經濟視角下基于數字檔案館平臺的國有資產檔案利用研究

【摘 要】信息技術的發展帶動檔案管理模式向數字化方向改革。本文簡單介紹了國有資產檔案的數字化管理意義，通過分析我國國有資產檔案數字化管理應用難點，探究經濟視角下基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理變革措施，希望能夠實現國有資產檔案信息資源優勢共建。

【關鍵詞】經濟視角;數字檔案館平臺;國有資產檔案

引言：

現階段國有資產檔案管理工作普遍存在著管理體制不健全、文檔歸檔整理滯后、文件系統性不強等問題，對著國家信息化發展進程的不斷深入，數字檔案館平臺建設被提上日程。傳統國有資產檔案管理工作中，無法實現信息化技術的所有環節應用落實，需要借助數字化平臺進行流程優化，真正發揮國有資產檔案的職能作用。

一、基于數字檔案館平臺的國有資產檔案利用意義

一直以來，國有資產項目檔案管理工作多為紙質、照片、影音信息等傳播媒介，尤其是經濟資產投資項目，其檔案收集整理、分組核對、保密管理等工作，都有著較為系統化的運行流程。長時間的作業過程中，國有資產檔案管理部門累積了大量信息由于缺乏對資產檔案管理工作的重視，出現了許多檔案管理問題。如：檔案資料的價值沒有被充分挖掘，無法有效利用;已有檔案管理數據庫中的賬目不符、賬目不清;部分檔案無法準確鑒定超過保管期限的資料，因此不能及時進行銷毀處理，導致國有資產檔案資料堆積如山;系統檔案不完整、不規范;檔案管理工作人員的能力參差不齊，檔案管理制度不健全，導致很多資料收集不完整;有些資料沒有及時規范整理入庫，堆放時間過長，更加難以歸檔。

隨著大數據、云計算等信息化技術的應用發展，基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理模式，逐漸帶動檔案管理工作變革，其涉及到國有資產檔案管理工作的各個環節，只有適應時代發展，轉變信息化管理觀念，才能保證信息化技術落實的可能。數字檔案館平臺需要配合有規則的國有資產檔案信息管理流程，其管理前提就是對原有信息檔案進行梳理，完成邏輯固化延伸。在經濟視角下，應重視資產檔案中的數據流通交易記錄，通過規則的約束保證國有資產檔案信息化管理觀念深入人心。實際管理環節，可以從資產交易項目名稱、年份、項目類型等基本信息，制定相應的管理規則，明確檔案信息檢索使用歷史記錄，從觀念規則上保證數字檔案館平臺在國有資產檔案管理工作中的應用效果。相信隨著信息化技術的不斷發展，國有資產檔案管理工作會更加合理和完善，突破現有瓶頸，有效提高國有資產檔案管理的應用效果[1]。

二、我國國有資產檔案數字化管理應用難點

我國國有資產檔案管理工作的難點，主要集中在信息多源異構、歷史積壓導致數據膨脹、進行高級復合檢索時的結果整合困難、信息存儲安全。其一，文檔歸檔工作滯后。檔案自身應用參考價值會隨著時間逐漸減弱，實現國有資產檔案管理模式改革，要求對所有已存在檔案進行整理歸納，其工作量較大。且絕大多數國有資產檔案管理部門并沒有按照規章制度進行定期清理工作，其實時性與準確性也不符合實際需求，經濟市場參考價值不高，數字檔案館存儲規模不斷擴大，管理難度逐漸增加。其二，工作人員專業技術水平不達標。國有資產檔案數字化管理應用項目需要遵循相關設計要求，保證管理人員的專業化、規范化技術水平，尤其是部分涉及到國家保密的經濟檔案，要保證其安全性，提升檔案綜合安全管理水平。若管理人員專業技術水平不達標，因人為因素造成國有資產檔案泄露，將會對整個國家造成嚴重損害。其三，國有資產檔案信息來源多樣化。我國經濟市場環境較為復雜，國有資產檔案管理工作收集到的數據來源較多，其用途廣泛、格式不統一、效果功能也各有差異，這造成了其信息多源異構情況。其四，數字化管理系統性差。基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理應用多為自動化檢索作業，其核心職能為通過接口模塊設計，完成數據庫檢索指派模塊，提高數據整理效率。但現階段國有信息檔案進行高級復合檢索時，很多單位目前未按照項目進行齊套，文件的整理排序按照收集的順序進行排列，檢索效率低下，無法發揮其積極效果[2]。

三、經濟視角下基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理變革措施

（一）優化數據資源體系

國有資產檔案管理部門應結合自身條件，強化檔案信息資源的數字檔案館平臺建設，優化數據資源體系，這也是實現國有資產檔案管理工作有條不紊進行的重要基礎。經濟視角下基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理變革，舍棄了傳統紙質版信息管理模式，強調網絡Web版形式的應用，結合數字檔案館平臺信息化管理技術，能夠提供測繪國有資產在線下載申請服務，以電子檔案的存儲體系為核心，建設檔案信息化管理體系。因此，基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理工作，應制定更為詳細的檔案信息化資源管理條例，明確不同國有資產檔案的分類以及使用方向，積極完成各項數據的整理與開發。在傳統實體檔案管理體制的影響下，國有資產檔案管理工作往往停留在“收集”階段，對檔案的利用率不高。而數字檔案館平臺技術的應用，要求國有企業建立檔案信息數據交流平臺，各部門依托交流平臺，實現檔案數據的信息化傳遞交流工作，做到人力、物力、財力的規模化利用，提高國有資產檔案資源利用率。落實國有資產檔案數字化管理責任制度，建立專門的檔案管理工作室，設置檔案信息數據網絡防火墻，定期進行檔案儲存計算機的殺毒、清理、升級、更新等工作，保證計算機的正常運行狀態。結合數字檔案館，進一步優化國有資產檔案管理流程，細化收集范圍，通過信息系統明確歸檔要求，實現項目檔案工作的規范化管理。

（二）檔案信息分類整理

在經濟視角下，國有資產檔案管理工作的核心是收集、分析，將國有企業運營相關活動的信息進行整理，并通過對資產檔案數據的分析進行實際應用。近年來我國數字檔案館平臺建設工作取得一定成效，但檔案信息化技術的實踐流程還不完善，主要表現為人員管理過于程序化，沒有發揮出工作人員的專業技術能力，忽略了對于信息化操作技術的培養。經濟視角下的國有資產檔案數字檔案館平臺管理，應定期對不同時間維度、市場條件的國有資產信息進行核對統計，避免檔案信息錄入重復或漏記情況。

可以采用C/S與B/S混合的結構模式，對國有資產進行檔案信息分類整理，管理人員采用C/S模式進行檔案信息管理，而國有企業基層工作人員則利用B/S模式進行資產檔案錄入，以及國有企業信息查詢共享。過程中要根據不同檔案特征進行分類科學整理，經濟視角下，可以參考國有企業交易賬戶中的相關分類項目，依照紙質與電子設立不同類別擴展號，或是按照使用需求進行項目來源、檔案類型、形成時間等特點進行分類整理。通過對樹節點的排序，實現不同類別的國有資產檔案管理模塊增加、刪除，以及檔案檢索使用流程的優化設計。國有資產數字檔案館平臺檔案管理人員需要根據標準規范及兼容信息化制定詳細記錄，完成記錄核查，注意檔案去重、命名規范化、屬性完整等管理要點[3]。

（三）重視項目管控對接

國有資產數字檔案館平臺管理工作環節，需要借助項目節點進行流程管控，將檔案歸檔管理與平臺項目推進相結合，由數字化代替人力管理模式。即通過數字檔案館平臺系統設置，將國有資產檔案管控對接固化為計算機應用流程，避免人為因素對檔案信息對接造成的不利影響，確保檔案歸檔工作的全面性。經濟視角下，國有資產項目檔案對國有企業經濟項目建設的全過程進行了表達，為后續同類項目交易提供了參考意見。隨著數字化技術的不斷革新應用，現代國有資產數字檔案館平臺管理工作更加重視智能化管理應用，充分發揮檔案管理工作的驗證規范管理效果。

（四）檔案信息化數據庫建設

就現階段發展進程而言，基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理變革，其首要條件就是對于工作模式的轉化，將數字化管理模式作為國有資產檔案管理改革的重點內容，加強管理人員的網絡安全意識培養以及自律能力。規范日常檔案管理操作技術手段，針對日常交易活動中的檔案信息進行有序錄入，結合工作實際制定檔案信息化過程中的統一標準，保證信息安全與資源共享，切實提高國有資產檔案信息化管理工作效率。

國有資產檔案管理人員應具備長遠的戰略眼光，不僅要考慮當下的檔案需求，更要建立覆蓋整個經濟視角交易活動中的國有資產檔案管理資料庫。我國國有資產檔案數字化建設發展起步較晚，數字檔案館平臺建設還不夠完善，正處在不斷探索和深化發展過程中。目前多數國有企業的檔案信息化管理，都是基于目錄級別的管理制度，缺乏完善的信息化數據庫。經濟視角下進行高國有資產數字檔案館平臺管理，最根本內容就是發揮其數據集成與數字化處理的速度優勢，重視大數據技術的應用，為國有資產負責人進行教學決策與工作開展提供更為可靠的依據。在檔案信息化管理模式的實際應用過程中，檔案管理內容、管理技術等方面都發生了重大變革，這也成為當下國有資產檔案管理工作的主流形式。借助云數據庫來簡化日常教學工作步驟，通過對具有相同特點的數據比對，探尋科學發展路徑，有效提高國有企業日常工作流程的連貫性，從而最大化為國有資產檔案管理工作服務[4]。

結論：

現代化信息管理技術發展帶動檔案整理工作模式轉型，國有資產檔案信息管理工作是國家生產建設活動的主要數據來源，其便捷性及高效性是其作業基本要求。因此，探究經濟視角下基于數字檔案館平臺的國有資產檔案管理變革措施，順應新時代發展潮流，改變傳統國有資產檔案管理工作思想，有著重要意義。

參考文獻：

[1]劉月艷.推動境外檔案中心建設促進海外優先發展——以中國交建境外檔案中心建設為例[J].現代國企研究，2019（08）：150-151.

[2]蘇東亮，吳海亭，馬奎國.關于機構改革、區劃調整、企事業改制退出中檔案處置工作情況的調查與思考[J].山東檔案，2018（01）：13-16.

[3]黎廣培.國有企業改制檔案管理現狀分析與改進策略研究[J].東方企業文化，2015（16）：139-140.

[4]程顯波，馮華.維護國有資產發展歷史 為老工業基地轉型振興服務[J].蘭臺世界，2013（S3）：6-7.

作者簡介：

朱銀培，（1986年6月），女，漢族，陜西西安，北部灣大學，管理學碩士，研究方向為管理學。

基金課題：

2019年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目“基于數字檔案館平臺的高校國有資產檔案利用優化研究”項目編號：2019KY0474）

（作者單位：北部灣大學）