淺談實物檔案的整理工作

趙春光

【摘 要】單位工作過程中除了形成紙質文件材料外，還會形成獎杯、獎牌、證書等各種的實物，這些物品反映了單位工作過程中的活動面貌，是單位發展的歷史記錄。整理好這些實物，進而以檔案的形式予以管理，才能發揮實物獨特的價值和作用。

【關鍵詞】實物檔案;整理;工作

實物檔案是檔案眾多門類中的一種，它是一種以實物（有形物品）的形式存在，從一個側面反映單位或各種活動的原始記錄。按照檔案全宗管理的原則，實物檔案要納入單位全宗進行統一管理，不得分散保管，以更全面地反映全宗的面貌。做好實物檔案的整理工作是實物檔案管理的基本環節，實物檔案整理包括，對實物檔案進行歸類、排序、標注、編目、裝盒等的工作過程。受傳統管理方式影響，過去一直過于重視紙質文件檔案材料的管理工作，實物檔案管理往往被忽視，導致規范性不夠，甚至呈現散存、堆放保管的狀態。因此，加強單位實物檔案整理，納入單位整個檔案規范化管理之中，是提高單位檔案工作整體管理水平的關鍵。

一、實物檔案的分類

科學合理的對實物檔案進行分類，是實物檔案科學管理的前提，是實物檔案整理的關鍵一步。實物檔案種類繁多，形式多樣，除有各類獎杯獎牌匾閣證書外，還有證章、票據、設備、字畫、題詞等形式和內容。實物檔案分類可以按年度和保管期限為要素進行分類，首先按年度依據實物檔案的形成或接收年度予以區分，同一個年度的實物檔案歸為一類進行管理;按問題分類就是將檔案的屬性和形式特征為問題分類依據，如可以分為獎品類、紀念品、贈品、產品等門類，獎品下的二級分類含有證書、獎牌、匾閣、錦旗等實物;按保管期限分，可根據檔案的重要性和保存價值確定為永久、長期、短期等。也可以采用復式分類法，如年度-問題或年度-保管期限分類法，做到所分門類明確清楚，涵蓋所有實物檔案的種類，可以方便的查找和利用，提高實物檔案整理水平和整理質量。

二、實物檔案的排列

排列是對實物檔案進行規范化管理的重要步驟，要按照預先設定的分類方案，按照時間結合事由確定實物檔案排列的先后順序進行排列。實物檔案只有經過科學系統排列，才能提高實物檔案的規范化程度，便于高效管理利用。實物的排列一般按照載體類型不同分別進行排序，也就是相同載體的實物檔案排列在一起，按照載體形式排列檔案在保持檔案整齊美觀的同時，也便于按載體形式進行查找，便于檢索利用。在按照相同載體檔案排列在一起的原則下，一般再按照年度和具體形成時間進行擺放，保證上架排列的合理性，體現排列的科學化和規范化。

三、實物檔案的標注

標注就是在確定好實物檔案的排列順序以后，用不干膠貼簽在實物載體的統一位置，標注實物檔案的年度、類別和排列順序。貼簽是實物檔案管理的基礎，用標簽的形式將實物檔案在整個庫房檔案中予以定位，方便檔案統一編目和存取工作的順利開展。標簽的編制要按照簡便、易識別的原則進行，同時要制定實物檔案登記薄，內容應包括實物名稱、形成單位、形成時間、所屬類別等項目，或者根據實物檔案管理需要增添相應的項目內容。

四、實物檔案的編目

編目是指編制檢索工具和歸檔目錄。實物檔案的目錄編制，要以實物檔案管理規范為依據，所列編目的項目和內容等都要符合實物載體的管理要求，為實物檔案的保管利用等工作的開展創造有利條件。實物檔案一般按件為單位進行編目管理，實物檔案目錄中一條目錄要對應一件實物，登記順序按照形成時間先后順序，如果沒有明確時間，只能確定有效年度，那就將其排在本年度歸檔目錄的最后，并在備注欄中標注清楚，與實物檔案一一對應。實物檔案目錄內容要實用科學，可包括順序號、年度、實物名稱、制發時間、保管價值、載體形式等，讓利用檢索可以簡潔明了。

五、實物檔案的裝盒上架

裝盒是將適合于用檔案盒裝載的實物檔案按照編目順序依次裝入專用檔案盒中進行存放的工作，是實物檔案經過系統化整理后的后續管理工作，裝盒要做到實物與檔案盒相匹配，裝入后保持檔案盒的整齊而不變形，如錦旗、獎狀等實物檔案可進行適當折疊或卷成圓柱狀。裝有實物檔案的檔案盒脊背、封面及封底內部的備考表等各項目內容要填寫齊全，檢查人、時間等內容也要填寫完備。裝盒后要對實物檔案進行上架排列，上架要做到從左至右，自上而下排列，不同載體的實物檔案上架完成后要留有一定的空間，以方便逐漸增加的檔案的后續排放要求，避免存放空間不足而導致的頻繁倒架。實物檔案排列采取平放時，注意不要堆積過高，如不適合平放的可要采用豎放方式存放。對于裝盒上架的實物檔案要制作存放索引，可以采用示意圖或者表格的形式，張貼于庫房或者檔案柜架旁，以便于隨時查看，方便管理和利用。

六、結論

實物檔案不同于傳統紙質檔案，其自身特殊載體的特點和屬性較為明顯。雖然目前實物檔案的具體管理過程中，從收集、鑒定到整理、保管都存在一定的認識不同和不同觀點，但是作為檔案門類中的一種，實物檔案的整理也要按照檔案管理部門的規定來開展，做到標準統一，系統規范。隨著社會的發展，檔案門類呈現多樣化趨勢，實物檔案作為基本的傳統門類要不斷提升管理水平，運用新技術，不斷提升管理質量和水平，才能發揮應有價值和作用。

參考文獻：

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（作者單位：濰坊市坊子區檔案館）