淺析事業單位檔案規范化管理提升策略

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分。隨著社會的發展，事業單位在檔案管理面臨著更加復雜和嚴峻的外部環境，且當前檔案管理工作本身存在各種問題，對管理工作造成嚴重的不利影響。本文主要是對事業單位檔案管理中存在的問題以及相應的提升措施進行具體的研究和分析。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;規范化

事業單位檔案規范化管理是事業單位檔案管理工作順利有序開展的重要保證，同時也是檔案現代化管理工作的組成部分。檔案管理是隨著社會發展應運而生的，只有規范化管理，方可保證各項工作的順利實施。與此同時，檔案管理工作的有效開展在保證事業單位高效發展中發揮著舉足輕重的作用，所以，促進事業單位檔案規范化管理意義重大。

1 當前事業單位檔案管理現狀

1.1 檔案管理缺乏重視程度

一是領導忽視檔案工作。多數領導將資金與精力投入一線業務工作，認為檔案工作不能直接創造經濟效益，沒有將檔案工作納入績效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現象時有發生，未形成統一管理、運轉高效的檔案工作機制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動頻繁。

1.2 檔案管理方式過于落后

目前，事業單位檔案管理技術較為落后，信息化水平低。隨著大數據時代的到來、科學技術的不斷發展，雖然計算機技術、縮微技術、信息檢索系統等先進技術可運用于檔案管理工作中，但因檔案信息化建設投資大，沒有完善的軟硬件設施的支持，很多基層事業單位都在應用最原始、最簡單的文字收集，再由人工進行處理、總結的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現代化進程。

1.3 檔案管理人員能力不足

檔案管理工作的系統化和專業化比較強，但是實際許多從事檔案管理的人員流動性大，在上崗前并沒有接受相應的培訓工作，導致其對檔案管理工作的重點以及相應的管理技術等都沒有足夠的了解和掌握。且隨著檔案管理不斷趨向現代化發展，對于檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，除基礎的檔案管理知識技能外，檔案管理人員還需掌握相應的計算機使用技能。由于各種客觀原因的限制，很難選擇專業人才從事這項工作，尤其缺乏年輕的綜合性人才，限制了檔案現代化管理工作的良性發展。

2 事業單位檔案規范化管理提升對策

2.1 提升檔案管理的意識

在事業單位檔案管理工作的完善中，各級領導和員工應高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的重視力度是檔案規范化管理的前提。因此，應該加強檔案管理工作的宣傳力度，使本單位人員進一步認識和了解檔案管理，在檔案管理制度的制定中將時代性和先進性充分展現出來，使單位內部工作人員的管理意識不斷加強，將信息化技術和管理的相關理念積極引入。應配備專人管理檔案，制定獎罰分明的長效機制調動工作人員的積極性。還應該加強對檔案管理工作人員的管理，定期聽取其工作進度報告，對于存在的問題及時總結。

2.2 增加檔案管理的資金投入

要使檔案管理工作更加完善，新舊管理模式得以轉化就需要單位進行一定的資金投入。現代化設備，先進有效的管理手段能夠明顯提升管理水平和質量，提高單位檔案管理的工作效率。檔案管理部門在得到資金支持后要加強現代化設備的置辦，及時培訓管理人員學習先進管理技術手段，從而更加有效地提升管理水平。

2.3 建立健全檔案信息管理系統

傳統檔案以紙質檔案為主，具有易損壞、易丟失、不便查找的特點。檔案信息的管理在很大程度上能夠反映出事業單位的工作狀況。隨著事業單位發展速度加快，需要記錄的信息逐漸增多，為了使信息存儲更有條理，事業單位應注重建立健全檔案信息管理系統，在紙質管理的基礎上建立電子檔案庫。檔案數字化能彌補傳統檔案的不足，不僅節約儲存空間、降低保管成本、縮短檢索時間、提升查全率和查準率，方便工作人員的查閱、備案，還可以加強檔案管理的保密性、提高工作效率。而且在檔案利用時不受時間、空間的制約，實現檔案跨部門互通，信息共享。在檔案數字化建設中，要充分利用現代化技術設備，建立檔案信息數據庫，實現在庫檔案的電子檢索、電子查閱、電子傳輸。做好事業單位檔案數字化建設，是適應時代發展，為知識社會經濟建設提供便捷服務的重要手段。

2.4 提升檔案管理隊伍的素質

檔案人力資源隊伍的建設在一定程度上影響著檔案管理工作的規范性，所以要想實現規范化管理檔案的目標，需要不斷提升檔案管理人才的素質。因此事業單位的領導者和相關的管理人員應該在單位戰略發展部署中納入培養檔案管理人才的相關工作，積極開展具有較高實踐性和較強專業性的檔案管理培訓活動，不斷提升檔案管理人員的意識和整體素質，使其自身責任感和職業道德不斷加強，在實際的管理工作中自覺遵守各項規章制度，并將自身職能的作用充分發揮出來，從而為規范化管理檔案工作提供保障。

3 結語

現階段，檔案管理工作的重要性日益突出，事業單位檔案管理部門應根據本單位的實際情況，采取行之有效的提升措施，促進檔案管理的規范化，使檔案管理工作優中求精，提升效率，保證各項工作順利、有序地開展，以檔案文化建設助力事業發展。

參考文獻

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作者簡介

余洋（1990-），煙臺市奇山醫院，政工科科員。