新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

趙亮

摘 要：隨著科技的進步，信息化時代的到來，檔案管理工作隨之發(fā)生變化。檔案管理是事業(yè)單位的基礎工作，其記錄并運轉著單位的信息資源。新形勢下，將信息化融入到檔案管理工作中，不僅能提高工作效率，還能全面工作內容。文中對新形勢下檔案管理工作存在的問題作出了分析，并對管理工作的創(chuàng)新路徑進行了探討。

關鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;新形勢

社會發(fā)展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

1 新形勢下檔案管理中存有的問題

1.1 不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認識到檔案管理工作的重要性[1]。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響到管理工作的有效進行，從而導致檔案收集內容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

1.2 人員素質參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對管理人員的專業(yè)水平有很高的要求。在實際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高，他們的文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實踐能力。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都未進行嚴格要求，管理人員不能按照統(tǒng)一標準進行檔案管理。檔案工作人員沒有經過專業(yè)培訓，新的設備和技術不能得到充分利用，導致工作人員的綜合素質不能適應新形勢下檔案管理的需求。

1.3 設備落后，信息化建設投入不足

許多事業(yè)單位都存有設備落后、檔案庫房構建不完善的情況。庫房內塵土飛揚、雜亂無章，設備沒有得到及時更新，基礎設施過于落后。隨著科技的進步，信息時代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實現檔案管理的信息化，信息化建設投入不足[2]，從而導致檔案管理難以適應現代網絡化的發(fā)展。

1.4 不健全的管理制度

提升檔案管理工作的有效性，還需對現有管理制度予以完善。制度是開展一切工作的基礎與操作標準，只是在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，制度如同虛設，大部分管理人員沒有遵循制度辦事，有的工作者敷衍了事，進而使管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位無法對檔案工作管理擬定適宜的制度標準，而工作人員又無法做到嚴格按規(guī)定執(zhí)行，因此使檔案管理工作的有效性大大下降。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1 認識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業(yè)單位發(fā)展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業(yè)單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設法改變領導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠將檔案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對獎懲措施進行落實[3]，對于表現優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，進而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.2 提高管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理具有較強的實用性和專業(yè)性，檔案管理水平是由管理團隊的綜合素養(yǎng)決定的。管理人員的業(yè)務素質不高，會導致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應新形勢下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對管理思維進行轉化，并對信息化的認識和接受能力進行提高，從而優(yōu)化檔案知識結構和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[4]，掌握檔案管理業(yè)務流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

2.3 更新設備，實現管理信息化

單位需要加大對管理經費的投入，只有經費充足才能保證基礎設施的合理建設。在購買基礎設施時，單位需要結合檔案管理的實際需要和實際情況，將不符合檔案管理需求的設備進行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎。同時，還需要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統(tǒng)管理分類不完善、效率低的問題，可以提高檔案應用于管理的效率，進而實現對檔案的資源共享和有效管理。

2.4 對規(guī)章制度進行完善

為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據單位的實際情況制定相應的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好的引導和規(guī)范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規(guī)章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

3 總結

檔案管理是事業(yè)單位的基礎工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創(chuàng)新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業(yè)的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合。

參考文獻：

[1]李秋菊.新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019（04）：85.

[2]田岳海.事業(yè)單位檔案信息化管理路徑研究[J].記者搖籃，2019（08）：76-77.

[3]張新顏.新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：121.

[4]鐘穎.新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略研究[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：112.