淺談事業單位辦公耗材管理中存在的問題與對策

姚云霞

摘 要 隨著科技的飛速發展，事業單位辦公自動化的程度不斷提高，耗材的品種不斷增加，而采購、使用和管理這些耗材也成為事業單位的一個重要管理環節。辦公用品的種類繁多，品種也復雜多樣，如果沒有有效的管理機制，將造成辦公用品的使用不當或浪費。因此，加強事業單位辦公耗材管理具有重要的現實意義。本文在分析事業單位辦公耗材管理的重要性基礎上，深入探討事業單位辦公耗材管理現狀和存在的問題，并針對性地提出加強事業單位辦公耗材管理的對策措施。包括創新管理模式，優化資源配置;加強對員工節約意識的教育，節約使用辦公用品;規范辦公用品，加強重點辦公用品的監督管理。以期為事業單位加強辦公耗材管理提供有價值的借鑒。

關鍵詞 事業單位 耗材管理 問題 對策

一、引言

近年來，計算機在日常工作中得到廣泛應用。隨著計算機科學技術的不斷發展，新產品的開發、新技術的發展以及新設備的應用，隨之而來的是辦公耗材的使用范圍也不斷擴大。而采購、使用和管理這些耗材也成為事業單位的一個重要管理環節。近年來，國家對事業單位的財務支出特別是辦公支出控制越來越嚴。辦公用品的種類繁多，品種復雜多樣，給管理也帶來一定的難度。當前，因缺乏統一的管理制度和管理流程，事業單位辦公耗材管理仍然存在諸多漏洞，如果沒有有效的管理機制，將造成辦公用品的使用不當或浪費。作為辦公管理中的一個重要環節，很多事業單位雖然設立了相應辦公用品管理部門，但只是簡單負責辦公用品的收發、領用、登記，缺乏對辦公用品使用的動態監管，不了解使用情況，無法將責任落實到部門和責任人。無專人管理的現狀，給一些心思不正的人有了貪污、挪用的可乘之機。所以，加強辦公用品的規范管理迫在眉睫，完善辦公用品的管理和使用過程中的監督機制，對事業單位的經濟利益也有深遠的意義。

二、事業單位辦公耗材管理現狀和存在的問題

多年來，事業單位疏于辦公耗材的使用管理，管理意識薄弱。各類事業單位大多設定以財務部門作為物資管理和監督牽頭部門，而針對實際辦公耗材管理工作卻沒有一套行之有效的管理監督制度。辦公耗材購置渠道呈多元化，品類繁多，信息量大，采購、入庫、存放、領用，財務核算整個過程應環環相扣。財務科原本就工作繁雜沉重，面對千頭萬緒的資產管理就更顯得心有余而力不足。無專人專管，無法落實責任，因為沒有一套自上而下的監督管理制度來銜接支撐，導致資產重復購買閑置浪費，占用資金;或部分物資因沒有庫存而無法及時供應使用，從而影響正常工作。具體而言，當前事業單位辦公耗材管理存在的問題主要體現在以下方面：

（一）管理模式過于簡單，耗材無法監管

舊的管理模式比較粗放，容易造成采購過程中采購人的腐敗問題。采購部門根據使用部門的要求進行采購，有的由采購人員根據單位負責人要求到指定商店購買，缺什么就買什么，沒有統一的安排。甚至有時因為要急用，而讓部分人員直接去市場購買或者指定單位送貨上門，采購、使用的程序沒有統一性。因此，這樣的入庫失去有效性，雖然有物資保管人，但沒有嚴格的管理制度進行壓縮，對辦公用品的流向和使用情況也沒有詳細的記錄，缺乏有效的監管體系。

（二）節約意識不足，造成資源浪費嚴重

由于人員結構和素質原因，事業單位使用辦公品以“90后”的人員比較多，節約意識不強。加之辦公用品的使命和監管力度不足，致使資源浪費嚴重。

（三）辦公用品使用無分析、無計劃

大量事業單位在辦公用品的采購和發放過程中，都是以人工手工的方式進行記錄和操作。但辦公用品種類繁多，出入量又大，平時只流于購入，領用物品數量的登記、資源的流向、使用頻率都無法統計，很多時候只是靠保管人員記流水賬進行估算，無法實時動態監控。很多事業單位在日常工作中，仍然利用傳統的紙質方式來管理。這種方式使管理人員無法及時了解辦公用品使用庫存實際情況。這種落后的管理模式導致很多管理工作在實施過程中受到阻礙，導致辦公用品的浪費或在庫存閑置，無法優化配置。一方面，部分用品采購過多，造成資金占用;另一方面，部分辦公用品采購量不足，導致無法及時供應使用。因此，有必要建立起統計、分析流程，合理分配資源在辦公過程中使用。

三、加強事業單位辦公耗材管理的對策措施

（一）創新管理模式，優化資源配置

對于原來粗放的管理模式，必須優化更新，建立起辦公用品的日常使用監管模式和長效動態管理，及時根據單位實際情況和工作開展方向進行調整、優化資源配置。一方面，通過各使用科室部門建立辦公用品使用量和使用計劃，減少浪費;另一方面，建立長效動態管理機制。根據單位發展方向和各使用部門實際情況，對辦公用品的種類、數量進行選擇和采購，進行預算管理，保證資源被最大化使用。

（二）加強對員工節約意識的教育，節約使用辦公用品

加強監督管理只能在一定程度上提高辦公用品的使用率，但要從根本上解決問題，必須加強對員工節約意識的培養，加大宣傳力度和廣度，讓全體員工從主觀上有節約的強烈意識，加強對辦公耗材的管理理解、支持和重視，時刻認識到節約光榮，浪費可恥。每天可以通過績效考核約束，通過對一些好的節約方式進行典型性推廣，在潛移默化中使全體員工養成節約使用辦公用品的習慣。

（三）規范辦公用品，加強重點辦公用品的監督管理

加強對辦公耗材的管理，減少浪費，節約成本。分析辦公耗材的采購和供應現狀，篩選使用品種，確定供應使用目錄。由事業單位辦公室、總務科負責，制定辦公用品的目錄，目錄內使用物品由總務科統一購買，實行部門負責人簽字審核和督查。對于特殊物品采取即用即供地原則，對目錄外的辦公用品的使用和去向進行跟蹤管理，再根據各部門辦公用品的實際使用設定為重點物品。例如，計算機的各項配置用品品種繁多，價格高低不一的打印紙、硒鼓、色帶、墨粉等，因采購的品牌不同，價格不同，質量也不同。

1.實行定點采購制度。辦公用品的采購是管理過程中的起點，也是一個非常重要的基礎環節，結合本單位實際情況，構建和落實符合實際要求的采購點。在相關的措施制定和具體落實過程中，可以采取招標的方式，全方位有效考核參與競標的單位，規范化處理整個采購流程，盡可能避免一些貪污腐敗，徇私舞弊的情況發生。辦公用品安排專人負責采購，其他人員一律不得自行采購或在指定采購點簽字采購。規定一次性采購金額權限，在規定權限內由部門負責人填寫“物品采購計劃”單，報分管后勤負責人審批后，由專門負責采購的人員采購。一次性采購金額超過權限的，由部門負責人填寫“物品采購計劃”單，報分管后勤的行政領導審批后，由后勤負責人和專門負責采購的人員一起采購。對采購特殊物品的，物品申請使用人在申請批準后，可以在后勤負責人的陪同下一起實行采購。采購實行即購即報制度，采購人憑采購發票按財務報銷程序由分管負責人審批，使用人或實物負責人簽字證明后進行報銷。

2.申報使用計劃，審批后集中采購。由各科室根據本部門的實際情況，制定本科室辦公用品的使用計劃、申請品種、用量，每月在規定的日期內申報下月的辦公用品的領用計劃。單位指定專人核查各科室的領用計劃、實際使用量、科室存量、倉庫庫存數量，制訂出下月的辦公用品采購計劃，由單位后勤物資負責人審核后進行集中采購。對于一些特殊的辦公用品，由單位行政領導批準后由各部門單獨采購。物資入庫由專人負責，建立一套完整的出入庫管理軟件。物資采購單位及時登記，對物品的品牌、規格型號、數量、價格等參數進行入庫登記。

3.辦公用品的申領。首先，單位要制定一套實施有效的辦公用品領用程序和制度，由后勤倉庫或總務科專門負責。物資入庫時要填寫入庫單，并由相關行政領導審批后交由財務科和總務科分別記賬。領用時填寫領用單，一式三份，倉庫留存一份，領用部門一份，交單位會計一份。領用時必須在管理軟件里登記使用部門、使用人、領用人、使用方向;同時應由部門負責人、領用人、發貨人、單位主要行政領導簽字后方可使用。

4.加強內部控制，形成牽制管理。在使用環節上也要加強管理控制，運用現代化信息化技術手段，落實到辦公用品采購制度制定、入庫及領用過程中。對辦公耗材管理模式進行改革，提高工作效率，可以使用計算機管理系統，動態監控各科室的規范。信息化管理的高效有助于提高管理質量，對各種耗材使用率的變化以及各科室領取量的變化進行全方位動態監控，提高工作效率，更有效地保證了數據的真實性，做到賬物相符，實現動態監控。這樣不僅可以保證辦公用品采購、發放效率和質量得到有效提升，而且可以保證管理制度在實踐中有效落實。按照切實的管理規范原則，實現標準化和規范化，為辦公耗材的現代化管理奠定堅實的基礎。

5.強化監管，實行定期和不定期盤點。對于辦公用品使用要進行全程監控，對使用部門和物資存放部門進行定期和不定期的盤點。對于辦公用品使用，部門可以由單位行政負責人牽頭，和物資負責人及部門負責人一起對本部門使用辦公用品進行實地盤點。根據當月領用單以及上月庫存，結合本月耗用，進行賬實核對，根據物資管理軟件的庫存進行實物核對，如果一致月底進行結賬，不一致再進行核查、校對，查出問題所在。每年年末對物資存放倉庫必須進行實地盤點，單位財務部門及相關行政領導必須監盤。

四、結語

加強事業單位辦公耗材管理具有重要的現實意義。事業單位應通過統一思想認識，本著“節約開支，合理使用”的原則，制定系統的辦公用品的使用制度和程序，提倡節約，從我做起，從現在做起，從小事做起，形成聚沙成塔、集腋成裘的觀點，不斷通過應用信息技術提高辦公用品的管理水平。

（作者單位為如東縣雙甸鎮中心衛生院）

參考文獻

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