新局勢下淺究醫院檔案的分類和管理工作

高太芝

摘 要：醫療體制改革的不斷發展中，醫院作為關乎民生的服務性行業，也應結合自身特點適應經濟市場的發展，不斷提升自身管理的質量，通過有效的管理手段實現對醫院日常工作的科學管理，進而促進醫院的可持續發展。新的局勢下，醫院檔案管理工作對醫院各項工作的順利開展有重要影響，因此應加強對檔案分類與管理的重視，結合檔案特征等將其進行科學分類。如何將醫院檔案進行科學分類并提升檔案管理水平是擺在檔案管理人員面前的重要問題。文章就新局勢下醫院檔案的分類和管理工作進行探究。

關鍵詞：醫院檔案;分類;管理

醫院檔案管理有著重要的參考價值，提高醫院檔案分類管理工作的質量和效率，不僅能為了解醫院發展變化、借鑒經驗以及指導工作起到重要作用，同時也為提高領導決策、提升醫護人員服務能力提供有力支撐。因此醫院應加強檔案分類和管理工作的重視，通過對檔案的科學分類與管理，不斷提升管理水平以及檢索工作效率，為醫院各項工作的開展提供基礎保障。

1 醫院檔案管理的意義

在醫院的整個系統中，檔案管理是一項非常重要的工作。首先醫院檔案管理記錄了醫院整個醫療活動，特別是在醫療質量、管理、科研、基建、工作經驗等等方面，檔案中的資料起到了不可替代的憑證作用[1]。醫院檔案記錄了醫院的整個發展歷程，同時也記錄了醫院各項政策活動的方法和經驗，這些都為領導層決策時提供了重要的參考依據。其次為提升醫護人員技能水平提供了條件。醫院當中包含了醫療檔案、會計檔案、設備檔案等等，具備傳遞性的特點。在醫療檔案的記錄中，患者從體檢到康復的一系列過程都有詳細記錄，通過對這些檔案不斷的研究和總結，最后形成具備建議的資料。而這些資料則為醫學研究提供了基礎保障，科研人員能夠在已有的成果長不斷的創新和探索，研究出更大的成果。最后醫院檔案能夠緩解醫患之間的關系，降低醫療糾紛，國民素質不斷提升的當下，我國法律也逐步健全，公民維權意識逐步提升，同時對醫務人員的要求也不斷增加，這些都不同程度的提高了醫護人員的責任心、規范了他們的行為，使得其在搶救患者時，能夠真實且詳細的記錄整個診療過程，使其成為保護醫患雙方的法律憑據，進而降低醫療糾紛問題。由此可以看出醫院檔案管理在醫院的發展中起到重要的作用，是促進醫院健康可持續發展的基礎保障。

2 醫院檔案分類方法

在醫院檔案的分類中，檔案管理人員應根據實際需求做好檔案分類工作，同時應創建科學的、穩定的分類體系，確保檔案的正常應用。在進行檔案分類時，需要嚴格堅持相關的準則，如在檔案分類中應嚴格要求，結合管理職能需要，全面掌握檔案的特征，以此保證檔案分類的準確性，提高檔案管理水平。

2.1 醫院檔案以及類目設置

檔案管理人員在檔案以及類目設置中，需要綜合考慮各種因素：首先醫院的正常運轉需要管理工作人員的支持。當前醫院發展中，很多大醫院都能結合職能相關的需求設置相關的人事檔案、醫療檔案等等，通過合理的設置才能為醫院各項工作的順利開展提供保證[2]。但是由于不同活動的開展都會使得檔案資料不斷增加，這給檔案管理工作帶來了一定的挑戰。其次，在以及檔案的劃分中，應給予其足夠的包容，促進檔案分類工作的落實。比如醫保、醫院工會組織等是醫院中比較重要的部門，但是并不能將這些歸類到一級檔案當中。再次針對有較高參考價值的，沒有及時裝訂的資料等，管理工作者需要將該類檔案單獨整理和分類，按照一定的編號要求編制，使其能夠在被需要時及時查找到。最后檔案中的影像、聲音等等實物類檔案，需要劃分到一級檔案的行列，進行特別分類和管理。

2.2 醫院檔案二級及以下類目設置

檔案管理人員需要根據檔案資料的特征，以及檔案管理發展的需求，去設置二級及以下的類目：第一，應嚴格按照要求，將藥證藥檢檔案、醫療檔案、行政檔案、黨建檔案等進行合理分類;第二，病例資料檔案、聲像類資料、會計類檔案等進行合理分類;第三，醫院科研教學方面檔案應結合項目的實際問題進行科研與管理的分類;第四，醫院基建檔案，需要根據不同的項目以及完成情況進行檔案分類;最后儀器設備檔案應根據設備相關型號、類別等進行歸檔分類。

3 醫院檔案分類設置的內容和管理范圍

3.1 一級類目的相關內容

一般檔案會分為通用檔案和專業檔案兩大門類，前者是單位中普遍存在的檔案，后者是指在其專職活動中形成的，具備特定名稱的檔案。專業檔案有一級類目和二級類目的劃分，醫院的病例檔案、會計檔案、聲像檔案、設備檔案、科研檔案、藥檢檔案、行政檔案等等，都是一級類目。

3.2 二級及以下類目相關內容

病歷檔案可以劃分不同的模式，有病理切片、X光片以及住院類等單檔案，針對不同劃分醫院需要根據專業的不同，采取針對性的管理方式。

聲像類檔案是指反映出醫院重大活動、事件、上級檢查、單位職能活動的一些聲像資料。其中照片按照保管期限、年度、問題等進行劃分;錄像檔案一般內容比較單一，不需要分類，但是由于其對保存的條件有要求，因此在對其管理時應注重庫房的溫度和濕度。

實物檔案是指能夠反映出醫院相關職能活動的、具有一定保存價值的物品，具備了直觀性等特點，能夠將醫院的各項實踐活動詳細的記錄起來。比如醫院或醫院個人獲得的獎杯、獎狀、證書，在公務活動中獲得的紀念品等等。在對其整理時可以根據實踐順序進行排列，在對其保存管理時需要注重環境的溫濕度、污染度等等，避免不利環境對其壽命造成的影響。

會計檔案根據模式不同劃分為憑證類、賬簿、財務報告及其他等四種類型。主要有會計年報、月季報表;現金日記賬、總賬、明細;記賬憑證以及檔案銷毀、移交等等。

醫保檔案的建立是基于滿足醫保服務工作形成的，其中包含了農村醫療，里面有醫療費用報銷的相關操作和需要注意的問題;職工、居民醫療檔案，主要記錄了參保人員的相關資料，如年齡、醫療費用、時間。

科技檔案可劃分基建和設備兩個類別。基建檔案是指醫院相關的項目建設、工程結算材料、施工圖紙、驗收資料、招標申請書等等。檔案會按照一個工程項目立卷，并將有依據性的材料劃分為永久保管，其他的為定期保管。案卷順序應先排文字材料，在排圖紙了材料[3]。設備檔案的內容包含了購置申請、設備驗收清單、安裝說明書、設備運行記錄等。對其管理時按照設備名稱立卷，設備檔案保管期限根據設備的長短期劃分，長期使用的為三十年，短期的為十年，當設備報廢后，可以適當延長一段保管時間。

藥政藥檢類檔案內容主要由藥物檢驗、藥物生產與管理等;行政事務檔案內容有文秘檔案、醫院相關會議、事務管理等方面內容;人事檔案內容有醫院員工的職稱管理、人員配置等，人事檔案的管理是醫院檔案管理中比較重要的工作，醫院規模越來越大、員工流動頻繁等等，都顯示了人事檔案管理的重要性。因此醫院正常運用的過程中，應加強對檔案分類和管理的重視程度，通過科學合理的類目劃分之后，制定完善的檔案管理制度，為檔案管理人員工作的順利開展提供有效的工作依據，同時還應加大對檔案管理方面的資金投資，為檔案信息化建設提供堅實的基礎保障。

4 總結

醫院運轉的過程中，檔案的分類與管理工作的水平質量對其穩定發展有重要的影響。科學完善的檔案分類和管理工作，不僅能夠為醫院各項工作的順利進行提供保障，同時還能為管理層人員、醫護人員以及患者等提供更加優質的服務。在進行檔案分類與管理工作時，應充分結合醫院的特點以及部門弄能等進行科學歸類，以此來保證檔案的使用效率，提升檔案的應用價值，進而促進醫院的可持續發展。

參考文獻

[1]孫福國.新形勢下如何做好醫院檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（09）：117.

[2]古成.提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討[J].管理觀察，2018（25）：189-190.

[3]熊梅.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].低碳世界，2017（23）：263-264.