大數據時代背景下的檔案管理策略

文晨

摘 ?要：當前信息時代發展速度越來越快，因此各行各業都需要對目前復雜的數據進行有效地整理。從實際情況出發，不斷地重視對大數據的有效管理，才可以更好地順應時代發展的需求。在檔案管理領域中，因為涉及到眾多的信息，就需要提供數據，保存社會中的相關記錄，同時可以隨時進行檢閱、搜尋、查找、利用。而這些也構成了大數據時代下檔案管理工作的主要內容。由于所涉及的任務繁雜，因此就需要采取有效的措施，來不斷完善目前的檔案管理工作。

關鍵詞：大數據;檔案管理;挑戰;機遇

1 大數據技術引入檔案管理中的必要性

1.1 大數據技術在智慧城市檔案管理中的應用

檔案館是檔案的永久保存地，它是能有效為社會提供服務的社會科學文化機構，里面存儲了海量的信息數據，是社會各類信息資源的匯集地。但是其管理的方式相對落后，同時缺乏相應的人才，尚未形成很強的社會檔案管理意識，對這些強大的檔案信息資源沒有進行很好地開發和利用。建設智慧城市是開發和利用檔案信息資源的重要契機，是將檔案館徹底融入城市并提高城市形象的重要機會。依賴于信息的使用，智慧城市要想讓檔案館真正融入其建設中，需要將檔案館里所保存的信息進行盤活，同時讓智慧城市中能融入這些信息，使之為公眾所使用。檔案館的海量數據單純依靠人力是無法完成其保存和利用的，需要借助科學技術，大數據處理技術就是最好的選擇。

1.2 大數據技術在電子文件管理中的應用

電子文件在大數據時代每天以指數級的速度增長，這也給電子文件的管理帶來了巨大的困難，這些海量的電子文件中蘊藏著巨大的財富，但是從這些電子文件中獲取有用的數據卻是困難重重。在對這些海量文件進行處理時，我國一直倡導使用直接鑒定法來進行鑒定，文件由專業的鑒定人員進行逐一核對，但是如此海量的電子文件導致工作量太過龐大。此后得到認同的方法是宏觀鑒定法，即從總體上判斷電子文件的價值。這樣在確定好電子文件的管理對象后，需要對產生電子文件的機構進行文件收集工作，但是對這些電子文件的檢索又是很困難的事情，同時面臨如何進行分類、如何進行監督、如何進行利用等問題。大數據技術能很好地解決這些問題，通過將大數據轉發器安裝在一般的硬件上，對數據進行收集并形成相關的數據系統，這個量級是很龐大的。同時，大數據還能為機器生成的海量數據進行檢索，并將其整理成能進行搜索的鏈接。大數據的應用除了具有很強的數據規模外，還擁有數量龐大的文件。那么，如何對這些文件系統層累積進行管理，并且在處理的過程中保證系統的性能和拓展能力不受影響？檔案工作人員面對增長速度極快的非結構化文件，管理時困難重重，這時可以利用基于大數據技術的數據庫比如SQL的使用，既可以做關系數據，又能進行非結構化數據處理。檔案工作人員使用大數據技術能有效處理非結構化電子文件。

1.3 大數據技術可以讓檔案館加入到政府2.0的建設中

政府2.0是政府的電子政務根本性轉變的重要標志，是政府與民眾的直接溝通與互動，是政府真正向服務型政府轉變的重要標志。通過政府2.0可以整合相關的電子政務信息系統，實現政府信息資源的跨部門共享和協同。作為科學文化的重要事業機構，檔案館能提供有效的檔案服務職能。政府2.0的建設需要檔案館的參與，當前的檔案館所用的檔案信息管理系統都不相同，在不同的檔案部門有著不同的檔案信息，政府部門和檔案部門間存在著較大的鴻溝。大數據技術能讓檔案跨越平臺、跨越信息在政府2.0上流動，從而將檔案管理的能力提高，滿足社會的需求。

2 大數據時代背景下檔案管理工作中產生的問題

2.1工作人員綜合能力不足

在目前很多企業的檔案管理工作人員還仍然運用相對比較傳統的管理觀念以及工作形式，那么，面臨著大數據時代針對檔案管理工作人員的嚴格要求，大部分檔案管理的工作人員還沒具備解決大數據時代檔案管理的實力。那么，在現階段大數據時代背景下的檔案管理工作與傳統的管理工作相互比較，體現出檔案管理工作比較專業化、數據資源更加信息化、檔案管理方法更加的多元化，這就要求從事檔案管理工作的工作人員嫻熟的運用計算機技術，具備相對比較強的數據資源研究解決的實力，除此之外，現階段我們國家社會各個行業的逐漸創新進步，各個企業規模也在逐漸拓寬，所以，在當下可以更好的承擔此項工作的人員相對比較少。

2.2信息安全系數比較低

在目前大數據時代背景下，檔案管理工作包括的信息相對比較集中，數據信息資源的保密指數非常顯著，即使在正常情況下增強了檔案管理工作的作用，可是會產生一定程度的數據資源安全風險。第一，在目前社會各個行業中高質量人才起伏性相對比較高，各個企業更加關注高質量人才的能力，針對高質量人才的綜合素養未能進一步了解，所以讓勝任大數據時代背景下的檔案管理工作存在一定的風險，除此之外，目前網絡技術高端的網絡高手一些違法亂紀行為有很多，這些網絡高手侵入到信息資源數據系統中是一件非常容易的事情，所以，萬一被網絡高手侵入的數據系統，就會使企業檔案中的數據信息資源泄露，同時不能很好的恢復檔案中的數據信息。

3優化和提高檔案管理工作的對策

3.1提高檔案管理從業人員的綜合素質，優化人員結構

大數據時代的到來，作為檔案管理的從業人員，應當不斷更新觀念，以迎合時代發展的需要，應當不斷提高自身的綜合素質，首先扭轉傳統的檔案管理觀念，開始掌握大數據時代背景下應當具備的專業技能，在過去的傳統檔案管理工作中解放雙手，逐步引進具有先進的檔案管理理念的專業人才，提高從業人員的整體素質，這是針對大數據時代給檔案管理工作帶來挑戰的積極應對措施。

3.2檔案管理工作中先進技術的引進

為了使檔案管理工作與當前大數據的時代背景相結合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術引進到檔案管理的實際操作中來。無論是政府機關還是事業單位，亦或是企業，檔案管理工作都應當主動謀求與大數據公司合作，針對單位的實際研發符合自身情況的檔案管理技術和工具，由于大數據環境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺電腦就能完成相關工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運用現代化的大數據技術，就勢必需要采用多種技術手段，將虛擬技術、云存儲等相結合。

3.3檔案管理監管制度的建設

大數據時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰。面對大數據時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產生危機。因此，在實行大數據時代時，檔案管理的監管制度應當進一步加強，嚴格相關數據的準入制度，并對各類檔案信息加強監管，實行檔案數據的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統，盜取相關信息。在加強對檔案管理監管的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數據安全性得到保障。除此之外，還應當加強政府部門及相關單位對檔案信息安全性的重視程度，加大對大數據時代建立現代化的檔案管理工作的資金投入，利用更先進的技術和專業人員，定期維護和更新檔案管理工作的技術，這也是提高檔案管理工作安全性的有效舉措。

參考文獻

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[2] ?張旭兆.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].青春歲月，2018，（32）：493.