高校檔案管理信息化建設方法探究

李曉丹

【摘要】信息時代的發展對高校檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理信息化是高校檔案管理工作發展的必然趨勢。在分析高校檔案管理信息化必要性的前提下，本文從加強數字檔案系統建設、實現檔案歸檔和利用信息化以及培養檔案信息化管理的專業人員這三個方面來闡述如何進行高校檔案管理信息化建設，旨在提高高校檔案管理信息化建設的水平，以滿足當前高校檔案管理工作的實際需求。

【關鍵詞】高校;檔案管理;信息化;建設

一、高校檔案管理信息化必要性分析

在新時代，高校教育的飛速發展使得校內各類檔案數量急速上升，而檔案是見證高校發展的主要載體，起到舉足輕重的作用。內容豐富、分類較多且數量巨大的檔案對我國高校傳統的檔案管理方式提出了挑戰。受傳統檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內容上難以滿足時代的需求。很明顯，傳統的檔案管理方式已經滿足不了當代檔案管理的實際需要。高校對檔案重視度的提高對檔案管理的方式提出了新的要求，檔案管理方式也需隨之做出改變。信息技術的廣泛應用促進高校尋找校內檔案管理的新方式。現今，在辦公信息化的潮流下，檔案管理信息化成為高校檔案管理的重要途徑。

二、高校檔案管理的信息化建設

（一）加強數字檔案系統建設。數字檔案系統是存儲數字檔案的主要載體。數字檔案就是使檔案的管理方式從傳統手工操作向現代化計算機管理轉變。因此，建設數字檔案系統是實現檔案管理信息化的最佳方式。數字檔案系統不止方便檔案的歸檔和利用，更能實現各類檔案的永久保存。另外，在數字檔案系統建設方面，高校需要正確認識數字檔案系統的重要性，對數字檔案系統加大資金、技術等建設力度。當然，建設完善的數字檔案系統并不是一朝一夕能完成的，這要求檔案工作人員有專業的檔案知識和技術人員有扎實的技術根基。首先，需要檔案管理人員根據國家和學校的相關文件，對數字檔案系統進行一個全面的分析，再根據實際工作情況，開發出數字檔案系統的基本框架。系統建設技術人員需要在檔案工作人員的指導下，實現檔案系統的技術開發，把數字檔案系統框架轉化為真正可應用的系統。在數字檔案系統建成之初，肯定存在不足之處，這就需要檔案管理工作人員與技術人員進行實時溝通和對接，進行系統的完善。

（二）實現檔案歸檔和利用信息化。現今辦公軟件的普及使用，使得文件的形式不只限于紙質文件，還可以是電子文件。這使得高校的檔案出現了兩大類：一類是傳統的紙質形式的檔案，另一類則是純電子形式的檔案。但是，無論是紙質檔案還是電子檔案，要實現檔案管理的信息化，其歸檔和利用都必須依托數字檔案系統來實現。1.檔案歸檔信息化。在檔案歸檔方面，對于純電子檔案，直接上傳到數字檔案系統相應的類目下進行存儲即可。對于紙質檔案，將其轉變為數字檔案的步驟較多：除了對紙質檔案進行傳統的歸類整理，把檔案基本信息錄入系統中，生成相應的檔號。此外，需要對紙質檔案進行封面信息打印、目錄信息打印、標簽打印、裝訂等步驟。實現紙質檔案電子化，還需要對紙質檔案進行掃描，把紙質檔案掃描件上傳到相應的檔號下，實現數字檔案的掛接。在先進的數字檔案系統中，將紙質檔案信息輸入系統后，封面和目錄等可在系統自動生成并且實現直接打印，真正做到了省時省力。檔案歸檔信息化各個步驟需要檔案管理人員認真仔細去完成，保證檔案與系統對接的準確性，使得數字檔案能夠實現長久有效的保存，方便檔案的利用。2.檔案利用信息化。高校檔案管理工作人員每天需要接待較多查詢檔案的人士，其中有校內的教師、學生，也有已退休的教師和已畢業的學生。每天查詢的文件年份跨度較大、分類較多、信息繁雜，這使得檔案工作人員急需一種查詢檔案的快速渠道。檔案信息在數字檔案系統中進行錄入，并且完成數字檔案掛接后，查詢和利用檔案的方式變得簡便易行。對于需要查詢的檔案，檔案工作人員根據查詢檔案人士的需求，直接在數字檔案系統中搜索相應的關鍵詞、年份、編號等相關信息，即可立即搜索出所需檔案。如果需要紙質版復印件，只需要點擊系統上的檔案打印按鈕，既可以直接打印。檔案歸檔和利用的信息化，使得檔案管理更加方便快捷。

（三）培養檔案信息化管理的專業人員。在信息時代背景下，檔案工作者傳統的角色和職能發生了變化，轉為檔案信息的管理者、檔案信息的生成者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳遞者、檔案信息知識的教育者。當前信息時代對檔案管理工作人員有了更高的要求，因此，為了適應現代化的檔案管理要求，培養檔案管理信息化的專業人員成為高校的重要工作，同時也是保證檔案管理能夠更好地實現信息化的重要前提。1.開展檔案管理的專業培訓。現階段，國內高校檔案類專業的畢業生相對較少，各單位所需的專職檔案人員數量卻逐漸增多。在此背景下，高校有些檔案管理人員并不是檔案類專業畢業的，而是聘用其他專業的畢業生開展檔案工作。其他專業的畢業生只是在日常的檔案管理工作中邊學邊做，因此他們對檔案管理的知識處于一知半解的狀態，并沒有能形成系統的檔案管理知識。此時，專業的檔案工作培訓是非常必要的。高校應鼓勵檔案工作人員參與當地檔案相構舉辦的檔案工作培訓，或者邀請檔案管理專家來校對檔案工作人員進行定期培訓，確保校內的檔案工作人員能真正提高自身的檔案管理水平。此外，在培訓過程中，還需要檔案管理人員對國家關于檔案的相關規定、校內對檔案的相關制定進行深入了解，讓他們深刻意識到檔案工作的重要程度，培養他們檔案管理的職業修養。開展檔案管理的專業培訓，是提高檔案工作人員管理能力的重要途徑，能有效滿足校內實際的檔案工作需求。2.提高檔案管理信息化意識。在檔案管理工作中，雖然高校致力于檔案信息化，但是檔案管理人才自身的水平跟不上信息化的腳步，則會大大阻礙檔案管理信息化水平的提高。高校的檔案部門需關注檔案工作人員的信息化素質，提高他們的檔案管理工作信息化意識。檔案管理信息化依托于計算機系統，因此檔案管理工作人員需要具備一定的信息技術知識，才能靈活地應用計算機開展檔案業務工作。在具備基本的檔案信息化素養的前提下，檔案管理工作人員可對檔案信息化工作進行探索，把信息化元素添加到檔案管理工作中，優化檔案管理工作。

三、結語

現在高校檔案管理信息化水平仍不夠高，還處于發展階段。這就需要高校在檔案管理工作信息化方面做出更大的努力。高校可關注數字檔案系統高水平化、檔案歸檔和利用信息化、檔案管理工作人員專業化這三方面，把更多的精力投入到檔案管理信息化建設，使得檔案能夠為學校內外相關人士進提供行更好的服務。相信隨著我國教育技術的發展和高校對檔案工作的日益重視，檔案管理工作會全面實現信息化，檔案管理工作的水平會得到全面提高。

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