探索檔案庫房的安全管理及有效路徑

霍超宇

摘要：本文論述了檔案庫房安全管理的基本內容，并結合實際情況，探討了檔案庫房安全管理中存在的主要問題、產生的原因以及優化的方向與方法，旨在提升我國實體檔案的安全系數。

關鍵詞：檔案庫房;安全管理;管理制度

引言：

即使在信息時代背景下，實體檔案仍作為檔案的重要組成部分，甚至可以說是檔案的核心組成。但現階段檔案庫房安全管理存在多種多樣的問題，急需相關人員進行修正完善，全面保障檔案庫房的安全。

一、檔案庫房安全管理內容

檔案庫房是實體檔案存放的主要位置，其安全管理的主要目的為最大化實體檔案的保存期限，避免實體檔案遭受惡意竊取、破壞。具體內容可包括防火、防盜、防潮、放光、防塵、防鼠、防蟲、防高溫八項內容[1]。

第一，防火?；馂氖菍嶓w檔案損害最大的災害之一，檔案庫房安全管理中需要采取較高的重視程度。加強日常防火檢測、配備自動化火災監控及消除設備等。

第二，防盜?，F代背景下，信息竊取行為更多發生在網絡渠道上，檔案庫房實體檔案被盜風險明顯降低，檔案丟失更多集中在人員保存或者調取上的操作失誤。雖然風險略有降低，但實體檔案的重要性決定了防盜工作不能有絲毫松懈，甚至要結合現代技術加強防盜監管力度。

第三，防潮。檔案庫房潮濕會導致大量的紙質檔案更加容易腐爛，保存年限明顯縮短?，F階段庫房常見防潮措施多依靠防潮設備進行。

第四，防光。長期直接暴露在強光下會導致文件字跡模糊，無法辨認，縮短檔案的有效保存年限?，F代檔案庫房保存進程中其它種類的防護措施已經能保障檔案保存空間的避光性，需要注意的是僅為取用時避免自然光直射與庫房內部只能使用白熾燈照明。

第五，防塵?；覊m也是加速檔案損壞的重要因素?，F階段常用的防塵方法為檔案封存前除塵;保存環境盡量密閉;庫內定期清理。

第六，防蟲。蟲對檔案主要傷害為啃食與污染。檔案庫房內應當提前布置除蟲藥劑與驅蟲藥劑，最大程度上保證檔案的安全。

第七，防鼠。鼠對檔案的危害與蟲類似，不過其危害程度更高。檔案庫房內絕不可放置食物，定時做好老鼠誘捕工作。

第八，防高溫。高溫危害與火災較為類似。其防范措施為在檔案庫房中設置一定的溫度平衡措施，保證室內溫度長期維持在合理的范圍內。

二、檔案庫房安全管理實現的有效途徑

（一）庫房建立質量存在問題

我國檔案庫房安全管理一直秉承著建筑為主、設備為輔的理念，庫房自身的質量標準一直是檔案安全的主要保障，我國相關法律對于檔案庫房建立的質量標準進行了詳細的規定，但現階段檔案庫房多依托于其他建筑物建立，質量標準極少能達到法律要求。因此，提升檔案庫房安全管理工作成效要優先提升庫房建筑質量。

第一，細化選址工作。由于完全依托于公司主體建筑物修建，檔案庫房建立進程中常缺乏必要的地質環境勘探，檔案安全受到多種威脅。因此，在庫房修建進程中必須進行較為詳細的周邊環境與地質環境考察。庫房周邊不能存在輸油管線或者加油站等存在風險的建筑物;庫房不能建立在地質環境較為活躍的地區;庫房不能建立在排水不暢的低洼地區;對于部分將檔案庫房擱置在地下的單位，要確保庫房不受地下水位的侵蝕，為庫房安全提供較為全面的保障。

第二，加強材料控制工作。材料控制工作的不到位同樣由于大多數檔案庫房依附于已有建筑物或者直接與建筑主體統一建設。庫房搭建進程中，要對原材料進行較為嚴格的質量檢測，除常規印象中的硬度、穩定性等，防火、防潮是庫房材料質量控制的關鍵。要在現場檢測其是否為不可燃材料，避免周邊火災影響到檔案庫房的安全。

第三，注重結構設計工作。結構設計問題同樣受庫房依托在已有建筑物基礎上建立的影響，其結構設計進程中必須要屈從于建筑物已有管線。檔案庫房結構設計進程中，理論上除緊急消防通道外，日常只能有單一通道進出，避免檔案被竊取。同時管線設計應當盡量避免對檔案存放的主體位置造成影響。

從上文論述中不難看出，檔案庫房建立的全部問題都與其是在已有建筑物基礎上建立有直接關系，因此，提升檔案庫房質量的最為簡潔、有效的方法為在法律層面要求檔案庫房必須獨立建設，并制定較為嚴格的懲戒制度，保障該條政策的落實。

（二）庫房安全設施布置存在疏漏

針對安全管理要求較高的檔案庫房來說，由于無法預見檔案安全事故發生的全部原因，防護設施布置存在疏漏是難免的。針對該方面的優化，主要從兩個方面入手[2]。

第一，對已有基礎性安全設施進行梳理。如空調等大功率、長時間使用的電器安裝進程中是否使用獨立的電力線路，避免線路過熱引發火災;如防火器安裝是否達到標準，防火設備中是否存在需要更換但未更換的個體;如是否存在備用電源保障電力供應暫定時，防范措施正常發揮功能;如地震或者雷電高發區域，是否存在相應的防護措施等。對于存在問題的部位統一進行修整完善，為檔案庫房提供基礎安全保障。

第二，現代化監管設備的應用。針對檔案庫房安全管理工作來說，高成本現代化設備的全面應用是難以回收成本的。但實體檔案的價值并不能完全從經濟價值的角度進行衡量，其還具有歷史價值、法律價值等。企業應當加大成本的投入，在檔案庫房內部布置較為先進的自動化感應及處理設備，監管的內容包括但不限于溫度、濕度、生命活動痕跡、煙塵等，實現檔案庫房精確管理，為檔案庫房的安全性提供更加全面的保障。

此外，安全制度的健全也是檔案庫房安全建設的途徑。健全的主要方向為對管理工作流程進行書面化表達，同時對檔案責任制度進行較為詳細的劃分，糾正原先較為籠統的檔案管理制度，為管理人員工作提供更加全面的指導與限制。

結論：

現階段檔案庫房安全管理存在的問題較為多樣，企業的主要領導及相關負責人應當更加關注檔案庫房管理中存在的漏洞，從庫房建設、安全設施、管理制度等多方面入手提升檔案庫房安全管理工作的成效。

參考文獻：

[1]廖國玲.影響檔案庫房安全因素及規避對策[J].蘭臺內外，2019 （18）：13-14.

[2]李雅丹.論檔案庫房安全防護工作[J].辦公室業務，2019 （12）：108.