醫(yī)院檔案管理工作的意義和措施
——評(píng)《信息工作與檔案管理》

谷士鵬

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分。在醫(yī)院實(shí)際工作活動(dòng)中，醫(yī)院檔案作為重要的載體包括：圖表、文字、錄像、錄音、盤片等。根據(jù)檔案類型可分為人事檔案、文書檔案、病歷檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案以及會(huì)計(jì)檔案等，對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史全貌進(jìn)行連續(xù)客觀記載，完整性較高，可對(duì)醫(yī)院科研活動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)記錄，對(duì)廣大民眾個(gè)人就醫(yī)療信息進(jìn)行全面收集，對(duì)于醫(yī)院而言，屬于重要財(cái)富。在醫(yī)院管理過程中，屬于信息資料；對(duì)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)而言，有利于政策制定和措施改進(jìn)，可作為臨床參考和決策依據(jù)。因此，臨床上十分重視醫(yī)院檔案管理工作強(qiáng)化，在衛(wèi)生事業(yè)中，對(duì)其進(jìn)行了不斷發(fā)展與完善。

《信息工作與檔案管理》一書，其核心是職業(yè)秘書檔案管理技能以及信息處理技能。從企事業(yè)單位方向而言，出發(fā)點(diǎn)是檔案管理工作任務(wù)以及實(shí)際信息工作任務(wù)，可有機(jī)結(jié)合職業(yè)教育理念，導(dǎo)向是活動(dòng)，教學(xué)特點(diǎn)是任務(wù)驅(qū)動(dòng)以及項(xiàng)目化，可將技能性、職業(yè)性以及操作性重點(diǎn)突出。書中的八個(gè)單元其內(nèi)容涉及信息收集與整理、秘書信息工作和檔案管理、任職信息開發(fā)與利用、檔案的保管和利用等。在項(xiàng)目中，包含任務(wù)描述、學(xué)習(xí)目標(biāo)、實(shí)訓(xùn)任務(wù)以及任務(wù)分析等，利用本教材，對(duì)于職業(yè)院校可指導(dǎo)文秘專業(yè)學(xué)生對(duì)檔案管理以及信息工作進(jìn)行學(xué)習(xí)，可作為課程教材。此外，對(duì)于從事秘書辦公室行政或?qū)⒁獜氖碌墓ぷ魅藛T而言，也可用于業(yè)務(wù)進(jìn)修及指導(dǎo)。

《信息工作與檔案管理》對(duì)比當(dāng)前市場(chǎng)上的檔案管理教材，具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，內(nèi)容更加充實(shí)，有機(jī)結(jié)合檔案管理工作以及信息工作，符合高職文秘教學(xué)需要，其較為新穎的體例，編寫模式是任務(wù)驅(qū)動(dòng)型，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)練一體化，將一般教材傳統(tǒng)模式打破，附錄較為詳實(shí)。在附錄中，存在現(xiàn)行檔案管理法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是工業(yè)企業(yè)檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)及法規(guī)，可促使檔案管理法制化以及規(guī)范化。

相對(duì)于醫(yī)院變革而言，創(chuàng)新檔案管理十分重要，結(jié)合傳統(tǒng)工作模式，跟隨時(shí)代變化，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新科學(xué)，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，可促進(jìn)醫(yī)院管理水平顯著提升，有利于醫(yī)院更快更好發(fā)展。

隨著社會(huì)發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員提出了創(chuàng)新要求。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展要求，對(duì)客觀世界進(jìn)行深刻認(rèn)知，不斷推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理而言，若想跟上時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)保持創(chuàng)新，對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行不斷革新，在較短時(shí)間內(nèi)，將科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，在如今經(jīng)濟(jì)生活中，充分利用信息。分析檔案部門職能，主要用于信息資料收集、存放以及保管，因此，應(yīng)做好檔案部門信息資料開發(fā)及利用工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力創(chuàng)新，避免醫(yī)院整體發(fā)展跟不上時(shí)代步伐，避免醫(yī)院檔案工作積極作用無法發(fā)揮。

在醫(yī)院整體事業(yè)中，醫(yī)院檔案管理較為重要。對(duì)于醫(yī)院管理工作而言，屬于核心以及基礎(chǔ)，可將醫(yī)院管理水平以及整體醫(yī)療質(zhì)量顯著提升，可對(duì)患者以及職工的合法權(quán)益進(jìn)行相應(yīng)維護(hù)。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，可對(duì)醫(yī)院工作情況、管理水平以及醫(yī)療質(zhì)量進(jìn)行客觀準(zhǔn)確反映。隨著不斷深入的衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院將經(jīng)營(yíng)管理模式進(jìn)行了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，目的是有效提高服務(wù)質(zhì)量以及醫(yī)療技術(shù)水平，將醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力以及生存力均顯著提高。

在醫(yī)院各個(gè)歷史發(fā)展變遷過程中，醫(yī)院檔案作為歷史記載，屬于物質(zhì)文化財(cái)產(chǎn)。對(duì)于醫(yī)院而言，可用于宣傳教育和醫(yī)院文化建設(shè)，也可用于構(gòu)建醫(yī)院整體形象；對(duì)于醫(yī)院檔案而言，不僅包括醫(yī)院發(fā)展期間各種珍貴照片、歷史資料及獲獎(jiǎng)證書，還包括實(shí)物檔案等。因此，醫(yī)院以各種形式進(jìn)行宣傳活動(dòng)以及專題展覽十分重要，若想展出內(nèi)容精彩以及史料豐富，促進(jìn)人民群眾以及廣大職工加深了解醫(yī)院，增強(qiáng)職工向心力以及凝聚力，樹立醫(yī)院良好形象，促進(jìn)醫(yī)院社會(huì)效益，需要做好醫(yī)院檔案管理工作。

醫(yī)院檔案由于行業(yè)特點(diǎn)，利用空間更加廣闊，可對(duì)醫(yī)患雙方權(quán)利進(jìn)行維護(hù)，作為法律依據(jù)執(zhí)行，可作為教學(xué)、醫(yī)療、科研活動(dòng)等寶貴資料及依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)院檔案可用于保險(xiǎn)理賠、地方疾病預(yù)防以及作為疾病流行衛(wèi)生政策制定依據(jù)，其臨床應(yīng)用價(jià)值較高，將醫(yī)院檔案管理工作做好，不僅關(guān)系到醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展，還關(guān)系到人民群眾健康。做好醫(yī)院檔案管理工作的措施如下。

(1)加強(qiáng)醫(yī)院干部認(rèn)知檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)重點(diǎn)提高檔案管理意識(shí)，做好檔案管理工作，從醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略角度出發(fā)，在重要議事日程上，將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展重要內(nèi)容。中層干部以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院職工應(yīng)對(duì)檔案重要性進(jìn)行充分認(rèn)知，認(rèn)識(shí)檔案、支持檔案管理工作。醫(yī)院職工應(yīng)廣泛參與檔案管理，利用全員學(xué)習(xí)國家檔案法律法規(guī)的相關(guān)活動(dòng)，促進(jìn)全體職工更加了解檔案重要性，做好檔案收集歸檔工作。

(2)理順關(guān)系構(gòu)建檔案管理制度。對(duì)檔案歸檔范圍進(jìn)行相應(yīng)拓展，構(gòu)建院內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)檔案歸檔范圍以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)明確，利用行政手段，建立科學(xué)統(tǒng)一的檔案工作制度，將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理工作有效推行，實(shí)施檔案統(tǒng)一管理，規(guī)范化管理醫(yī)院檔案，充分發(fā)揮其臨床作用以及憑證作用；將歸檔范圍拓展，對(duì)新型檔案收集管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，在檔案工作中，設(shè)立新課題并認(rèn)真研究，利用電子化、網(wǎng)絡(luò)化規(guī)范醫(yī)院管理工作，避免新型檔案出現(xiàn)疏于歸檔現(xiàn)象。對(duì)最新影像檔案、電子檔案進(jìn)行及時(shí)完整有效收集，進(jìn)一步豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容，提供相關(guān)服務(wù)。

(3)重視檔案人才培養(yǎng)提高人員素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員而言，素質(zhì)高低可對(duì)檔案管理水平高低造成影響，因此，在醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃過程中納入檔案管理人員培養(yǎng)，利用進(jìn)修學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)以及知識(shí)更新等手段，將其業(yè)務(wù)水平有效提高，構(gòu)建檔案管理人才隊(duì)伍，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，對(duì)檔案管理水平提高進(jìn)行有效推動(dòng)；對(duì)于醫(yī)院而言，利用組織檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫建立、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檢索等培訓(xùn)來適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理相關(guān)要求，對(duì)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)完善，將現(xiàn)代管理意識(shí)有效增強(qiáng)的同時(shí)，有效提升檔案工作效率。

(4)更新檔案管理觀念轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。檔案管理的最終目是開發(fā)利用檔案，做好編研工作，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。充分發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院管理中的作用，以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展步驟，改變以往輕開發(fā)利用、重管理的現(xiàn)狀，提供主動(dòng)服務(wù)以及開放式服務(wù)。對(duì)醫(yī)院發(fā)展有價(jià)值的資料進(jìn)行主動(dòng)收集以及深入挖掘，將檔案編研工作做好，篩選出重大研究成果。臨床分析發(fā)現(xiàn)，檔案編研工作不是簡(jiǎn)單的文件匯總，應(yīng)針對(duì)醫(yī)院工作實(shí)際需求并有機(jī)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)，對(duì)編研規(guī)劃進(jìn)行科學(xué)擬定，要求切實(shí)可行，符合醫(yī)院發(fā)展要求。設(shè)立專題后，應(yīng)更多渠道、更深層次開發(fā)檔案資料，將檔案利用價(jià)值有效提高，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益顯著提高。隨著現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展飛速，可利用計(jì)算機(jī)等手段，將檔案信息資源開發(fā)，利用檔案服務(wù)、編研成果共享等手段，做好醫(yī)教研服務(wù)。

(5)檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃。將醫(yī)院檔案發(fā)展規(guī)劃納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，有利于檔案建設(shè)和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展作用無可替代，對(duì)檔案管理設(shè)施建設(shè)投入增加資金，將會(huì)推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。醫(yī)院應(yīng)為檔案室配備復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀及打印機(jī)等信息化辦公設(shè)備，購置保護(hù)檔案免于受損的除塵器、空調(diào)、防磁柜及加濕器等設(shè)備，合理安排檔案用房，設(shè)置檔案管理軟件系統(tǒng)。在檔案管理日常工作中，做到信息化、電子化檔案檢索以及利用，將檔案管理工作效率顯著提高，使現(xiàn)代化的管理檔案服務(wù)于醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。

在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)緊跟形勢(shì)要求，大力發(fā)展創(chuàng)新，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況而采取系列檔案管理強(qiáng)化措施，通過多媒體、計(jì)算機(jī)等信息化手段，強(qiáng)化檔案管理流程及內(nèi)容，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)相關(guān)人員創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，自覺主動(dòng)完成本職工作，促進(jìn)醫(yī)院的醫(yī)學(xué)診療和科學(xué)研究水平不斷向前發(fā)展。