醫院固定資產信息化管理制度的構建與完善

張怡翡 趙嘉琦

摘要：針對現代化醫院資產數量多，盤點周期長、資產轉移隨意，導致資產賬實不符等問題，首先健全了醫院固定資產的管理制度，實行崗位責任制;建立了由賬戶管理、資產條碼管理、資產盤點管理模塊組成的固定資產信息化管理系統，并將條形碼技術引入到資產管理中，全面地盤點醫院內現有的固定資產，建成精確的數據庫。通過實地運行，使用該系統可大幅度提高固定資產的盤點速度和準確率，促進醫院資產管理信息化水平的提升。

關鍵詞：固定資產信息化管理;條形碼技術;固定資產盤點管理

醫院所擁有的固定資產是反映現代醫院規模大小與醫療水平高低的重要指標，也是醫院開展醫療、科研及教學工作的物質基礎[1-2]。近十多年來，隨著國民經濟的迅速發展，國內大中型醫院也進入快速的建設階段，醫院擁有的醫療設備也不斷增加，固定資產的數量及總值成倍增長。如何有效的管理與利用這些固定資產也成為醫院管理的新課題。醫院過去那種人工管理模式只能粗略完成現有固定資產的部分管理工作，卻無法將固定資產的相關部門有效地結合起來。因此，利用條形碼技術實現對醫院固定資產信息化管理，加強固定資產的管理和控制，優化資產結構，對確保醫院固定資產發揮最大的效能有著非常重要的意義。

一、醫院以往管理模式及存在的問題

以西安市中醫醫院為例，西安市中醫醫院是一所集醫療、教學、科研、養生、保健、康復為一體的三級甲等醫院。該院的固定資產實行分級歸口管理、逐級負責、責任到人的管理體制。主要由資產歸口管理、財務管理、使用與保管等三個部門構成。資產管理歸口部門（設備科、信息科、總務科等）負責固定資產的購置更新、驗收入庫、出庫、內部調撥、維護保管等日常管理工作;財務部門負責對固定資產進行查對、結算與折舊等。資產核查時，由財務部門牽頭，資產管理歸口部門與使用部門共同完成。在以往管理模式下，該院存在以下幾個問題：

（一）資產管理制度不健全，責任分工不明確

固定資產的采購、增加、使用和轉移、維護修理、處置和報廢等操作管理制度不健全、管理流程不規范、部門分工不明確。由于資產管理涉及多個部門多個崗位，雖然醫院建立了專門管理固定資產的部門和崗位，但是在實際工作中，各部門之間缺乏必要的溝通交流，在一定程度上財務管理和資產管理沒有有效的結合，缺乏統一性和協調性。

（二）醫院對固定資產的盤點方式落后

醫院固定資產數量多，種類多、價值高、分布范圍廣、盤點工作周期長，耗時耗力，難度較大。由于固定資產實物過去都是采用手工統計記錄，對于一些同一批購置的類似資產（如盤點同一型號的便攜式心電監護儀、計算機、打印機等電子醫療設備與電子辦公設備），只能盤點數量，不能確定設備的金額、使用部門、購置日期等詳細信息，固定資產實物與卡片無法一一對應，導致漏盤、重盤、多盤的情況經常發生。很多使用部門將設備外借給其他部門，各使用部門存在資產隨意轉移問題，并且不向資產歸口管理部門提交資產轉移手續，導致資產會計未及時調賬，資產盤點數量、價值與賬務不符，造成資產的流失。很多資產實行報廢程序時有滯后性，即資產歸口管理部門在盤點或其他情況下發現資產已經報廢再進行賬目處理，實際報廢與財務報廢不能同步。

（三）資產管理意識薄弱，人員素質不高

大多數人都有“重購置、輕管理”的思想，醫院雖然建立了分級歸口管理、逐級負責、責任到人的管理體制，但對資產管理人員設置上沒有嚴格的標準和要求，大多為兼職人員，加上實行人員輪崗制，使得管理人員經常變動，資產交接手續模糊，對自己部門的資產狀況不了解，這些問題導致資產投入的極大浪費和資產使用率不高。

二、醫院固定資產信息化管理制度的構建與完善

醫院固定資產信息化管理是指運用現代信息技術輔助現代管理理念構建醫院固定資產信息系統，對醫院固定資產從申請采購、資產入庫、資產調配、資產維護、資產折舊及資產報廢等整個過程實行的“全壽命”管理[3]。醫院固定資產的信息化管理是在信息化背景下產生的，它結合信息系統數據實現對醫院固定資產的各項管理工作，是時代發展的必然要求。

（一）健全醫院固定資產的管理制度，實行崗位責任制

醫院固定資產的管理制度是固定資產信息化管理的基礎與保障。以西安市中醫醫院為例，該院首先建成了財務部門、資產歸口管理部門以及資產使用部門之間的“分級歸口管理、逐級負責、責任到人”的醫院固定資產管理體系。對固定資產采購、增加、使用和轉移、維護修理、處置和報廢等各個環節，建立合理的核算、管理流程，從制度上保證固定資產管理的規范化。為加強固定資產管理，醫院結合自身實際情況制定了《固定資產管理制度》，規范了資產的采購、增加、使用和轉移、維護修理、處置和報廢等各個環節的流程，使得所有固定資產從采購到報廢每個過程都能找到相關責任人。《固定資產管理制度》將資產管理劃分為三級部門管理，第一級設立資產管理領導小組，負責醫院資產管理制度、實施方案的審定，對資產管理進行督查、指導和建議，對重大固定資產問題進行決策。第二級設立固定資產歸口管理部門，由設備科、信息科、總務科、房產科四個部門構成，主要負責固定資產的購置更新、驗收入庫、出庫、內部調撥、維護保管等日常管理工作。第三級設立資產使用部門，按照“誰使用、誰負責”的原則，對其占有、使用的固定資產實施日常管理。

（二）固定資產信息化管理系統的開發

根據固定資產信息化管理的定義，結合醫院《固定資產管理制度》，把固定資產信息化管理系統主要分成三個模塊，分別如下：

第一個是“賬戶管理模塊”，實施對醫院各部門賬戶的管理，包括各部門賬戶的用戶名、登陸密碼以及該用戶的使用權限。醫院系統賬戶設置為兩個，一個是資產歸口管理部門（設備科、總務科、信息科），負責對資產以及條碼的日常管理;另一個是財務部門，負責對資產盤點結果的對比和審批工作。

第二個是“資產條碼管理模塊”，該模塊使用條形碼技術，對固定資產進行“標簽”式管理。利用條形碼技術賦予每件固定資產一個條碼標簽，使醫院的財務部門、固定資產歸口管理部門通過這個模塊都能對這個固定資產進行全過程的跟蹤管理。該模塊大體上分成4個部分：1.資產的日常管理。主要包括資產查驗、增添資產、資產改動和資產刪除等功能;2.卡片數據的管理。對原有的資產卡片的管理，以及對新增卡片、變動卡片的管理，以確保數據的準確性。3.資產查詢的管理。可以對資產的購置日期、使用部門等分類信息進行查詢，也可以對異常資產進行針對性查詢。4.數據接口的管理。與財務軟件高效整合，通過接口直接將財務軟件的資產信息導入到資產管理系統中，同步更新資產信息。通過這個模塊，利用固定資產條碼管理系統使各部門工作流程密切聯系，既相互關聯又相互制約，使醫院固定資產管理的水平得到提高。醫院利用“資產歸口管理模塊”對全院固定資產進行管理，對各部門每項資產進行貼碼，一個條碼對應一項資產，通過條形碼技術實現資產信息化管理，隨時掌握醫院各部門的資產總量、構成、分布、變動等信息，避免賬實不符，閑置資產、重復購置的現象發生，大大提高資產的使用率。

第三個是“資產盤點管理模塊”，該模塊分為兩個部分。第一部分為“盤點計劃表的生成”，資產歸口管理人員可根據需要設定的盤點條件，制定盤點計劃，生成盤點表。并將盤點結果記錄到盤點表中。盤點結果有：資產編碼、資產名稱、所屬部門、規格型號、條碼號、數量、盤點數量、使用狀況;第二部分為“盤點差異表的生成”，系統自動根據盤點結果對比固定資產表，提示盤點中的錯誤、比如分類錯誤、條碼錯誤、部門錯誤等，生成盤點差異表，由財務部門進行審批。

西安市中醫醫院截至2018年底，固定資產數量達1.4萬余件。引入條形碼技術之后，盤點時間由原來的4個月縮短至2個月，盤點人數由原來的4人縮減至2人。盤點精準率達100%。

（三）全面地盤點醫院內現有的固定資產，建成精確的數據庫

建設醫院固定資產信息化管理系統的前提是擁有完整、有效、真實的現有固定資產數據，因此需要深入地對醫院現有的固定資產進行盤點，得到全面精確的原始數據。醫院固定資產的主要由建筑物、專用設備、一般設備、家具、用具及裝具、圖書等其它固定資產構成。截至2018年年底醫院共擁有固定資產總額6.8億元，其中，專用設備1.69億，占全院總資產的24.85%。在盤點之前，先將所有資產貼上對應的條形碼，將資產卡片的數據下載到掃描器中，建成固定資產信息化數據庫。實地盤點時，利用掃描器對固定資產標簽上的條形碼逐一確認，盤點結束后，將盤點結果反輸到資產管理系統中。這種盤點方式能夠明顯地提高固定資產盤點的速度和效率。

（四）加強人員的專業培訓，實行監督檢查和獎懲機制

一是加強資產管理人員的專業培訓，組織醫院的管理人員、使用人員認真學習固定資產管理的相關知識，讓大家充分意識到固定資產管理的重要性。只有全方位提高管理人員素質，提升專業素養，保證資產信息完整，資產管理得當，資產利用充分，才能提高資產使用效益;二是實行監督檢查和獎懲機制。西安市中醫醫院設立了國有資產小組，專門負責對全院國有資產的使用情況進行定期和不定期的檢查。并且鼓勵相關人員到兄弟醫院固定資產管理崗位相互交流學習，借鑒其它醫院在這方面的成功經驗。同時，每年至少一次對資產管理好的科室和人員給予表彰和獎勵。相反，表現不好的科室和人員會受到懲罰。

三、結語

通過對醫院固定資產信息化管理的建設和學習，深深體會到固定資產信息化管理具有很強的科學性與實用性，它不僅能夠將固定資產的相關數據有效整合，對固定資產進行有效的科學管理，充分發掘固定資產的內在價值，使醫院固定資產發揮最大作用;而且能為醫院成本核算提供精準數據，提高醫院的社會效益和經濟效益。同時，醫院固定資產信息化管理的建設也是一個創新的過程，還需要不斷的探索、總結和完善，只有依托醫院固定資產信息化管理制度，在實施過程中不斷發現存在的問題，提出合理的解決方案，逐步提升固定資產信息化管理的程度，才能全面提高醫院固定資產管理的質量和效率。

參考文獻：

[1]趙一林.醫院固定資產信息化管理模式探討與研究[J].中國管理信息化，2010，13 （18）：40-41.

[2]李軍華，陸燦明，馬予宏.基于計算機網絡及條碼技術的醫院固定資產管理[J].中國醫學裝備，2014，11 （6）：84-85.

[3]羅俊.信息化背景下的醫院固定資產管理探討[J].時代經貿，2019 （7）：72-73.