論如何做好醫院的檔案管理工作

鐘金順

摘 要：社會去進步迅速，我國的醫院檔案建設管理的發展也有了改善。創新是社會進步的核心，是國家向前發展的驅動力。當前，科技在飛速發展，市場競爭不斷擴大，為在市場上脫穎而出，各行各業的工作管理離不開創新。社會主義市場經濟在不斷發展，推動了我國醫療衛生領域的改革，加劇了醫院競爭力，在此環境下，醫院想要向前發展，創新改革成為必然。檔案管理工作是醫院工作的重點，高效的檔案管理工作能夠為醫院醫療、科研活動提供重要的參考資料，為醫院內部各項管理活動與科研活動的開展提供重要依據，推動醫院經濟效益、社會效益向前發展，對此，醫院應重視檔案管理工作的創新，提高檔案管理工作的效益。

關鍵詞：做好;醫院;檔案管理工作

隨著醫療體制改革不斷深入發展，醫院的檔案管理模式改革工作也被提上了議程。在過去醫院檔案管理模式中存在著各種各樣的不足，降低了醫院的運轉效率，本文旨在提出醫院檔案管理改革中存在的問題，提出醫院檔案管理模式改革的方向并提出改革措施，為抓住做好醫院檔案管理模式的改革工作要點提供思路。

1 醫院檔案管理的信息化建設的必要性

醫院文書檔案是醫院實施行政管理、醫療護理管理、黨務管理等的重要憑證。主要由各項行政工作的公文、文件等組成的，其記載著醫院發展過程中經歷過的重大事件或者重要活動等。在醫院文書檔案管理過程中，檔案管理人員需要對文書檔案進行文件的收集、整理、分類、歸檔等工作，它是整個醫院檔案管理體系的重要分支，見證了醫院的發展。隨著計算機信息技術的發展，計算機信息技術已廣泛應用于各行各業，檔案管理信息化建設也得到了有效推廣。醫院檔案工作是整個醫院發展與生存的基礎，我們必須注重夯實檔案管理的信息化建設工作。結合現代化信息技術的快速發展，加大對我們醫院檔案管理的發揮力度，促進醫院更的發展，我們醫院必須構建一個完善的檔案管理工作網絡化。

2 醫院檔案管理的困境要點

2.1 對檔案管理的重視不足

醫院的檔案記錄著醫院的各項日常活動，尤其是病歷檔案，記錄著病人的癥狀、用藥、手術記錄，對于病人的進一步治療具有非常重要的參考意義，甚至對醫生來說，觀看分析大量的病歷記錄能夠幫助醫生更深入的了解某種疾病，促進醫生的醫學研究，醫院檔案在現實醫療實踐中是有著非常重要的意義的。然而，在醫院的現實情況中，醫院檔案的管理并不得到重視，管理人員管理混亂、檔案丟失非常

常見。

2.2 管理制度不健全

檔案管理制度是檔案管理的保障，只有規范的檔案管理制度，才能規范檔案的記錄、分類、留存、出借和歸還。在醫院檔案管理中，有些醫院沒有綜合性的檔案管理部門，人事檔案、病例、文書分屬于不同的部門保管，檔案管理是分裂的，沒有辦法形成綜合的可供分析的整體的信息檔案，甚至可能存在同樣的信息存放在各個不同部門，浪費醫院的檔案放置資源;還有就是，醫院的檔案管理沒有明確統一的制度，在這種情況下，檔案管理具有非常大的隨意性，很難追回查找;此外，面對緊急特殊情況，缺乏應對辦法。

3 做好醫院的檔案管理工作的措施

3.1 培養具有創新能力的檔案管理隊伍

只有專業能力較強、管理經驗豐富、具有創新思想的管理人員，才能更有效保障檔案資料的質量，并充分發揮檔案自身作用。對此，通過吸收、培養、激勵等多種形式，培養創新管理人才隊伍，提高檔案的可靠性，更全面地為用戶提供深層次醫療服務。1）醫院重視現有的檔案管理人員，邀請專業人員對其進行定期專業知識培訓。2）通過激勵方式，引導管理人員自主學習。3）根據檔案管理人員所在崗位與能力，進行針對性培訓。4）選擇各方面較為優秀的檔案管理人員，為其創設繼續教育的條件，培養一批專業性強、綜合素質高的檔案管理人員。5）積極吸收一批具有信息化技術的檔案管理人員，優化工作環境，提高薪資待遇，有效保障檔案管理人員隊伍質量。

3.2 增強管理意識，優化綜合檔案數字化管理細節

醫療機構要順應信息時代的大趨勢，全面推動檔案管理和發展，檔案屬于重要的資源，在管理過程需要科學指導。醫療機構綜合檔案數字化建設環節的管理人員要認識到信息化建設的意義，結合自身經營情況，確定可行的管理目標，采用多種措施開展信息化管理活動，在形成信息化管理思想的基礎上，推動醫院長遠發展。因此，醫院管理人員有針對性地進行綜合檔案管理，結合各科室特征，全面做好管理細節，并強化各科室之間的交流，有利于提升檔案采集的真實性。首先，利用檔案信息系統以及監督制度保障綜合檔案的精準性，保證綜合檔案的正常錄入。其次，保證檔案的完整性，不管是在錄入或者儲存方面，均要保障綜合檔案的完善性，進而為數據分析帶來有效

依據。

3.3 做好保密檔案的歸檔以及保管

1）正確認識檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個概念，正確鑒別每項檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機密以及絕密三個保密等級，檔案管理人員要按照規定分別進行保管，在上級管理部門作出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級。我國的《國家秘密保密期限的規定》中明確規定各個保密等級的保密期限，秘密檔案不超過10年，機密檔案不超過20年，絕密檔案不超過30年。醫院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，要明確保密等級，同時在進行保管時既要滿足保密文件的保管要求，同時也要滿足檔案利用的要求。2）強化保密檔案的日常管理。醫院檔案管理人員在日常的管理工作過程中，要嚴格履行保密檔案管理規定，對于借閱檔案的相關人員，首先要明確其是否擁有調閱保密檔案的權限。其次要嚴格執行簽字程序，不能省略任何一個環節。此外，檔案管理人員要定期對保密檔案定期進行檢查，清點保密資料的數量，查看檔案保存環境是否符合要求，發現保密檔案出現丟失、損壞以及檔案保管室環境發生變化，要及時采取措施，避免造成不良影響。對于在計算機內存儲的文件資料，要設置密碼，計算機系統中設置防火墻，防止檔案被盜，同時要明確規定存有保密檔案的計算機不能聯網。

3.4 完善軟件配套設施

建立規范的數字化管理平臺，是實現醫療機構綜合資料信息化管理的重要基礎，且醫院資料信息化管理還要與醫院互聯網建設進行資源互補。醫療機構信息中心能夠設立醫院網絡、檔案系統的訪問權限，創建以檔案室為核心的醫院網絡系統，利用統一的系統管理檔案，便于在任意一臺電腦上查詢檔案數據，該方法不僅有利于突顯信息化檔案數據管理的方便性與時效性，還有利于促進資源共享。優化醫療機構的檔案數字化管理平臺，可以加快醫院總體辦公的智能化、一體化進度。

4 結語

我們必須通過加強醫院信息化建設工作來提高醫院的管理水平和工作效率。醫院檔案信息化建設工作意義十分重大，我醫院的持續健康發展與生存離不開醫院信息化建設。檔案信息資料作為我醫院最為寶貴的一大資源，將直接影響到我醫院的發展與生存。我們只有通過采取各方面舉措和方法，加強醫院檔案信息化建設，才能更有效利用各種信息資源，更好的促進醫院的服務質量與工作效率的提升，更好地滿足更多用戶的需求。

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