檔案庫房智能化對檔案安全管理的影響

劉紅冰

摘 要：自二十一世紀以來，隨著計算機技術(shù)、傳感器和人工AI的發(fā)展，智能化逐漸運用在人們的工作和生活之中，其應(yīng)用的領(lǐng)域越來越廣泛。特別是越來越多的單位將智能化應(yīng)用在檔案庫房管理方面，并且取得了較好的效果。檔案庫房管理的智能化克服了人工管理的種種弊端，極大地提高了庫房檔案的安全性和檔案利用的便捷性，其應(yīng)用在庫房檔案的管理工作中已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。本文簡要闡述了智能化技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用以及其對檔案安全管理工作帶來的影響。

關(guān)鍵詞：檔案庫房;智能化應(yīng)用;檔案安全管理

我們國家有浩若煙海的歷史檔案，而且每天產(chǎn)生數(shù)量繁多的現(xiàn)代檔案，這些檔案有些保管在機關(guān)單位的庫房里，也有不少保管在各個企業(yè)和公司的檔案室里，由于這些檔案絕大部分都是紙質(zhì)的，在保管過程中如有不當很容易損壞。這些檔案或者是個人的過往履歷，或者是一家企業(yè)的重要文件，或者是國家的重要機密，甚至有些是歷史流傳下來的孤品，因此一旦出現(xiàn)問題，對個人、單位還是國家來說都會是難以彌補的損失。

經(jīng)現(xiàn)代技術(shù)研究，影響檔案儲藏的因素有很多，濕度過高會使紙張受潮腐爛，溫度過高可能會發(fā)生火災(zāi)，各種雜菌也會給檔案的安全儲藏帶來潛在威脅，如果只靠人工進行管理很難將這些安全隱患排查干凈，而且排查的周期較長，一旦檢查不及時，檔案就可能會損壞。而將智能化技術(shù)應(yīng)用到檔案庫房的日常管理工作中可以很好地解決這一問題，應(yīng)用計算機技術(shù)和精確傳感技術(shù)可以及時地發(fā)現(xiàn)庫房中的安全隱患，庫房管理人員根據(jù)智能化系統(tǒng)反饋的信息對這些安全隱患進行一一排查，從而確保庫房檔案的安全。

1.檔案庫房管理的內(nèi)容

檔案庫房的管理必須要考慮到方方面面，任何一個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)差錯，在庫房的修建方面，首先，庫房不能修建在陰冷潮濕的地方，盡量選取向陽的房間作為檔案儲藏的庫房。其次就是對需要入庫的檔案進行整理和分類，由于需要儲藏的檔案較多，在后期的管理工作中陸續(xù)還會增加檔案，所以必須按照檔案內(nèi)容的不同對檔案進行分類并貼上標簽，按順序整理到儲物架上。最后對檔案的定期維護，包括定期檢查庫房內(nèi)的溫度、濕度，抽樣檢查檔案是否有損壞等現(xiàn)象。

2.檔案庫房智能化管理的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案庫房的管理方式較為落后，所有工作都需要人力完成，工作量一般很大，檔案管理人員每天都需要對庫房的溫度，濕度等影響檔案儲藏安全的因素進行測量并手工記錄下來，這種通過人工手段進行的測量誤差性很大，很容易造成錯誤的判斷。另外，在檔案的搜集入庫和調(diào)取方面會非常不方便，檔案的出入庫都需要手工記錄，檔案的利用效率非常低。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對于庫藏檔案的儲藏和利用的要求越來越高，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當前發(fā)展的需要，嚴重制約了利用檔案促進國家和企業(yè)前進和發(fā)展的腳步。為解決這一問題，首先在企業(yè)中普遍將智能化應(yīng)用到庫房檔案的儲藏中，在庫房檔案的日常管理工作中應(yīng)用智能化能夠有效做到十防，并且從人工管理的方式逐漸向智能化，自動化管理方式過渡。將計算機與各種設(shè)備以及傳感器相互連接，管理人員只需要坐在電腦前就能看到各種監(jiān)測數(shù)據(jù)，比如溫度，濕度等等。在解決勞動力大量損耗的同時也提高了監(jiān)測數(shù)據(jù)的準確性，從而提高了庫房檔案的安全性。另外，庫房檔案智能化極大地提高了檔案利用的效率，無論是調(diào)取檔案，還是歸還檔案都非常方便，節(jié)約了大量的時間。

3.庫房檔案智能化的各種功能分析

3.1智能化門禁系統(tǒng)

庫房管理工作的首要任務(wù)就是做好庫房檔案的防盜工作，庫房中的檔案都是非常重要的資料，一旦被盜取，后果不堪設(shè)想。將智能化應(yīng)用到門禁上可以很大程度上降低檔案被盜的風險，一旦有非法人員進入檔案庫房或者非法拿走庫房中的檔案，智能化門禁系統(tǒng)就會發(fā)出警報，相關(guān)的工作人員能夠第一時間趕到現(xiàn)場，保護檔案。

3.2智能化溫度調(diào)控系統(tǒng)

對庫房檔案的安全儲藏威脅最大的兩個因素分別是溫度和濕度，一旦庫房內(nèi)的溫度和濕度不適合檔案的儲藏，在很短的時間內(nèi)檔案就會損壞，因此，檔案管理人員必須重視溫度和濕度的監(jiān)測工作，確保在適宜的溫度和濕度中儲藏檔案。智能化溫度調(diào)控系統(tǒng)不僅能夠?qū)旆繙貪穸冗M行實時監(jiān)測，而且能夠調(diào)控庫房內(nèi)的溫濕度。將計算機和空調(diào)，除濕機以及傳感器通過互聯(lián)網(wǎng)相互連接，傳感器監(jiān)測到的溫度會及時傳輸?shù)接嬎銠C中，再由計算機下達指令控制空調(diào)和除濕機以達到控制庫房溫濕度的目的。這個過程無需工作人員的參與，真正實現(xiàn)了庫房管理的自動化。

3.3智能化防火系統(tǒng)

防火工作是檔案管理人員工作的重中之重，檔案庫房一旦失火，其帶來的損失是不可逆轉(zhuǎn)的，因此，在防火工作上應(yīng)用智能化技術(shù)是非常必要的，在庫房中安裝自動化報警和滅火裝置，不僅能夠及時的發(fā)現(xiàn)庫房中存在的火災(zāi)隱患，而且能夠采取適宜的滅火手段撲滅火災(zāi)的同時防止檔案損傷。其工作原理是一旦溫度過高或者庫房內(nèi)出現(xiàn)煙霧，自動報警系統(tǒng)就會自動開啟并發(fā)出警報，檔案管理人員聽到警報聲就會第一時間趕到現(xiàn)場，利用現(xiàn)場的滅火設(shè)備進行滅火。

3.4智能化消毒系統(tǒng)

由于庫房檔案都是紙質(zhì)的，在儲藏或者人手觸摸的過程中很容易滋生雜菌，當這些雜菌的濃度不高時可能不會對檔案造成損壞，但是一旦雜菌濃度過高，庫房檔案就會在這些雜菌的侵蝕下?lián)p壞。為此，在現(xiàn)代化的庫房檔案的儲藏過程中，很多單位都會安裝智能化消毒裝置，定期對庫房進行消毒滅菌。可以一周進行一次消毒工作，在消毒期間不允許人員進入，采用智能化消毒系統(tǒng)可以有效地殺死各種霉菌和其他菌類，控制庫房內(nèi)的雜菌在較低的濃度水平，保證庫房檔案的安全。

4.庫房檔案智能化要與實際相結(jié)合

由于每一家單位的庫房管理方式都有所不同，所以在庫房檔案的智能化應(yīng)用過程中應(yīng)當結(jié)合實際，不能照搬照抄別人的智能化技術(shù)。單位對庫房檔案的管理應(yīng)用智能化的目的是提高檔案的安全性，管理人員必須始終以這個目的為中心對檔案庫房進行智能化建設(shè)，在保證檔案安全的前提下，盡可能的節(jié)約成本。另外，相關(guān)的技術(shù)人員要定期對各種設(shè)備進行維護，檢查設(shè)備是否出現(xiàn)故障，記錄的數(shù)據(jù)是否存在較大誤差，在出現(xiàn)問題的地方及時進行維修，逐漸完善庫房檔案智能化管理體系。

5.結(jié)束語

利用智能化技術(shù)對庫房檔案進行管理的影響體現(xiàn)在方方面面，檔案庫房智能化能夠減少工作量的同時，也能更加精確的監(jiān)測數(shù)據(jù)，提高庫房檔案的安全系數(shù)，因此，在檔案庫房的管理工作中應(yīng)當加大應(yīng)用智能化的力度，推動我國的檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展。

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