電子文件歸檔整理方法研究

林琳

摘 要：電子文件的管理遵循“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”原則，單位使用的辦公系統(tǒng)應(yīng)符合國家和地方相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件形成、辦理全過程實(shí)施有效控制，數(shù)字檔案室系統(tǒng)用于電子文件的歸檔、整理、移交。根據(jù)單位文件形成情況選擇電子文件單套制歸檔模式的，應(yīng)當(dāng)具備預(yù)歸檔、確認(rèn)接收、整理、移交等流程，對于混合了部分紙質(zhì)文件的，歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行同步整理，形成一套完整目錄和檔號體系。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔整理;單套制

1 基本概念

現(xiàn)在實(shí)際工作中經(jīng)常提及的電子檔案一般分為兩種，一種為紙質(zhì)檔案經(jīng)數(shù)字化掃描后形成的數(shù)字化副本，屬于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化復(fù)制件，另一種為直接由辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成，并伴隨業(yè)務(wù)工作流轉(zhuǎn)而形成的電子文件，在辦結(jié)后進(jìn)行了規(guī)范的歸檔整理操作而形成的原生類電子檔案。本文涉及的電子文件歸檔和電子檔案管理，主要指后者。

電子文件的管理遵循“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”原則，電子文件在辦公系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中如何生成、管理及辦結(jié)歸檔，直接影響到電子檔案的真實(shí)、完整、安全、有效。各機(jī)構(gòu)應(yīng)將電子檔案管理的意識前置于電子文件的生成、辦理、辦結(jié)全過程中。檔案的原始性是最核心的標(biāo)準(zhǔn)，因此保障電子檔案的真實(shí)性和完整性應(yīng)是最關(guān)鍵的。電子文件管理的基本要求是確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。電子文件在形成、歸檔、整理過程中，應(yīng)當(dāng)保證其能客觀、完整地反映和真實(shí)記錄單位業(yè)務(wù)活動和歸檔整理相關(guān)操作，且文件歸檔后能長期安全保存和提供查詢利用。

2 系統(tǒng)要求

2.1 辦公系統(tǒng)

單位使用的辦公系統(tǒng)應(yīng)符合國家和地方相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件形成、辦理全過程實(shí)施有效控制，對各環(huán)節(jié)責(zé)任人實(shí)行身份識別和權(quán)限控制，記錄和保存電子文件的內(nèi)容及其元數(shù)據(jù)，支持生成符合標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)集。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)將最新版本的檔案分類方案內(nèi)置其中，并配置符合電子文件歸檔管理要求的預(yù)歸檔功能，文件歸檔時(shí)選擇文件類別和歸檔范圍，系統(tǒng)通過將分類方案與電子文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行智能匹配，自動生成保管期限。單位使用自建的辦公系統(tǒng)進(jìn)行日常文件起草、辦理、簽批，同時(shí)使用統(tǒng)一政務(wù)辦公系統(tǒng)與各單位進(jìn)行收發(fā)文的，一件電子文件可能拆分為兩部分分別存于單位辦公系統(tǒng)和統(tǒng)一政務(wù)辦公系統(tǒng)，為保證歸檔電子文件的完整性，須實(shí)現(xiàn)自建系統(tǒng)與統(tǒng)一政務(wù)辦公系統(tǒng)對接，或兩個(gè)系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)對接。

2.2 數(shù)字檔案室系統(tǒng)

數(shù)字檔案室系統(tǒng)用于電子文件的歸檔、整理、移交，包括從辦公系統(tǒng)接收歸檔文件、對歸檔電子文件進(jìn)行整理、根據(jù)文件移交計(jì)劃按期移交電子文件。移交單位應(yīng)明確本單位檔案管理部門和檔案管理人員，登錄數(shù)字檔案室系統(tǒng)預(yù)設(shè)檔號規(guī)則，不定期更新和維護(hù)全宗信息。因職能調(diào)整修改了檔案分類方案的，須在系統(tǒng)中更新最新版本的分類方案，同時(shí)保存歷史版本。

3 歸檔模式

單位須根據(jù)文件形成情況選擇單套制或雙套制模式。1）單套制。單套制是尊重文件形成的原始性，在文件形成過程中只保留電子或紙質(zhì)的一套文件形式，對于辦文實(shí)行以電子單套制為主的單位，紙質(zhì)文件可與電子文件合并整理編目為單套目錄，紙質(zhì)文件作為電子文件的補(bǔ)充進(jìn)行歸檔。2）雙套制。雙套制是對于內(nèi)容相同的文件，同時(shí)存在電子文件和實(shí)體文件兩種文件形式，一種情況是電子文件歸檔保存時(shí)打印了一套紙質(zhì)文件，另一種情況是紙質(zhì)文件歸檔后進(jìn)行數(shù)字化加工后形成了數(shù)字化復(fù)制件，后一種情況不在本文討論范圍，對于辦文實(shí)行雙套制或雙軌制的單位，電子文件與紙質(zhì)文件可分別進(jìn)行整理，分別編號，形成電子文件、紙質(zhì)文件兩套完整目錄。

4 歸檔流程

4.1 預(yù)歸檔

1）隨辦隨歸。電子文件在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)后進(jìn)入預(yù)歸檔環(huán)節(jié)，由經(jīng)辦人辦結(jié)文件時(shí)，辦公系統(tǒng)自動提取電子公文的各項(xiàng)歸檔要素并以表單的形式顯示。經(jīng)辦人對文件信息、文件組件等信息進(jìn)行完整性和準(zhǔn)確性核查，包括文件基本信息、處理信息、文件正文、附件、關(guān)聯(lián)文件等，對有錯(cuò)漏的地方進(jìn)行修改和補(bǔ)充，確保歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整;根據(jù)本單位檔案分類方案選擇文件類別和歸檔范圍，初步劃分保管期限，確認(rèn)無誤后提交歸檔。

2）批量歸檔。除經(jīng)辦人日常辦結(jié)文件時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔外，檔案員可在全年度文件辦結(jié)的情況下，在辦公系統(tǒng)公文查詢中篩選未歸檔或?qū)崟r(shí)歸檔不成功的文件進(jìn)行批量歸檔。批量歸檔時(shí)可簡化歸檔標(biāo)準(zhǔn)，先對有發(fā)文字號的電子文件進(jìn)行批量歸檔，其他文件根據(jù)與本單位職能是否相關(guān)進(jìn)行篩選后歸檔，批量歸檔未對文件類別和歸檔范圍進(jìn)行選擇，只判斷是否在歸檔范圍。

4.2 確認(rèn)接收

歸檔電子文件經(jīng)辦公系統(tǒng)打包成數(shù)據(jù)信息包后推送至數(shù)字檔案室，檔案員在數(shù)字檔案室對文件進(jìn)行接收。進(jìn)入數(shù)字檔案室，在電子文件收集環(huán)節(jié)核對預(yù)歸檔文件的基本信息，歸檔要素不全的進(jìn)行補(bǔ)充，如補(bǔ)充文號、題名、保管期限等。四性檢測不通過的，根據(jù)提示進(jìn)行補(bǔ)充完善。通過比對檔案分類方案對文件是否屬于歸檔范圍進(jìn)行再次審核確認(rèn)，如確定不在歸檔范圍的進(jìn)行退回操作，對屬于歸檔范圍的、歸檔要素齊全且通過四性檢測的電子文件進(jìn)行確認(rèn)接收，接收時(shí)根據(jù)本單位情況選擇對應(yīng)的檔號規(guī)則，經(jīng)確認(rèn)接收后的電子文件流轉(zhuǎn)至數(shù)字檔案室系統(tǒng)整理環(huán)節(jié)。

4.3 整理

確認(rèn)接收的電子文件進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，電子文件的整理包括文件著錄、件內(nèi)補(bǔ)充歸檔材料、文件關(guān)聯(lián)等。

1）著錄。歸檔的電子文件信息由系統(tǒng)自動捕獲或在文件形成階段已經(jīng)生成，為便于檢索利用，文件歸檔后須根據(jù)文件內(nèi)容對電子文件進(jìn)行補(bǔ)著錄。

2）件內(nèi)補(bǔ)充歸檔材料。檢查電子文件歸檔材料的齊全完整，對于歸檔要素不齊全的須補(bǔ)充相關(guān)材料，如補(bǔ)充上傳文件附件。對于件內(nèi)有部分材料在線下流轉(zhuǎn)只產(chǎn)生純紙質(zhì)文件的，應(yīng)在文件內(nèi)補(bǔ)充掃描上傳紙質(zhì)材料，形成完整的一份電子文件。對于系統(tǒng)條件不成熟的，可在備注欄注明某材料為紙質(zhì)件未掃描等內(nèi)容。