北京市檔案館民國檔案文件級目錄著錄難點及對策

姚行

摘要：本文分析了民國檔案文件級目錄著錄難點，如辨識文字難、理解內容難、概括內容難、判斷責任者難、識別文種難等，并結合北京市檔案館民國檔案著錄實踐有針對性地提出了解決相關難點的對策。

關鍵詞：民國檔案 文件級目錄 著錄難點

北京市檔案館館藏中華人民共和國成立前的檔案主要為民國檔案，為響應國家檔案局建設“國家開放檔案信息資源共享利用系統”的號召，從2013年起北京市檔案館開始了民國檔案文件級目錄著錄的工作探索。經過幾年的實踐，特別是從2017年開始以項目外包形式開展文件級目錄著錄以來，北京市檔案館積累了比較豐富的經驗，本文結合北京市檔案館實踐，對民國檔案文件級目錄著錄難點及其對策進行研究。

一、開展民國檔案文件級目錄著錄的難點

（一）辨識文字難

1.字跡潦草。民國檔案文件多為手工書寫，風格因人而異，人為因素大，書寫工整、賞心悅目的檔案相對較少，多數字跡潦草、雜亂無章。北京市檔案館所存民國時期的檔案大多數只以文件定稿形式存檔，上面保留著圈圈點點、勾勾畫畫、增字減字、修改潤色的痕跡，有的甚至全文亂七八糟、字跡潦草、識別極難。

2.字跡褪色。民國檔案形成距今已超過70年，當時所使用的紙張化學性能不穩定、質量普遍較差，并且受動蕩社會環境影響導致保存不善，部分檔案存在字跡褪色的現象。個別字跡變淺尚可通過前后字句聯想猜測，但有些文件內容嚴重模糊，想要識別其中的文字變得異常困難。

3.字形字體復雜。民國檔案字形上包含繁體字、簡體字、異體字，字體上有楷書、草書、隸書等，字形夾雜，字體繁雜。有的同一個字簡繁體不同，在草書中，寫法更是多達數十種，有的字詞撰稿人筆誤、簡寫、缺筆少畫，更是讓人費解、難以辨識。著錄人員只有經過較長時間的積累和鍛煉，才能準確識別檔案中的文字。

（二）理解內容難

北京市檔案館館藏民國檔案主要為文書檔案，其中多數是政府公文和私人信函，這兩類文書各有特點。

1.政府公文帶有明顯的時代印記。民國時期政府公文行文風格、用語等與現行公文差別極大，多為文白夾雜、緊寫連書、豎排書寫、沒有斷句、不分段落，特別是其中包含著大量的公文套語，如“案查”“等因”“奉此”等用以標明公文層次起訖承轉。行文針對的機關等級不同則用語不同，不能混用，同時也是一種表示官署尊卑等級的符號，帶有明顯的時代印記。

2.私人信函注重體現傳統禮儀。民國時期文人來往通信書文并重，既注重修辭、文法，更講究中華傳統禮儀。信函講究自謙而敬人，表現在結構、格式、用語、稱謂等方方面面，比如在敬稱謙稱的使用上，不同的身份有不同的用語，信函中涉及的人物往往諱名而使用字號稱呼。信函中不能使用我、你、他的字樣，而用其他詞代替，提及自己時用“在下”“小弟”“晚”等，提及對方時用“仁兄”“先生”“閣下”等，提及別人時用“彼”“渠”等代替。向對方饋贈時，要用謙語，如“菲儀”“芹獻”“寸志”等。

著錄人員如果對上述特點不了解、不掌握，看檔案便如同看天書，不可能理解其內容。

（三）概括內容難

民國檔案與現行檔案相比有一個突出的不同，即多數文件沒有題名。著錄中概括內容“難度系數”比較大的檔案，大致可以分為三類。一是政府公文。公文標題形成之前，公文的內容主要通過事由揭示，但并不是所有公文都有事由。例如，上級機關向下級機關行文一般不擬事由，有的文件因涉及秘密內容而不擬事由，當時事由擬寫也不規范，跟現代意義上的題名差別很大，經過概括、改造、加工才能形成文件題名。二是私人信函。私人信函用語講究、晦澀難懂，包含眾多的稱謂語、提稱語、思慕語、祝愿語等，理解語義、概括內容需要仔細揣摩。三是商業電報。商業電報涉及事項細碎、復雜，包含眾多的行業術語、暗語，著錄人員要找出其重點、總結出題名，困難可想而知。

（四）判斷責任者難

形成文件內容并對其負有責任的機構或個人即為責任者。責任者項作為必要項目，不能為空。只有完整、明確的責任者，對于檢索檔案內容才有實際價值，但有些民國檔案的責任者并非一目了然。一是責任者信息不完整。如文尾落款處僅為“第一科”“秘書室”“第五保”等內設機構名稱，沒有其隸屬的上級機關信息。二是表格單據類，有的雖然內容完整，但沒有明確的責任者信息。三是私人信函結尾落款往往是寫信人的字號，當姓名不完整時，責任者需要進行考證。

（五）識別文種難

文種是按性質和用途確定的文件種類的名稱，民國文書檔案中文種極為豐富，基本可以分為兩大類：一是公文類文書，明令頒布的如訓令、指令、布告、任命狀、委任令、咨、公函、通知、詳、咨呈等，經常使用的雜體文，如電令、代電、通電、手諭、通告、報告、簽呈、箋函、節略等。除此之外，還有其他專用公文，如司法、商務文書等。二是非公文類文書，如信函、收條、領條、甘結等。文種種類繁多、格式各異，有的文件文種使用不規范、格式不標準，加上使用時期、范圍等經常變化，對于許多特殊的文件，以及原來沒有文種的文件，要準確判定其文種并非易事。

二、針對文件級目錄著錄難點提出的有效應對策略

民國檔案存在諸多難點的現實決定了要提高目錄質量水平，打造高質量目錄，必須應對有方、措施有力。北京市檔案館認真總結實踐經驗，不斷探索新的方法，形成了行之有效的制度安排和管理方法。

（一）重視業務培訓，培訓工作貫穿始終

基于民國檔案及其著錄工作的難點，加之各全宗檔案情況不同，對著錄人員進行業務培訓必須貫穿項目始終。

1.多種形式開展培訓。為保證培訓效果，北京市檔案館根據不同的培訓內容靈活選擇培訓形式。

一是業務講授。例如，對于民國公文的結構、套語、用印、署名及如何找到重點與概括內容等知識采取業務講授的形式，使著錄人員在短時間內盡快掌握著錄的基本知識和技能。

二是參觀展覽。組織著錄人員集體參觀檔案展覽，走進檔案、感受歷史。北京市檔案館組織全體公司人員參觀了“檔案見證北京”“古都新生人民勝利”等展覽，在寓教于樂中全面、直觀、形象地了解北京的重大事件和歷史變遷。

三是文化講座。檔案是歷史的見證，了解相關歷史背景知識對于從事著錄工作的幫助作用是不言而喻的。北京市檔案館組織公司人員聆聽了關于北平市長的文化講座，收到了良好的評價和反饋。

2.雙方培訓互相配合。民國檔案認字難、理解難、概括難等，決定了將之前從未接觸檔案著錄工作的新人培訓成合格著錄人員時間長、要求細、難度大，而培訓效果如何將對項目成果產生直接影響，僅僅依靠檔案館或公司獨立開展培訓均會存在力量不足、急于求成、知識割裂等問題，因此應使檔案館培訓和公司培訓相互配合、互相補充。

一是進場培訓，即項目人員進入北京市檔案館之后的初始培訓，其培訓效果如何將會對整個項目周期產生深遠影響，應由檔案館人員負主責。進場培訓不僅在于著錄規則的仔細講解和深入剖析，更在于著錄思想、價值理念的灌輸，以求建立共同的思想認識。

二是后續培訓。在實施過程中，項目人員的變動難以避免，在出現后續培訓需求時，充分發揮公司的作用，在檔案館人員的參與和指導下對新進人員開展培訓，并負責對項目過程中理解能力差、學習速度慢、目錄問題多的人員進行跟蹤輔導。

3.適時研討，增強合力。根據項目進展、業務指導、后期質檢等情況，北京市檔案館適時組織公司進行業務研討，事實證明，業務研討作用明顯。

一是找到缺少的“答案”。對于單憑某一案卷無法解決的問題，如讀不懂的信函、字跡潦草難以辨認的文字等，都可能在研討中找到參考甚至明確答案。

二是提高題名擬寫水平。題名擬寫是著錄中的一大難關，即便經過同樣的培訓，面對同一份檔案，所擬的題名也可能全然不同，甚至所敘事由五花八門。通過題名擬寫探討，著錄人員各自說明擬寫思路和思考重點，檔案館人員最終點評，一方面可激發著錄人員主動思考，統一擬寫思路，另一方面也可借此掌握各個著錄人員的著錄水平，對其目錄質量水平做到心中有數。

三是交流著錄經驗。著錄人員在掌握了具有普遍性的著錄知識，如著錄規則、公文套語、題名結構、信函常用語等，獨立開展著錄工作后，會逐漸形成獨特經驗。通過業務研討，檔案館人員將新發現的目錄問題匯總說明，著錄人員交流自身所獲得的新經驗，可以實現不同經驗的交流、碰撞、匯聚。

（二）建立溝通機制，解疑釋惑及時有效

民國檔案著錄難點多，難點問題若得不到迅速解決，在“破窗效應”下，類似問題目錄不斷增加，后期返工改正將費時耗力，所以建立順暢的溝通機制尤為必要。

1.內部溝通。面對民國檔案著錄工作的諸多難點，單純依靠個人力量解決所有問題顯得力不從心，組織業務小組可以很好地解決這一問題。為充分發揮業務小組的作用，小組成員之間應加強溝通。

一是工作記錄。業務小組的職責范圍涉及項目管理各個工序，檢查圖像、負責答疑、現場指導、抽檢目錄等，每一個工序都關系著目錄質量，個人難以解決的難點問題，成員之間及時進行溝通交流，并建立工作記錄，記錄檔號，描述存在問題及解決措施，為同類問題的解決提供參考依據。

二是業務交流。業務小組成員職責分工雖有不同，但業務存在交叉，每個人接觸的檔案及對于檔案內容的思考不同，相互之間溝通圖像和目錄問題可以交流新的經驗和想法，借助集體智慧，形成聚能環，攻克著錄難點。

2.外部溝通。北京市檔案館民國檔案文件級目錄著錄工作采用的是“著錄公司+全檢公司”雙重模式，作為項目主導力量，做好與兩家公司之間的溝通十分關鍵。

一是指定專人管理。著錄公司負責生產民國檔案文件級目錄，這是一個從無到有的過程。全檢公司負責全面檢查著錄公司已經完成加工程序的文件級目錄，這是實現文件級目錄質量提升的過程。為處理兩個項目過程中的問題，北京市檔案館分別指定專人管理兩家公司，負責解答公司遇到的難點問題。

二是實行間接溝通。在整個項目過程中，著錄公司與全檢公司之間實行間接溝通。著錄公司完成文件級目錄加工程序后，由檔案館指定人員負責目錄及其圖像的移交與接收。對于全檢公司的著錄建議，不能直接與著錄公司進行溝通，應提交至檔案館指定人員，這樣既可避免雙方因直接溝通意見不一致產生的分歧，也可使檔案館進一步了解著錄公司本批次目錄存在的問題。

三是書面意見反饋。全檢公司按批次接收著錄公司的目錄及圖像數據，上一批次發現的目錄問題可能在下一批次中再次出現，但信息反饋不能“遲遲未到”。特別是整批次數據質量存在明顯問題并已超過檔案館規定的錯誤率時，全檢公司應第一時間填寫反饋記錄單，內容包括檔號、問題項、存在問題等，按批次匯總提交，由檔案館人員反饋著錄公司返工改正。

（三）合理安排質檢，難點問題重點突破

1.著錄自檢。著錄公司人員的著錄水平有高有低、背景知識有多有少，民國檔案著錄中要克服的難點又相對較多，著錄人員直接完成的目錄質量難以保證，必須經過內部質檢。自檢環節的內容包括：一是題名擬寫是否真實準確地體現檔案內容；二是責任者的選擇是否正確；三是各著錄項的格式是否正確等。經過公司自檢合格的目錄，才能辦理向全檢公司移交的手續。

2.全面質檢。全檢公司的質檢是對著錄公司文件級目錄的一次“全面體檢”，重點在于：一是檢查文件級目錄各著錄項是否完全執行著錄細則要求；二是各著錄項考證內容是否符合常理；三是題名擬寫是否邏輯清晰、重點突出。為壓實全檢公司質檢責任，北京市檔案館規定數據一旦提交，后續環節所發現的目錄問題，由全檢公司負責全部改正。

3.重點抽檢。全檢公司對著錄公司完成的數據開展質檢，對于檔案館而言，屬于質檢力量的補充和強化，不等同于檔案館質檢。北京市檔案館在加強對于全檢公司質檢管理的同時，依據前期指導情況按批次對目錄開展重點抽檢：一是字跡潦草的檔案；二是私人信函；三是研討中反映的疑難類檔案；四是經過返工程序的檔案；五是曾經答疑的檔案等，發現問題，視不同情況，向兩家公司反饋。

（四）拓展軟件功能，實時記錄共享信息

1.全程可追溯。著錄公司依托加工軟件生產民國檔案文件級目錄，主要經過以下幾個步驟，即圖像導入、分件、著錄、質檢、數據導出等。一條文件級目錄經過多人加工處理，才能最終成型。為明確責任、可查可追溯，北京市檔案館要求公司加工軟件實現全程留痕，可實時查看分件人、著錄人、質檢人、著錄內容、質檢修改內容等詳細信息。全程可追溯，既幫助提高著錄人員的質量意識，加強目錄質量管理，也有利于實行針對性指導，減少糾錯時間成本。

2.信息可共享。采取項目外包形式開展文件級目錄著錄，多人甚至幾十人同時開展著錄工作，將檔案劃分為一個個獨立單元，無形中割裂了案卷之間千絲萬縷的聯系，單兵作戰難以對難點問題形成合圍之勢，信息共享才能握指成拳。北京市檔案館規定在軟件內，設置專門的模塊用于存儲信息、實時共享，如新的草體字、文種、人物字號等。實時共享的意義在于：一是方便現場人員隨時查看，提高信息利用時效；二是建立系統的信息資源庫，便于后進人員學習掌握，為項目留下可資利用的素材和資料。

民國檔案文件級目錄著錄工作雖然存在諸多難點，但也面臨著難得的機遇。當前，國家重點檔案目錄基礎體系建設正在加速推進，而民國檔案屬于國家重點檔案的范圍，借助國家檔案局專項資金支持，加上重視人員培訓、暢通溝通渠道、合理安排質檢、發揮軟件作用等有力的方法措施，將實現提高文件級目錄著錄速度的同時，有效提高目錄質量的要求和目標。

作者單位：北京市檔案館