機關檔案規范化管理分析

張然

摘 要：當前我國國民生活水平不斷提升，機關事業單位所承擔的社會發展責任日益提升，其中，檔案管理工作的科學有效性，對于機關事業單位的宏觀發展具有積極影響意義。應當正確認識機關事業單位檔案管理工作的重要性，理性分析普遍存在于當前我國機關事業單位檔案管理工作中的問題，不斷提升檔案管理工作的規范性、標準性及科學性。本文主要針對機關檔案規范化管理進行簡要分析。

關鍵詞：機關檔案;規范化;管理

1 檔案工作規范化管理存在的問題

1.1 缺乏領導的重視重度

一些機關單位領導對檔案工作的重要性和必要性認識不清，分管檔案工作的職責不清。檔案工作還停留在簡單的檔案保管階段，存在看門守攤思想，對檔案規范化管理認識不足，重視不夠。

1.2 缺乏專職檔案人才隊伍

由于受機構編制等制約，有的單位檔案工作隊伍人數不足，大部分由老同志和臨時聘用人員擔任。既熟悉檔案工作，又懂計算機及網絡軟件運行維護的復合型人才奇缺，檔案信息化建設的技術力量薄弱。有的單位專職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊伍不能保持相對穩定。大部分檔案工作人員缺乏相應的專業知識培訓，對待檔案工作存在得過且過的思想，履行職責的能力弱。由于人才缺乏相應的穩定性，使得查檔服務工作質量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對檔案的利用效果認識不清，使得檔案在利用過程中難以產生社會和經濟價值。

1.3 缺乏相應的檔案管理規章制度

一些單位檔案管理規章制度不健全，不能夠認真學習檔案法，對檔案法的理解和貫徹落實不到位。一是借閱手續不健全。在查閱或借閱檔案時問題比較突出，較少履行審批手續，檔案隨意查閱、借出，造成檔案損毀，甚至丟失。二是缺乏應急預案。相當一部分單位缺乏室藏檔案的應急預案，對于突發緊急情況難以應對。三是歸檔分類不清，查閱困難。一些單位檔案編目不科學，不規范，不按照檔案行政管理部分審批的分類方案進行分類，從而造成日后查閱檔案出現很多不良反應。

1.4 缺乏相應的檔案保管辦公室、柜

一是檔案室混用嚴重。有的單位檔案庫房沒有按照檔案法要求的標準執行，與辦公室混用，有的單位還將雜物放于檔案室，檔案室鑰匙隨意分配，一旦出現檔案遺失問題，難免職責不清。二是沒有必要的防護設備。有的單位檔案室“八防”措施落實不到位，沒有必備的防火、防光、防塵等防護設備，安全隱患較多;三是有的單位檔案管理缺乏相應的檔案室，檔案柜陳舊破損，部分單位檔案柜數量少，不能滿足5-30年的存放需求，有的單位甚至檔案柜也沒有配齊，至使檔案亂堆亂放嚴重。有的單位不按規定使用無酸紙檔案盒，更多的單位沒有使用防磁柜，使得介質載體檔案無法存放。四是重文書檔案，輕會計檔案。有的單位只重視收集文書檔案，對會計檔案沒有進行歸檔，多年來，會計檔案一直存儲與財會室，由于會計人員頻繁的更換，而會計檔案沒有認真履行交接手續，使得后來者查找會計資料較為困難。

1.5 缺乏檔案信息化建設的認識

有的單位對檔案信息化建設認識不足，檔案管理僅限于傳統的紙質檔案方法，對檔案信息化所需的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件沒有配備齊全，大多數單位甚至根本不配備專門管理檔案的軟件，從而不能實現檔案管理軟件與單位局域網聯通;檔案信息化建設工作滯后，許多機關單位檔案數字化工作進展緩慢。

2 強化機關事業單位檔案規范化管理的辦法

2.1 轉變管理觀念，強化重視程度

為從根本上解決機關事業單位檔案管理方面存在的問題，進一步強化檔案管理的規范化程度，應當從觀念及認識轉變做起，正確認識檔案管理工作的重要性及強化檔案規范化管理的必要性，敦促檔案管理工作的不斷完善及發展。首先，機關事業單位檔案管理的工作量增加、工作內容出現一定變化且復雜性不斷提升，采用傳統的、人工的檔案管理手段的工作效率較低，且管理難度較大，應結合國際國內部分優秀集體中的檔案管理經驗，充分分析不同類型機關事業單位內部的現存檔案管理問題，進行有針對性的調整。其次，作為分管檔案管理工作的各級管理者，應當正確認識檔案管理的分量及價值，提升對檔案相關工作的重視力度，不斷更新先進的檔案及管理知識，為檔案管理方面提供更多的政策、經濟、人力及物質支持。再次，在人員選擇方面，應結合自身的經濟實力及發展優勢，利用物質和精神雙重激勵的方法，多渠道、多方法，不斷吸納更多檔案管理專業人才進入工作隊伍，提升當前工作隊伍整體的精神面貌及專業素質。用發展的眼光對檔案規范化管理進行考量，結合規范化所需對制度及計劃進行靈活調整與改革。而后，應在工作間隙加入對員工的統一培訓，引進相關設備儀器，完善檔案管理工作的軟硬件配置，并使工作人員能夠進行規范化的操作。

2.2 優化改進檔案信息管理體系

管理是各類工作得以有序、有效發展的根本之所在，想要實現檔案管理工作的規范化，應從管理角度入手，對當前檔案相關工作的管理體系進行系統性優化及改革，使之能夠更適用于當前機關事業單位內部的檔案管理實務。應當從電子化、信息化方面入手，使用檔案信息管理軟件，對檔案信息進行批量化處理，能夠迅速提升工作效率，并為檔案信息的安全性及信息的迅速傳遞提供支持。因此，應當建立在電子信息化管理的基礎上，對當前的工作目標進行重新審視，并結合這一目標進行管理體系及內部組織結構的重新架構，加速實現信息化、標準化、規范化的檔案管理。應采用先進的管理方法及理念，依托專業的軟件系統的支持，建立機關單位內部的檔案信息存儲系統，并逐步實現全國范圍內的信息聯動，建立檔案管理基礎。此外，應不斷完善辦公自動化系統，結合本單位檔案管理所需，對軟件及系統進行不斷的更新及調整，拓展實現更多功能，包括文書處理、文件管理和檔案管理等重要組成模塊，為后續的檔案信息整理及處理提供便利。

2.3 定期開展專業技術培訓及考核

除了引進人才之外，為了提升檔案管理隊伍全體的專業技術基礎，應合理配置工作時間及人力物力資源，對組織內部員工進行定期的培訓及考核。而且，不止直接參與工作實踐的基層工作人員需要進行培訓，各級管理者也需要進行不斷的進修，把握管理新動態，掌握行業所需的各項新型技術知識，方能在實踐探索當中，發掘出更為科學有效的管理手段及管理模式。對于具備內部培訓基礎的機關事業單位而言，可以從其他部門當中引進一定的專業人才，負責講授專業技術知識，考核專業技能等工作實務;而沒有本方面專業技術人才的組織單位，也可以通過外聘、遠程授課等方式，對工作人員進行培訓及考核。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作與記掛事業單位各部門、各項實踐及管理事務之間息息相關，規范化的檔案管理工作，能夠大幅提升當前的工作效率，帶來更有效的工作成果，應通過思想、理念、人員、設備、管理、培訓等方面的不斷優化，不斷強化檔案管理工作的規范化程度，針對性處理解決當前工作中國存在的各類問題，為機關事業單位的高效發展提供保障。

參考文獻

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