計算機在檔案管理方面的應用

趙俊成

摘 要：當前，隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展，我國企業也開始在檔案管理中應用計算機，以提高檔案管理工作效率。基于此，本文以計算機在檔案管理方面的應用為研究對象，首先介紹了計算機在檔案管理中應用的必要性，然后分析了計算機在檔案管理中應用存在的主要問題，最后提出了計算機在檔案管理中的具體應用，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關鍵詞：計算機;檔案管理;應用

在網絡時代，傳統的檔案管理模式和管理方式已經遠遠不能滿足現代企業檔案管理的需求，也很難提高企業的檔案管理水平。因此，作為檔案管理人員，必須要在實際工作中合理普遍應用計算機，這樣可以提高工作效率，而且可以避免檔案管理存在數據丟失或者數據重復的問題。

1 計算機在檔案管理中應用的必要性

在網絡時代，現代信息技術已經在社會的各個領域，這樣就必定影響檔案管理工作的正常開展。就檔案管理來講，也需要不斷創新和改變傳統的管理模式，而應用計算機技術，才可以確保檔案管理工作順利進行。計算機可以在平時的檔案管理工作中應用。最關鍵的是能夠在檔案檢索工作中應用計算機，通過此應用可以真正滿足檔案檢索較大容量以及運算快速便捷的實際需求。計算機應用于檔案檢索中可以極大的縮短檔案檢索時間，提高檔案檢索質量。并且使用計算機能夠在計算機系統中錄進固態檔案，設置數字檔案館，利用計算機建設的數字檔案館可以擴大檔案管理工作的空間。不只是這樣，也能夠利用計算機建立多樣化的計算機檔案管理網站，借助檔案管理網站可以真正滿足用戶的各種需求。現階段，通過利用計算機能夠將以往的信息傳播辦公方法轉變，人們能夠利用計算機，從根本上實現檔案存儲、檔案查閱檢索以及檔案填寫等等。使用計算機構建電子檔案，對收集以及管控各種信息是非常有利的，體現出檔案管理的個性化特征，以顯著提高檔案管理工作水平。總之，在檔案管理中應用計算機是與時代發展需求相符的，也是必然的趨勢。

2 計算機在檔案管理中應用存在的主要問題

1）網絡安全問題。在網絡技術迅速發展的背景下，檔案資料的網絡管理的可靠性以及安全性面臨嚴峻的挑戰。網絡有了越來越多的不安全因素，也不利于網絡化的發展。通常，如果網絡用戶數量快速增加，網絡的危險系數上升速度也相當快。現如今，檔案管理網絡化安全面臨的挑戰具體表現在以下幾點：違法黑客采用多樣化的入侵手段、很多各種類型系統的計算機病毒的侵入等等，很多黑客不需要花費過多的時間就可以將當前的防火墻迅速突破，進而導致大量的檔案信息被泄露或者盜竊，所以對于一些具有保密性質的檔案信息，應當使用內網。

2）電子文件的原始性以及很有可能被破壞問題。盡管電子文件檔案便于管理，然而電子檔案的原始性很有可能受到破壞，這是全球各個國家都面臨的重要難題，主要原因在于電子文件被修改的概率較大，而且采用現有的技術難以正確識別真假的電子文件信息[1]。隨著信息網絡時代的出現，電子文件安全問題越來越普遍，現在全球范圍內幾乎都可以聯網，對于如此龐大的網絡接入，網絡黑客并不一定就是本國，也很有可能是其他的國家，所以當前電子文件的安全性也必須要敢于面對各種挑戰。

3）檔案管理人員知識有限。人在現代化檔案管理中是關鍵的因素，要想實現檔案的網絡化管理以及數字化管理，必須要充分發揮人的重要作用，不管是技術還是硬軟件，都必須要由檔案管理人員有效完成。隨著檔案管理數字化建設進程的不斷加快，對檔案管理人員的工作也提出越來越高的要求，除了要熟練掌握傳統的檔案業務，還要及時了解最新的計算機網絡技術。但是現如今我國檔案管理團隊缺乏高素質的工作人員，尤其是缺乏復合型的檔案管理人才，遠遠無法適應檔案管理數字化建設的實際需求。

3 計算機在檔案管理中的具體應用

計算機屬于信息技術，能夠實現對海量數據信息的有效處理。然而基礎是確保計算機內所有原始數據的精準性和合理性。因此，企業在檔案管理中應用計算機時，必須要確保檔案數據信息的收集以及輸入等等工作的有效性。現階段，計算機在檔案管理中的具體應用主要包括以下幾點：

1）在庫房管理中應用。就檔案管理來講，庫房是其重要場所，在檔案管理中應用計算機的基礎上，也能夠科學管理庫房[2]。比如：企業在檔案管理中應用計算機，可以利用計算機技術對檔案存放庫房進行有效管理，可以自動調節以及監測檔案庫房的溫度。并且計算機能夠合理設置防火系統與防盜系統，提高檔案庫房的安全性。通過這樣的管理，可以確保檔案庫房安全，防止檔案不小心損壞，保證檔案的安全性，進而促進企業現代化檔案管理。

2）在檔案存儲于保管中應用。企業在發展中，工作人員并不是固定不變的，存在一定的流動性，有待處理的事件處于動態中，建立的檔案數量也不斷增加。這樣就導致企業有很大的檔案管理工作量，需要企業積極提升檔案管理水平。正是因為企業的檔案信息量越來越多，企業應該將檔案存儲以及檔案保管工作落實到位[3]。以往的紙質檔案管理，一旦損毀，就很難將其復原，而且在保管過程中很有可能受到各種因素的影響，比如：人為因素以及環境因素等等，無法確保安全，對檔案管理是非常不利的。然而在檔案管理中應用計算機，將檔案信息錄進后，能夠復制，在很大程度可以為確保檔案安全奠定堅實的基礎。此外，通過利用計算機可以為信息存儲和保管提供便利，對調閱以及查閱檔案都是相當有利的。

3）在檔案統計中應用計算機。近年來，在企業高速發展的背景下，各種項目檔案的數量越來越多，同時對于企業檔案統計也是全新的調整。在以往的紙質檔案管理中，信息統計有很大的難度，在統計中容易出現丟失以及損毀的情況，進而不能確保檔案統計工作正常進行[4]。然而在檔案管理中應用計算機，能夠顯著的提升檔案管理工作水平，充分利用檔案信息資源，能夠對文檔的檔案信息進行自動統計，計算結果的誤差很小，防止浪費很多時間以及人力，提高檔案統計工作的精準性，這是常見的檔案管理手段之一。

4）在檔案查找和檢索中應用。對于企業來說，檔案管理既是存儲以及整理檔案資料，又要將檔案資料的作用全面發揮出來，科學運用企業的檔案資料。人們對企業的檔案資料進行利用時，必須要查找檔案。由于企業在日益發展，每天都會建立很多新的檔案，造成企業檔案數量越來越多，檔案內容更加復雜[5]。每個檔案的建立時間和信息內容都是存在差異的，所以采用以往的檔案查找方式，往往會花費很多時間和人力，工作效率不高。然而當在檔案管理中應用計算機，能夠在較短時間內從文檔中查閱所需的檔案，可以自動減縮，將以往檔案查閱中存在的問題有效解決，大大提升檔案查找的工作水平，便于檢索。

4 結語

總而言之，在知識經濟時代，促進檔案管理現代化發展是十分關鍵的。對于檔案管理人員來說，必須要應用計算機不斷提高檔案管理工作，要可以進一步提高自身的專業素質，加強自身的計算機應用能力，只有這樣才可以使檔案管理服務水平大幅度的提升，確保可以實現既定的檔案管理目標。

參考文獻

[1]閆瑞鳳.新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用研究[J].福建電腦，2015，31（03）：90+137.

[2]劉洪月.計算機在檔案管理方面的應用[J].計算機光盤軟件與應用，2014，17（16）：111-112.

[3]樊莉麗.計算機技術在檔案管理中的運用[J].中國管理信息化，2014，17（12）：46-47.

[4]許海艷.計算機在檔案管理中的應用研究[J].電子技術與軟件工程，2014（08）：191.

[5]鄭建軍.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].電腦知識與技術，2013，9（18）：4247-4248.