新形勢下如何做好生態環境監測檔案管理工作

白靜文

摘 要：本文介紹了生態環境監測檔案在環境保護中發揮的重要作用，分析了生態環境監測檔案目前存在的問題，提出了解決問題的措施及建議。

關鍵詞：生態環境監測;檔案管理;問題;措施及建議

生態環境監測檔案是各級生態環境監測機構在監測活動中直接形成的記錄，是生態環境保護檔案管理工作中重要的組成部分。加強生態環境監測檔案的科學管理，規范生態環境監測檔案工作，提升生態環境監測管理能力，對生態環境保護事業的發展具有十分重要的意義。

一、生態環境監測檔案的建設現狀

新形勢下隨著經濟的快速發展，人們生活水平的提升及生態環境保護意識的不斷增強，對生態環境監測檔案管理工作的要求也越來越高，越來越受到重視。生態環境監測檔案管理工作不再是簡單的提供幾個數據、幾份報告，而是要準確的、系統的、完整的保存生態環境監測工作、活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，確保能夠及時地為生態環境管理部門提供所需的檔案信息。從目前來看，大部門監測部門都建立了檔案室，配設了專職或是兼職的檔案管理人員，以及相應的電腦、掃描儀、檔案櫥等，定期對生態環境監測檔案進行收集管理，制定相應的制度，起到發揮檔案管理的作用。

生態環境監測歸檔的范圍是直接記載和反映生態環境監測工作和活動，具有利用價值應歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數據，主要包括生態環境監測工作方案、規劃（計劃）、總結;生態環境監測質量保證的要求、計劃和考核情況;生態環境質量監測文件材料;生態環境質量報告書、專題報告與數據;監督性監測管理文件材料;生態環境突發事件監測文件材料;各類專項監測、委托監測、咨詢服務監測等文件材料;生態環境監測網絡管理文件材料;生態環境監測業務軟件系統文件材料及其他應歸檔的材料，這些都是為生態環境管理部門開展生態環境保護研究、科學決策及制定生態環境保護計劃提供的重要依據。

二、存在的問題

（一）監測工作人員學習、收集材料意識不強

在管理生態環境監測工作上，由于任務不同于分工不同，監測工作文員把主要精力全放在提高監測業務水平上或完成監測任務上，而忽視了對生態環境監測檔案管理規范的學習，導致不清楚監測文件材料歸檔的范圍、要求，往往會造成監測文件材料的丟失或遺漏，日后需要用到時無跡可尋，給監測檔案的使用帶來了無法彌補的損害。

（二）檔案管理制度不夠健全

生態環境監測工作涉及的范圍比較廣，文件材料歸檔要求較高，包括字跡工整、數據準確、圖樣清晰、標識完整、手續完備、書寫和裝訂才要符合檔案保護的要求等等，如果沒有一個完善的檔案管理制度對其進行規范，再加上監測工作人員對檔案歸檔程序不明確以及歸檔范圍模糊，會造成檔案管理流于形式，歸檔的文件材料缺失，歸檔時間拖延，使用效率低等。生態環境監測檔案資源不夠豐富，就會使日后對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

（三）檔案管理人員業務水平不夠高

隨著生態環境監測工作任務的不斷增加，對生態環境監測檔案管理人員的專業素質和業務能力也提出了更高的要求。但是多數生態環境監測檔案管理人員都不是學檔案管理專業畢業，參加的檔案管理專業培訓少，能力有限;有的檔案管理人員身兼數職，致使生態監測檔案管理工作業務水平低，人員專業素質不強;有的檔案管理人員工作時常調動，具有不穩定性，新接任人員缺乏檔案管理方面的方法、經驗和知識，做不到規范化的管理檔案，嚴重影響了生態環境監測檔案管理質量，更談不上對生態環境監測檔案的開發和利用。

（四）電子化檔案管理信息落后

目前，環境監測檔案信息技術相當落后，可用于進行信息處理與傳輸的技術裝備條件都也相對落后，檔案信息網上全文查詢的平臺技術更是缺乏。

三、措施及建議

（一）提升檔案管理人員業務水平

檔案管理人員要加強學習，學習《中華人民共和國檔案法》《環境保護檔案管理辦法》《生態環境檔案管理規范》等，通過交流學習、集中培訓、技能考核等方式不斷提升檔案管理人員的業務水平，熟練掌握生態環境監測專業知識和檔案管理中的實際操作技能。同時，上級監測部門應加強對下級監測部門檔案工作的業務指導力度，不斷提高檔案管理人員的業務水平。

（二）完善檔案管理制度

各級生態環境監測部門要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《環境保護檔案管理辦法》《生態環境檔案管理規范》等各項規定，不斷完善本單位的生態環境監測檔案管理制度，明確歸檔的范圍、時限、份數、格式等;做好生態環境監測檔案的分類管理，根據監測工作檔案材料、監測技術檔案材料、監測行政檔案、儀器設備檔案方面進行對材料的規范整理與收集;建立生態環境監測檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復制生態環境監測檔案要履行檔案借閱歸還手續，并對所借閱的檔案負安全保密責任，做到不泄密以及不失密。

（三）強化生態環境監測檔案的信息化建設

建立起計算機編目系統、計算機借閱管理系統、計算機檢索系統，利用科學的信息技術，對環境監測檔案進行掃描，達到環境監測檔案電子化，還需做好對電子檔案的備份，來保證電子檔案的安全性，如果紙質檔案遭到損害時，還可以利用電子版進行還原。

四、結束語

總之，生態環境監測檔案是環境監測機構在活動中直接形成的記錄，能夠為環境污染治理、改善人類居住環境提供重要的技術支撐。檔案管理人員需要根據形勢的不需要不斷提高自身業務水平，不斷完善檔案管理制度，確保檔案信息的完整性、準確性，為環境管理及污染防治提供有力的依據。

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