事業單位檔案管理應處理好的幾個關系

邱朝霞

摘 要：現代檔案管理工作與傳統檔案管理工作有一定的差別，應當在信息化的趨勢下優化工作體系，創新檔案管理技術方法，明確檔案管理工作的重點，著力提高檔案管理工作的服務質量。當前事業單位還要明確檔案管理的重點任務，進一步調動相關技術人員投入到檔案管理事業當中，理順檔案管理工作的相關因素，找到事業單位檔案管理工作建設的重點和發展策略。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;影響因素

本文圍繞著影響檔案管理質量的各種因素，分析事業單位檔案管理面臨的困境，基于事業單位檔案管理的現實需要總結開展檔案管理工作的方式方法，從而構建完善的事業單位檔案管理工作體系，達到提高事業單位檔案管理工作整體質量目標，真正理順事業單位檔案管理需要處理的各種關系。

1 事業單位檔案管理現狀分析

1.1 發展的主要趨勢

事業單位檔案管理正在向著信息化、科技化和標準化的方向發展。當代事業單位日益建立了較為完善的檔案管理工作體系，檔案管理正在經歷新一輪的改革，檔案管理應當提高檔案工作的效率，強調進一步突破傳統檔案管理方式的束縛，進一步提或檔案工作的整體質量水平。目前事業單位檔案管理面向社會信息公開的使用需要，注重建立共享化的檔案管理工作機制，一方面注重以新舉措完善檔案管理工作的措施，另一方面注重做好內部協調管理工作，明確檔案管理的重點，從而達到檔案現代化、高效化的目標。與傳統的檔案管理方式相比較，檔案管理的方式，策略、操作體系都得到適當優化，檔案管理正在向著高級階段進行快速發展。

1.2 存在的主要問題

當前事業單位檔案管理面臨著多重任務，一方面要做好傳統的紙質檔案管理工作，另一方面還要應對信息化檔案管理技術帶來的挑戰。當前事業單位檔案管理工作的方式方法創新不足，存在著硬件技術與設備匱乏的問題，由于缺乏必要檔案管理工作條件和技術人才，因此制約了檔案管理工作的總體質量。首先，我國事業單位的檔案管理整體技術力量水平還有待提高，不少事業單位處在檔案管理信息化的起步階段，現有的檔案管理人員嚴重不足，檔案管理大量依靠兼職人員完成。事業單位檔案管理人員的待遇較低，工作壓力大。不少事業單位沒有充分的重視檔案工作，不能建立完善的檔案管理工作體系，因素降低了檔案管理的整體質量水平。由于事業單位面臨著海量的數據信息需要管理，事業單位面臨著全社會更廣闊的檔案資源的使用需要，這使得事業單位檔案管理的任務更加繁重，也暴露出事業單位檔案管理在信息化時代存在的人才、資金、設備、安全方面的不足，事業單位還要圍繞檔案管理需要處理幾方面關系。

2 事業單位檔案管理應處理好的幾個關系

2.1 完善紙質與電子檔案關系

事業單位當前仍然普遍的存有大量的紙質文獻檔案，這些長期積累的紙質檔案是寶貴的檔案財富。事業單位應當立足于紙質檔案管理的現實，構建完善的檔案管理體系，明確和優化檔案管理工作的步驟，進一步提高檔案管理的科學性，解決好檔案管理的現實問題，達到提高檔案管理質量的目標。事業單位應當以信息化的檔案管理為主，注重適當的進行檔案計算機技術的更新。強調完善檔案管理工作的設備更新計劃，強調根據事業單位的發展趨勢加強技術設備的更新，從而提高檔案管理的有效性。應當提高電子檔案的服務質量，進一步圍繞著信息化檔案管理的需要推動電子檔案的不斷數字化，建立良好的檔案掃描與電子存儲管理工作機制。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，還要合理的分配技術力量，進一步加強相關檔案管理制度的修訂工作，明確檔案管理的重點，采用現代化的思維提高檔案管理工作的整體質量。應當實現檔案管理技術的互補，注重明確檔案管理工作的范疇，使檔案資源實現充分的整合，這樣才能達到提高檔案管理可靠性的目標。只有擺脫傳統檔案管理思維方式的束縛，在信息化的理念下實現紙質檔案管理的標準化，為數字化檔案管理在時代全面來臨做好基礎工作，才能提高事業單位檔案管理的整體水平，當前應當創新事業單位檔案管理工作的方式，明確檔案管理的方式方法，進一步形成繼承與發展的關系，才能達到高效開展檔案數字化管理目標。

2.2 專兼職管理人員關系

當前事業單位檔案管理人員的數量有限，事業單位檔案管理專業技術水平有待提高，應當建立科學的檔案管理工作體系，進一步理順檔案管理人員之間的關系。首先，明確專職檔案管理人員的作用，注重引導專職檔案管理人員做好具體的檔案管理業務工作，發揮專職檔案管理人員在統籌、協調、指導、示范方面的作用。強調激發專職檔案管理人員的創新意識和積極作用，依靠專職檔案管理人員組建檔案技術開發團隊，全面提高事業單位檔案管理工作的整體質量。其次，建立有序的兼職檔案管理隊伍，明確兼職檔案管理人員責任，發揮兼職檔案管理人員在專業檔案管理中的積極作用。第三，應當建立信息化與專業化的檔案管理人員培訓機制。根據專職與兼職檔案管理工作的需要，全面加強專業技術培訓，促進檔案管理人員掌握先進的檔案管理工作方法，提高檔案管理的效率和質量，消除檔案管理工作中存在的隱患。做到明確培訓計劃，確定階段培訓重點，保證檔案技能培訓的覆蓋性。第四，應當加強外包技術公司與檔案管理人員的有效配合，強調在共同開發的檔案管理系統建設、具體外包業務中提高檔案管理人員的水平，解決檔案管理的現實問題，達到全面提高檔案管理人員積極參與檔案目標，進一步激發檔案管理人員的活力，推動事業單位檔案管理技術能力的不斷提升。

2.3 明確收集與利用的關系

檔案管理工作應當建立一個科學家化的流程，強調在統一的管理理念下更好的協調收集與使用之間的關系。首先，檔案管理應當以充分的利用為主，強調檔案收集階段樹立檔案共享服務的意識。檔案管理人員應當具有標準化收集檔案的理念，能夠根據檔案工作建設發展需要優化檔案收集流程，廣泛提高全員的數據信息意識，擴大檔案收集范圍。注重進行檔案資源的多樣化存儲，能夠保證各種圖片、視頻、音頻資料得到充分的運用。其次，檔案管理人員還要優化檔案信息的管理過程，按照檔案事業發展規律建立完善的檔案管理與監督工作體系，加強對一線職能部門兼職人員檔案的指導監督，提高基層數據檔案的準確性。重點培養檔案管理人員的職責意識，保證檔案管理人員的責任心。通過檔案管理方法的培訓促進檔案管理人員掌握正確的檔案工作方式。進一步優化檔案管理秩序，提高檔案管理工作的重視程度，做到設置專業技術人員開展檔案管理，引導相關專業技術人員嚴重的遵守檔案管理工作制度。第三，提高檔案管理的保密性，在檔案共享服務的理念下保證檔案數據信息的安全，注重防止各種傳遞渠道造成的檔案泄密隱患。提高檔案資源的競爭力，注重加強特色檔案信息的管理，提高各類檔案的分類存儲與管理工作水平，由上級形成機關對事業單位的檔案進行必要的業務指導，推動事業單位存儲的檔案有效公開，更好的形成優質的檔案數據信息的運轉流程。應當加強檔案運轉的質量，明確檔案管理的步伐，全面提高檔案管理的綜合有效性。

3 結論

事業單位檔案管理需要建立配合機制，強調綜合配置和利用各種資源，事業單位應當優化檔案管理的方式方法，進一步在良好的檔案管理策略機制下明確具體檔案管理工作任務，一方面認清事業單位檔案管理工作的現實困境，另一方面在技術革新理念下完善檔案管理工作方式，優化處理各種檔案數據資源，達到提高檔案管理有效性，降低檔案管理工作風險目標。

參考文獻

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