如何構建商標使用合規管理體系

【摘要】多數企業注重商標注冊輕視商標使用，企業不規范商標使用行為，導致商標使用合規風險普遍存在，為防控商標使用合規風險，本文按照確立合規管理組織架構、建立商標等級體系、制定合規制度規范、加強合規執行監督“四步走”的思路探討如何構建商標使用合規管理體系。構建管理體系的同時，注重企業商標使用合規文化的塑造和員工合規意識的培養，雙管齊下方能收獲理想效果。

【關鍵詞】商標使用合規 ?合規風險 ?合規管理

筆者了解到，真正構建了商標使用合規管理體系的企業只是少數，如何在企業中對商標使用進行合規管理已經成為企業合規管理的重要內容。

一、建立商標使用合規管理組織架構

企業在構建商標使用合規體系時首先應確定參與合規管理的部門及責任分工。筆者認為可將商標使用合規管理組織分為“三道防線”。

業務部門是商標使用合規管理的第一道防線，將商標使用合規管理鑲嵌到市場、財務、制造等商標使用部門的業務管理流程之中，在縱向的流程管理線中就形成了合規管理的第一道防線;企業知識產權部作為商標使用合規管理部門是合規管理的第二道防線，需要負責從法律規定等角度明確商標使用合規風險、制定商標使用合規管理整體策略以及實施合規舉措;商標使用合規監督監察部門則構成商標使用合規管理的“第三道防線”，負責對合規管理部門的合規工作、業務部門執行合規制度情況進行監督以及查處商標違規使用事件，一般可由企業的法務部或者知識產權部中獨立團隊充當該部門職能。

二、建立商標“金字塔式”等級體系

由于商標注冊成本很低，大量的商標注冊使得企業的商標數量一直處于變化之中，這讓商標管理難度變大。因此，企業進行商標使用合規管理前必然要對擁有的商標進行梳理。企業可根據產品服務類別、市場發展狀況及未來規劃，梳理出核心商標、重點商標、次重點商標，建立商標“金字塔”等級體系。Word、Excel等常見的辦公軟件就可作為最簡單的商標管理工具，當然還可以運用市面上先進的商標管理工具，有些工具甚至可以建立商標樹的功能，查看商標之間的關聯關系。對商標梳理工作有心無力的企業，與商標代理機構合作建立商標管理系統也是可以考慮的方式。

三、“外規內化”：制定商標使用合規內部制度規范

企業商標使用行為主要受到《商標法》、《商標法實施條例》等法律法規規制，但這些法律法等外規不能自動成為合規管理的依據，因此企業應在其框架下制定更加明確、細化、易執行的內部商標使用合規規范，制定標準化的使用規范可以從以下幾個方面考慮。

（1）商標標識形象使用合規標準。商標可按照商標等級分類，對各類商標標識分別制定統一的視覺形象，使商標標識標準形象固定下來。具體包括商標標識元素構成、大小比例、間隔距離、字體形式、顏色背景以及商標組合的排列方式等。除商標標識本身外，對商標周圍的法律注釋也應予以明確，比如商標注冊符號，由于商標注冊符號的標示不是法律的上的義務，使用中常會出現標示混亂的情況，有必要對注冊符號的種類選擇和標注位置加以規定。

（2）商標內容使用合規標準。商標內容的使用指的是，對商標以口頭稱呼或書面描述的方式使用，例如，把商標作為關鍵詞進行搜索。企業首先應當統一商標的內容信息，包括：商標文字的正確讀音;圖形商標的呼叫名稱;商標的簡稱、書面描述名稱、含義及寓意等。不僅如此，對不同情形下使用商標內容使用還應制定相關標準，如在明星代言或贊助活動中如何口播商標名稱;在各類票據、單據上如何使用商標內容，商標內容與產品名稱的搭配使用規則等。

（3）商標在商品、服務上使用的合規標準。商標在商品、服務上使用應遵循如何申請即如何使用的原則，就注冊商標的使用來說，企業需注意實際使用的商標標識形象應與核準注冊的形象一致;其次，商標應嚴格在核定的商品、服務類別范圍內使用，如超范圍使用的，之后應進行相應類別的補充注冊。商標法對未注冊商標的保護程度不及注冊商標，企業對未注冊商標的使用情形需嚴格限制以防止濫用，比如規定只能在以下情形使用未注冊商標：商標申請中未獲授權時、商標無顯著性無法注冊同時不存在侵犯他人商標權可能性的、僅臨時性使用的。此外，還需規定對于經使用獲得顯著性、一定的知名度的未注冊商標，強制企業申請注冊以保護商標權。

四、商標使用合規管理的監督與反饋

業務部門與商標合規管理部門的利益考量是有所不同的，正因如此，合規制度規范的執行情況不容樂觀，商標使用合規管理的監督與反饋制度至關重要。

首先，為保證商標使用合規管理的有效性，對合規規范以適當的形式公開展示，起到提示合規要求和一定的警示威懾作用。另一方面，如不涉及保密及不適應公布清醒的，對商標違規使用查處結果也應及時進行公布。二是建立科學的激勵考核機制，即將企業員工的績效考核與商標使用合規評價掛鉤。三是建立商標不規范使用的內部舉報機制，鼓勵員工說出自己發現的商標不規范使用問題;注意多宣傳成功的內部舉報案例，用實際案例來鼓勵潛在的舉報人。同時，企業還應注重商標使用合規文化的培養，提高員工合規意識，從而主動合規。

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作者簡介：吳唐爽（1995-），男，湖北恩施人，上海大學法學院2017級知識產權法學專業碩士研究生，研究方向：知識產權法。