試論如何實現檔案資料管理信息化

摘 要：當前信息化時代背景之下，人們對于知識的吸取要求越來越高，而檔案資料管理（以船務公司）是由檔案管理人員進行分類之后整理而來的，但隨著信息資源的海量化增長，傳統的檔案管理模式已經無法適應現代化的時代發展需要，這是因為傳統的檔案管理方式在海量信息化時代背景之下需要消耗巨大的人力物力財力對相關檔案進行整理，為此我們必須檔案管理方面引入先進的技術設備來適應時代發展的需要，方便相關工作人員進行檔案的管理。本篇文章就如何實現檔案資料管理信息化提出意見和建議。

關鍵詞：檔案資料管理;信息化管理;船務公司

1 船務公司檔案資料管理存在的問題

1）檔案管理機制不健全。檔案資料的管理機制分為兩個組成部分，一個是機構設置，另一個是內部檔案管理制度。首先船務公司需對各部門各人員機構設置具有明確的分工，根據不同的職能規劃不同的層次分級，而我司的檔案資料管理就是缺乏系統的類別歸納。在將不同類型的檔案資料進行歸納時，沒有根據具體的檔案內容進行分類，從而沒有形成統一的管理模式。這樣就會導致各個部門之間職責分工不明確，工作交流不暢順，甚至相關部門會出現相關檔案資料缺損丟失的情況發生。其次，內部檔案資料管理制度不完善，沒有及時更新檔案資料分類的在檔情況，很多檔案資料并沒有對新入的檔案資料進行個性化歸納，使得檔案管理工作復雜而繁瑣，也不利于檔案資料管理的信息化發展。

2）檔案管理方式落后。現在還有很多地方，實行檔案資料管理時僅采用人工管理，而檔案資料涉及方方面面。不同群體在進行檔案資料查閱的同時會提供很多紙質材料和電子檔材料，并且隨著我國經濟水平的不斷發展，船務公司涉及的檔案資料越來越龐多，信息存儲量大，基數大，檔案管理方式科技化程度普遍不高[1]。由于各地區經濟水平還存在一定的不平衡，所以檔案信息化管理中也會存在信息設備不齊全、信息采集不準確、采集程序不規范或者是信息資源利用服務效果不理想等一系列問題。

3）檔案管理人員綜合素質不高。檔案資料管理是一項專業性的工作性質，是屬于服務管理層次，管理工作的質量與管理人員的綜合素質是密不可分的[2]。第一，管理人員的專業素質普遍不高。受傳統管理體制的影響，一般船務公司檔案管理都是由公司設立的相關經辦機構，很多人都是直接通過崗位設置，所以存在管理人員年齡結構偏大，專業素質不高，學歷水平普遍偏低的問題，往往會導致管理人員學習能力偏低，難以快速接受新理念和新政策的貫徹，難以具有良好的服務意識。

2 船務公司檔案資料管理改革的方向

1）健全檔案管理機制。解決一個問題狀況的發生我們要從源頭制度抓起，船務公司在檔案資料管理的制度改革主要體現在建立新的規章制度、完善網絡。公司通過認真宣傳貫徹集團（股份）公司最新的檔案管理辦法及檔案工作法律、法規、安全管理等有關措施，進一步貫徹落實集團公司、市、省關于加強檔案安全管理工作的意見，公司對檔案室定期進行安全排查，強化檔案人員安全意識，防范檔案信息管理風險，杜絕隱患，確保檔案實體和信息安全。同時在集團公司檔案科的直接指導下，修訂《船務公司檔案管理辦法》，調整檔案管理小組成員和工作網絡，檔案工作由公司黨委書記分管，辦公室主任負責檔案日常管理工作，并且配有專職的檔案管理人員。

2）改進檔案資料管理方式。運用先進的檔案資料管理模式，將計算機網絡數據化的管理模式充分運用到檔案資料管理工作中去，進一步促進檔案資料管理工作的落實。運用科學先進的管理模式，可以有效地提高檔案資料管理工作的效率，從根本上解決檔案資料管理中數據儲存量較大的問題，使檔案資料管理相關人員的管理方式更加科學化和先進化。目前船務公司在檔案資料管理上的改革方式主要是在完成前幾年檔案基礎工作上，著重推進檔案信息化建設，利用新檔案管理系統對新產生的檔案做好電子化保存，同時做好電子檔案的歸檔。此外，逐步對以前已歸檔的檔案做好電子化保存，持續推進檔案信息化建設。

3）提升檔案資料管理人員的專業化水平。專業化的檔案資料管理人員不僅能夠是整個檔案資料的管理工作高效便捷，而且在整體上能夠促進檔案資料的管理程序上服務上都達到被管理人員的滿意度水平，從而達到檔案管理先進性水平的提升[3]。目前船務公司在對相關檔案資料管理人員的相關要求主要體現在查閱利用檔案方面，檔案員主動熱情提供相關的檔案資料，并記錄好檔案利用的相關情況，為公司的生產經營和可持續發展提供了寶貴的檔案信息。船務公司相關數據顯示2018年5月-11月各門類檔案利用率為：127件次、39人次、116卷次、復印文件資料112張。根據上級檢查有關工作，各部門通過檔案室查找有關合同、審批表、會計憑證等，為應對檢查工作提供有效的幫助;技術部、船運部也在工作中多次查閱或借用圖紙;為離職員工查找任職期間（特殊工種）的工資表、經濟專業技術資格證明，以順利辦理退休手續;為已故員工的家屬查詢已故人員檔案（辦理房屋繼承公證）等事宜提供了有效的檔案服務。

3 船務公司檔案資料管理改革后狀況

1）領導重視、檔案資料管理機構健全。船務公司的檔案管理工作由黨委書記直接分管，檔案室直屬辦公室管理，將檔案管理工作納入公司年度工作計劃和議事日程。根據組織機構變動和人員調整情況，兩次調整檔案管理委員會成員。在每個職能部門設置1名兼職檔案員，按照公司檔案管理辦法，共同開展檔案管理工作。公司檔案管理工作機構健全、層級清晰、職責分明，確保了檔案管理工作的有效正常開展。

今年用于檔案室的軟、硬件配備投入共計17610元。其中：更換3臺空調共5850元，庫房安裝了吊頂滅火器、防爆燈、配檔案推車和書梯等共2480元，購買檔案盒等用品2920元，訂制檔案借閱室桌子及儲物柜6360元。

在檔案管理工作中，公司切實執行《中華人民共和國檔案法》，認真實施《企業檔案工作目標管理辦法》、集團（股份）公司檔案管理辦法、船務公司檔案管理辦法，業務上接受集團公司辦公室和股份公司行政事務部檔案科的指導和監督。

2）相關庫存檔案情況。檔案由文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、已故人員檔案、實物檔案、電子檔案七大門類組成?，F庫存量為14796卷（件）。

其中：

4 結束語

檔案資料的信息化管理是為了有效提升檔案資料管理的效率，為進一步實現船務公司檔案資料的信息化管理提供必要條件。通過加強對船務公司的檔案資料管理，進一步促進檔案管理工作上新臺階，體現檔案工作對企業的重要性，為生產經營提供有力保障。今后檔案管理工作應嚴格按照檔案管理辦法的要求，加強部門間溝通，按時收集檔案資料，做好檔案整理和錄入，使公司檔案管理工作更加規范

有序。

參考文獻

[1]羅軍.我國檔案管理體制改革研究[J].檔案學通訊，2009（5）.

[2]高雪紅，姜延溪，王紅敏等.企業檔案工作改革發展十年[N].中國檔案報，2005-11-24

[3]成永付.新時期企業檔案管理體制、模式的建構[D].安徽：安徽大學，2007

作者簡介

馬門珍（1978-），女，廣州，本科，助理政工師，船務公司，研究方向：檔案管理。