信用體系在財務共享系統的運用

賀金風

摘要：鑒于傳統報銷流程存在的弊端，筆者結合自身工作實踐，提出在財務共享系統引入信用體系，重點介紹了財務共享系統中信用體系的設計及方案，以提高報銷效率，讓員工自覺規范報銷行為，從而控制企業營運成本。

關鍵詞：信用體系;財務共享;員工報銷

一、引言

共享服務（不僅限于財務共享）自20世紀80年代，由美國通用、福特等大型制造企業集團提出后，經過30多年的發展，已經被廣泛運用于企業運營管理中，我們也出現了大量企業集團進一步的嘗試和實踐。財務共享的本質是標準化，以信息自動化為重要手段，提供服務的同時融入管控，最終實現服務、效率、成本、管控的目的，促進業財一體化的轉型。隨著我國“一帶一路”倡議的實施，越來越多的企業集團走出國門，其財務管理的水平將直接影響企業戰略目標的實現，而財務共享服務的建設水平對于這些企業具有重要的實踐意義。財務共享系統上線初期，對于員工報銷業務一般采取“業務報銷—業務領導審批—財務審核—結算支付—事后稽核”的模式，在這種報銷模式下，領導、財務從邏輯上站在報銷人的對立面，報銷人要證明自己的消費行為是真實的，審核人要從各種角度檢驗真實性、合規性，雙方是潛在不信任的關系。當發生財務退單時，這種沖突就會顯性化，可能引發雙方的負面情緒。另外，共享系統對到達共享單據池的單據進行無差別派工，共享會計在審核報銷單時按統一的標準進行審核，只看單據不看人。共享系統運營關注的關鍵指標主要有：業務處理效率、業務質量、服務滿意度、單位業務處理成本。為提高效率和質量，財務共享中心一般會從單據設計、派工方法、內部稽核、內部培訓等方面進行持續的改進和優化，但這種改進和優化達到一定程度后，若還需要進一步提高效率、提升服務滿意度，要求共享會計在審核單據既看單據又看人是一條可行的道路?？慈瞬皇强磮箐N人的職級和崗位，而是看報銷人的信用情況，因此，在共享體系建立并穩定運營后，要想再進一步提升，在系統建立并運用信用體系是一種必然選擇。

二、信用體系設計邏輯及方案

財務共享系統穩定運營后，將會對被評價對象建立信用評價，即，運用一定的評價方法、量化指標和評價標準，對被評價對象的報銷質量進行打分、評比財務共享信用等級的工作。這里主要介紹員工信用模塊，該模塊主要用來維護員工信用相關情況，共享服務中心未來將會依據員工信用分值決定報銷審批和支付的時效性。即，把信用體系納入員工報銷行為，按照信用分值對報銷人進行分層，讓有信用的人擁有更好的報銷體驗，審核環節和支付環節享有優先權，比如，信用好的見票即付，后抽查;信用中等的先審后付;信用差的先審后付，審核完成后兩周內支付;嚴重舞弊者，視情況通報批評甚至建議開除。這樣會引導員工對自己的報銷行為負責，自覺規范報銷行為。同時，在流程進行匹配也可減少審核時間，有效提升效率。

整個信用體系包括信用類型、信用等級、信用加分/扣分、信用查詢。信用類型最常見的需要區分對公、對私的不同情況，分為員工信用和對公信用;也可按照使用財務共享系統的用戶和公司管理架構來劃分為報銷人信用、共享會計信用、公司信用、大區/事業部信用。信用等級指對信用等級的定義及維護，需定義信用等級和它對應的信用分值最大值和最小值以及業務處理規則，業務處理規則有見票即付、先審后付、延遲支付等關于審核優先級和支付優先級的組合。比如，系統設定員工初始基礎分數為80分，在此之上根據員工的報銷行為，共享會計可以給予信用分增加或者扣減。信用加分/扣分指用于維護在某個信用體系里不同業務操作對應的加分/扣分準則，其設計邏輯包括以下幾點：（1）扣分容易加分難;（2）分數按月結算，有減分當月不加分;（3）加分細項保持相對穩定，減分細項保留一定的可自定義空間，靈活應對報銷人的小心思。信用查詢指用戶可以在系統中查詢自己的信用分值以及加減分明細。以下以員工信用為例，簡述信用體系的建立和運用。

三、員工報銷信用體系的建立和運用

為樹立誠實守信報銷文化，提高報銷效率，參與信用評價的為集團內部所有員工，參與的費用項目為員工個人費用報銷項目并且審批流程經過共享會計的單據。員工初始信用分數為100分，員工得分=初始信用分值-減分項減分+加分項加分，按照最終得分劃定信用等級，將信用等級劃分為A、B、C、D四個等級。具體信用等級分值范圍和業務處理規則如表1：

系統信用評價的周期為1年或者2年，即，在每個周期開始，信用積分還原到系統初始分值100分，進行信用分值的重新評價和計算并套用對應的業務處理規則。

信用分值加減情況可以根據企業本身的特性來歸納和設定，并且要允許一定期間的自定義。比如，信用加分情況設定為：（1）3個月內無任何信用扣分情況：+1分;（2）6個月內無任何信用扣分情況：+2分;（3）9個月內無任何信用扣分情況：+3分;（4）12個月內無任何信用扣分情況：+4分。信用減分情況可以設定為：（1）人為涂改發票虛假報銷：-10分;（2）重復報銷：-10分;（3）使用假發票：-5分;（4）發票不合規（抬頭、信息、發票類型等）：-3分;（5）影像和紙質單據不一致被退單：-5分;（6）附件不全的情況：-2分。以上加減分主要由共享會計在完成具體單據審核后對單據報銷人給予信用評價和賦予分值，一般信用扣分通過單據退回來觸發，在退單原因中嵌入扣分分值，另外也有一小部分在共享系統的稽核模塊來完成，由稽核會計對稽核到的差錯進行扣分評價，系統自動計算并實時更新報銷人的信用分值。

對于信用等級為A，見票即付的報銷單據，要進行事后的全樣本或者抽取較高的比例進行單據事后稽核。針對金額較大、性質特殊、共享領導或當地財務領導的關注重點等，稽核會計也可以按照稽核條件進行稽核?；诉^的所有單據都需要進行復核，最終結果以復核為準。對復核仍然不通過的單據需要線下進行處理，并且需對復核結果為不通過的單據需進行信用評價，信用評價時需指定錯誤承擔人，見票即付的單據錯誤承擔人多為報銷人，其他經過共享會計審核的單據錯誤承擔人多為共享會計，少數情況為報銷人。

四、信用報銷體系運用的影響

將員工信用分值納入員工報銷行為，將產生重大影響。第一，對共享系統流程帶來重大影響，所涉及單據對應的流程均需增加員工信用分值判斷的流程分支，可能引起新一輪的流程改造。第二，對財務共享中心內部作業組織方式產生重大影響，目前，大部分共享中心對效率有相當高的要求，比如，日清日結，要求當天零點到達共享單據池的單據在當天24點之前必須審核或者支付完畢，而員工信用的納入將對單據進行分層，對不同層的單據所需的效率要求不同，需要依靠系統強大的計算和分層能力。第三，對整體效率和服務滿意度帶來較大提升，根據二八原則，可能有20%的單據會見票即付，實現極速報銷，大大降低報銷完成時間，提高報銷人的滿意度。第四，重塑報銷文化，讓報銷人珍視信用，自覺規范報銷，最終實現“無信用，不報銷”的美好愿景。

參考文獻：

[1]張慶龍，聶興凱，潘麗靖.中國財務共享服務中心典型案例[M].電子工業出版社，2018.