機關檔案管理工作的問題反思與優化

王海云

摘 要：機關檔案是構成綜合檔案的重要組成部分，近年來機關工作從實現無紙質辦公，OA辦公系統、財務管理系統、合同管理系統、A1項目等系統的廣泛使用，對機關檔案管理工作提出了新的要求。從而形成了大量的電子文件，從其歸檔模式和方法都發生很大的變化，大大提高了檔案信息化，充分發揮了電子檔案的優越性和科學性。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行機關檔案管理規定的各項標準和規范。本文主要針對機關檔案管理工作的問題反思進行簡要分析。

關鍵詞：機關檔案;管理;問題反思

1 機關檔案管理工作的重要性

機關檔案管理是辦公室日常工作中的一項重要任務，是其他工作得以順利開展的前提和基礎。但在機關閉關理論的影響下，檔案管理工作并不規范，導致機關辦公室工作缺少重要一環。在當今時代，網絡信息技術高速發展，機關在管理檔案時也應堅持與時俱進的原則，利用現代科技手段做好檔案的收集、整理以及保管、利用等基本工作，達到共享檔案資源的目的，提高檔案管理效率。檔案真實記錄機關的多項工作過程，檔案管理的規范化與標準化成為機關實現檔案現代化管理的關鍵突破口。所以為高效開發、充分利用檔案資源，必須做好機關檔案管理工作，加快現代化進程。

2 建立機關檔案歸檔網員

要做好機關檔案的歸檔，首先根據檔案歸檔要求“誰產生、誰歸檔”的歸檔原則，各機關部門建立歸檔網員，對歸檔網員明確其職責和義務。并要求各機關部門歸檔網員應相對固定，根據網員所在部門進行業務指導和培訓。

3 建立機關檔案歸檔范圍審批備案制

機關檔案主要獲取途徑便是從這些不同的管理部門中所收集而來。首先機關檔案管理人員一定要了解和掌握本機關組織機構，并對各個部門的職責進行研究，根據各部門工作職責制定應歸檔范圍，指導檔案歸檔網員對其形成的檔案類別、保密其他，是否應歸檔進行鑒別，并按規范格式做好歸檔內容的登記，經部門負責人申述后上報檔案管理部門進行歸檔備案，這樣才有助于文件資料的收集齊全、準確。其次，檔案不是一個獨立的個體，是由多個部門共同集成，那么促進各部門之間的協向合作就是一個關鍵問題。機關檔案管理人員要積極的游走于不同部門之間進行溝通指導，對于那些具有很高價值的文件資料要第一時間進行收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發揮得更有效。

針對各部門應歸檔的內容進行機關檔案歸檔的范圍主要有：一是反映本機關主要職能活動和基本歷史的，對本機關工作，國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;二是本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;三是其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

4 機關檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理重視程度不高

機關對檔案管理的重要性認識不足，未能明確檔案部門在機關組織機構內部的地位，導致檔案工作難以規范化開展。一些機關單位對檔案工作的經費投入不足，使得檔案管理的硬件配備落后，在庫房面積、檔案裝具、檔案閱覽室等建設中未能達到“八防”要求。同時，機關檔案管理停留在表層，以檔案資料收集、整理、保管為主，而忽視了對檔案資料的有效利用，沒有利用大數據技術對以往檔案管理數據進行分析，未能為制定檔案工作計劃提供可靠依據。此外，從檔案門類管理層面來看，檔案部門對照片、音像、實物等檔案的保管數量極少，甚至出現丟失現象，導致檔案種類收集不齊全。

4.2 機關檔案信息化管理水平有待提高

機關檔案信息化管理水平較低也是檔案管理中的問題。科技時代對于機關檔案管理工作也提出了更高的要求，加強先進技術的應用就顯得尤為關鍵。但是，在實際管理的過程中，很多機關單位不能合理利用信息化技術，機關檔案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相關的數字化檔案管理機制等，這都難以充分地發揮出信息技術的優勢。

5 優化機關檔案管理工作的措施建議

5.1 提高機關檔案管理重視程度

機關領導要認識到檔案管理工作的重要性，將其提升到機關工作的議事日程上，納入機關工作的總體規劃中，營造機關內部重視檔案管理工作的良好氛圍。首先，設置機關檔案部門。機關單位要設立專職的檔案部門，配備高素質的檔案工作人員，使檔案部門能夠承擔起機關檔案資料的收集、整理和歸檔工作。其次，落實檔案管理責任制。機關要根據檔案管理工作的具體情況落實相關人的責任，要求機關分管領導負責制訂檔案管理工作發展計劃，辦公室人員負責檔案資料的收集與傳遞，檔案專職人員負責檔案工作流程的有序實施，檔案兼職人員負責積極配合檔案管理工作的開展。最后，明確檔案管理要點。機關檔案部門要將重大事件檔案和民生檔案作為管理重點，其中重大事件檔案是指圍繞黨委、政府中心工作開展的檔案管理工作，及時歸檔重大活動、重大項目、重大工程實施過程中產生的檔案資料。民生檔案管理是指對教育、房產、金融、衛生、公證等有關民生檔案的管理。

5.2 加快機關檔案信息化建設

機關檔案部門要引入先進的信息技術建設數字化檔案室，實現檔案資料的增量電子化、存量數字化、利用網絡化管理，全面提升機關檔案管理工作效率，推進機關檔案管理現代化發展。首先，加大檔案經費投入。機關領導要重視檔案工作現代化、信息化建設，在檔案軟硬件設備建設方面投入充足的經費，為提高檔案工作效率奠定物質基礎。其次，實施并軌管理模式。機關檔案室要對現有紙質檔案進行數字化處理，提高室藏檔案的數字化率。在此基礎上，機關檔案部門采取紙質與數字檔案并軌管理模式，充分發揮兩者在檔案管理中的各自優勢。再次，開發檔案管理軟件。機關單位要針對檔案工作實際情況開發適用性較強的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠對不同檔案資料采取不同的管理程序。如，針對建筑圖紙類、重要文獻材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應將其存儲在不可擦除型存儲介質上。最后，完善檔案室現代化建設。機關單位要運用先進的科學技術建設現代化的檔案室管理系統，在檔案室內安裝智能監控設備，對室內溫度、濕度、干燥程度、火災隱患等情況進行動態監控，保護紙質和電子檔案資料存儲安全。

5.3 加強檔案管理工作的監督和指導

檔案管理工作人員要樹立高度的責任意識，做好自己的本職工作，同時接受上級部門和監管部門的監督和管理。相關部門要加強對檔案管理工作的監督，切實發揮這個部門的作用，保證機關檔案資料的管理工作質量。

6 結束語

綜上所述，在組織開展機關檔案管理工作時，隨著信息化技術的不斷發展，傳統的機關檔案管理模式必然要發生改變，通過將信息技術應用到檔案管理工作中，確保機關檔案管理與時俱進，一方面改變傳統檔案管理工作的不足，提升檔案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑戰。但是，機關檔案管理信息化是時代發展趨勢，機關檔案管理人員需要正確看待這一問題，迎難而上，通過制定相應的應對措施，積極地解決問題，不斷增加機關檔案管理的信息化安全保障，讓機關檔案資源為社會創造更大的價值。

參考文獻

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