淺析省屬高校本科教學評估檔案的歸檔與管理

方旭儒

摘 要：省屬高校本科教學評估檔案材料應按要求確定歸檔材料內容，對材料分層管理。加強數字化建設，提高管理水平。

關鍵詞：評估檔案;歸檔;管理

21世紀初，教育部決定對各高校本科教學質量進行檢查評估，出臺了一系列有關高校本科教學評估的文件政策，明確了本科教學水平評估的目的、范圍、內容。2011年，教育部出臺了本科教學評估工作意見，明確了以學校制定自我評估要求為原則。通過學校自我評估來規范和約束學校的教學行為，以專業認證評價學校教學水平。

國家教育部以及省教育廳開展的本科教學評估，建立健全了符合中國國情的本科高等教育評價制度和質量宏觀評價體系。基于這一工作，各學校成立了本科教學評估機構以及管理這些評估材料的管理部門，而這些評估材料的管理就成為了重要的一項任務。

一、省屬高校本科教學評估檔案的歸檔范圍與分層管理

對每個學期的本科教學材料進行逐一分類，收集整理每個教學學期完成后形成的材料，及時保存完好，是每個本科教學單位要必須做好的任務。首要任務就是要確定本科評估檔案的組成，即歸檔范圍。

學校的教務處依據國家教育部本科教學評估的逐項要求以及學校對本科教學的要求，確定歸檔范圍。歸檔范圍指標主要根據學校本科的定位與規劃，包括本科教學和管理的各個環節。以本科教學單位的本科教學實踐以及本科教學管理過程中所產生的原始材料為主要支撐歸檔材料。教務處牽頭擬定具體的本科教學評估歸檔材料范圍，要求學校的檔案管理部門和各本科教學單位要積極配合，協調工作。根據教務處制定的本校本科評估指標體系的要求，對涉及的具體材料進行催收、分類整理、歸納保管。

本科教學評估需要提供的材料涉及方方面面，從學校層面到具體教師的教學工作。因此本人認為省屬高校本科教學評估檔案的管理工作應根據材料內容的不同進行分層管理。即第一層管理：校級的檔案室，第二層管理：各本科教學單位的檔案室（或資料室）。

第一層管理：校級檔案室保管的內容應該是學校層面的檔案，即本科學科專業特色、優勢、本科建設與發展的總體目標和定位、學校的規章制度、本科質量監控體系等等以及全校學生整體教學情況、全體教師教學科研情況、每年的畢業生就業情況、每年全校師生各項獲獎情況等可在學校評估檔案室查閱。

第二層管理：各本科教學單位檔案室（資料室）收集各學院本科教學最原始的材料。各學院的歸檔材料內容有，各個教研室的每項活動記錄、教學檢查與自查、教學的其他會議記錄，比如開展的教學試講，教學討論等。本單位的各種規章制度、各個專業的學期教案、教學大綱、培養方案、試卷試做記錄（含試做評價表）、考題審批單、結業考試參考答案及評分標準，平時成績評分標準、教師教學記錄表、學生成績登記表、成績統計分析與試卷分析;各專業實習總結報告、專業實習成績、專業實習學生報告;學生開題報告、畢業論文、畢業答辯過程記錄材料等;課程設計及實訓等等。以上這些材料才是最能反映本科教學情況、最真實、最原始的重要材料，要求各本科教學單位的檔案室（資料室）管理工作人員完整、按時地歸納分類，保管存檔。

二、加強數字化建設，提高本科教學評估檔案管理水平

通過本科教學評估的經歷，身為檔案管理人員深刻地體會到，檔案工作繁瑣，材料品種多，內容量大、時間跨度長，要求高。傳統的手工管理檔案已完全無法適應現代信息化社會快速檢索要求。因此，我們必須利用計算機信息化技術，加強數字化建設，改進檔案日常管理工作，將每天的手工管理轉變為向計算機信息化管理，將靜止的信息管理轉變為動態的信息管理，讓本科教學評估原始資料的檔案歸檔工作成為一項重要的日常工作，而不是為了評估而做的突擊性工作。讓檔案工作從枯燥簡單的資料保管變為積極開放式管理，被動的變為主動性服務。所以，我們必須加強數字化建設，加快評估材料管理軟件的研發工作，加強管理人員的信息化培訓工作，同時要求對評估材料數字化歸檔，以便更好地收集、整理和利用。要加強各本科教學單位的檔案室（資料室）人員的責任心。加強他們的職責感，不僅是為評估管理好歸檔材料，同時還要面向全校服務。

教學評估檔案除了要加強數字化建設，對紙質材料的保管還要有相應的安全的空間。不少的紙質材料保管存在著保管地方沒有或環境差的問題，一些本科教學單位由于房屋緊張，隨隨便便找個房間的角落，來存放檔案材料，達不到標準的存放要求。因此，對教學評估檔案必須引起相關單位領導的重視，及時做好教學評估材料的歸檔、整理、分類、裝訂、入庫等一系列的工作。學校一定要為各本科教學單位分配找符合檔案存放標準的房間，科學、安全地管理好本科教學評估檔案材料。這樣才能為迎接評估做好充分準備。

學校檔案部門不但要做好學校層面的檔案的管理工作，還要加強對各單位檔案管理的監督指導，使教學實踐檔案材料內容更加齊全完整，管理更加規范和專業，為本科教學的評估打下良好的基礎。

高校本科教學檔案的管理工作的重要性在國家、省本科評估要求中充分表現出來。通過本科教學評估，無論學校或單位或個人對檔案工作都要進行積極反省、發現短板，努力改進，自我完善，提高本科教學檔案管理水平。