、各項工作對檔案的利用，是醫院檔案工作的出發點和歸屬。而整個檔案業務工作的利用環節便是這一根本目的的直接體現。

2）檔案利用工作對醫院檔案工作的開展有決定性影響。檔案工作的開展，取決于社會及醫院決策層的重視程度，取決于各項檔案業務工作是否健康、協調的發展。利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳。通過實際發揮的作用，從而擴大醫院檔案在社會上的影響，贏得各方面的支持。利用工作對醫院檔案工作有著檢驗和帶動作用。

3）檔案利用效果是醫院檔案獲得的工作結果。檔案的利用效果，是檔案用戶在利用檔案室提供的檔案信息后，所獲得的工作、生產的結構。醫院檔案室應當把利用效果的收集、整理、分析和研究，作為一項基本的工作來抓。不但應當了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，而且應當全面了解和掌握檔案用戶利用檔案后有沒有產生積極效果等情況。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善醫院檔案室藏結構與成分，加強各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

4 檔案是醫院管理工作的重要組成部分

1）檔案工作是醫院管理工作的一部分，是有形資產的依據和證明，又是知識產權等無形資產的依據，是醫院資產的組成部分。作為資產，醫院檔案管理就可以投入到醫院管理、經營、科研等活動中，并可以把這些活動的全過程完整地記錄下來，成為推動醫院可持續發展的動力。醫院檔案資料中，并可以把這些活動的全過程完整記錄下來，成為推動醫院可持續發展的動力。醫院檔案資料中蘊藏著豐富的知識與信息，把這些智力資源和無形資產運用到醫院管理中，就可以最大限度地調動職工的工作積極性，從而實現知識創新，特別是醫學科學技術的創新，實現醫院管理的現代化與科學化。

2）檔案在醫院管理中的重要作用。首先，有利于醫療質量與醫療技術的管理，對調整各項技術指標，開展新業務、新技術提供真實、正確、科學的依據。其次，有利于醫院的設備設施管理，通過對使用性能、使用率的分析，保證醫療設備的利用效果，通過對基本建設從設計、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失。再次，有利于醫學科研成果與醫學技術的形成與推廣應用，促進臨床科研與學術交流活動的開展。最后，有利于醫院管理決策的科學化、系統化，使醫院管理者通過檔案信息的收集、匯總、加工、儲存分析過程，形成科學決策的依據，使檔案管理更好的為醫院各項工作服務。

5 加強醫院檔案管理的思考

1）加強檔案法律法規知識學習。加強檔案法律法規知識學習，是提高依法歸檔的自覺性，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。

2）抓好檔案管理的收集工作。采取靈活多樣的手段開展醫院檔案，檔案的收集就是檔案管理員按照有關規定，將分散的檔案有組織、有計劃地集中保存起來。可采取集中收集、分散收集、上門收集、隨時收集、網上收集等靈活多樣的手段，豐富醫院檔案室藏，使檔案室更好地為醫院和社會服務。

3）樹立檔案開發利用觀念。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，在醫院經營管理各項工作中，特別是重大決策的制定與實施，都需要信息反饋，需要各部門密切配合，做好文件材料的整理。因此，醫院應重視利用資源，使之及時轉化為醫院的社會效益與經濟效益，通過檔案管理科學化來促進醫院的現代化建設。

4）提高醫院檔案管理者素質。檔案工作人員自身素質的高低與信息服務工作質量息息相關，一專多識，一專多能就成為對未來檔案工作者的要求。因此，檔案人員要進一步解放思想，更新觀念，加強自身修養。首先，醫院領導應重視檔案人員的素質培養，將檔案管理工作納入議事日程。其次，檔案人員應轉變觀念，主動學習，通過各種形式的繼續教育來不斷更新知識，改善知識機構，開拓視野，增強創新思維，提高創造能力，成為信息社會和檔案學科發展的復合型人才，為醫院在新世紀的不斷發展中做出貢獻。

6 結語

醫院檔案收集工作是一項長期復雜的系統工程，當前醫院檔案收集中缺乏系統性、規范性，管理體制與管理方法都較為落后，檔案管理工作缺乏專業性的人才。所以要提高醫院檔案資料的收集與利用，實現醫院各項工作的長遠發展，醫院相關部門就要對檔案管理工作高度重視，對管理工作進行全面的創新。改變過去傳統的管理理念，建立高素質隊伍，實現管理工作朝著現代化方向發展，從而實現檔案管理工作更好更快地發展。

參考文獻

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作者簡介

楊艷（1984-），女，云南保山，本科，檔案管理，云南省保山市第二人民醫院。