教育檔案信息化建設淺析

楊海燕

摘? ?要：對教育檔案實施現代的信息化管理是社會發展和服務于教育教學管理發展的要求。有效開展教育檔案信息化建設，要面對信息技術人員匱乏、設備落后、專項經費緊張等現實問題，只有采取行之有效的措施，及時解決問題，才能保證教育檔案信息化建設的有序開展。

關鍵詞：教育檔案;信息化建設;措施

隨著社會的不斷發展進步，信息技術在社會各項事業中得以普及應用。通過信息化手段加強教育檔案管理，既是社會更好地發展和服務于教育教學管理的要求，也是提升教育檔案自身管理水平的需求。教育檔案管理信息化建設，可以快速、便捷地實施檔案管理和提供服務，促進教育信息資源共享的盡快實現。所以加強教育檔案信息化建設意義重大且迫在眉睫。

1? ? 教育檔案信息化建設現狀及主要問題

教育檔案工作自身具有顯著的特點，除文書檔案外，其他如教學檔案、學籍檔案、科研檔案，設備檔案等，門類眾多，專業性和管理要求難度大。并且檔案形成范圍廣，涉及教育教學的各個方面及環節，工作任務繁重，對檔案的形成、收集、整理、保管、利用等都是很大的挑戰，亟須實施信息化管理。

1.1? 缺少必要的經費保障

由于歷史等原因，對檔案實施信息化管理在一定程度上需要從接受到重視的轉變過程。由于重視程度不夠，檔案信息化建設所需經費不能納入教育管理整體財政預算，這必然影響檔案信息化建設的開展。檔案信息化建設需要技術和軟件支持，檔案實體數字化加工，掃描儀、數碼相機、存儲器等是實施檔案信息化管理的必備基礎和設備，這都需要一定的經費保障才可以有效實施。由于檔案信息化建設經費沒納入財政預算，資金無法保障，檔案信息化建設工作遲遲得不到實施開展，仍然停留在傳統手工管理階段。

1.2? 缺少檔案信息化專業人員

教育檔案信息化開展實施除必要的經費保障外，還需要專業技術人員的具體組織實施。由于重視程度不夠，加之檔案管理人員受傳統觀念影響，先進管理知識的學習和新知識更新緩慢，工作中甚至連基本的計算機應用也不熟悉，更談不上利用現代化信息手段開展檔案管理，更缺少既懂信息化建設又懂檔案管理的復合型檔案管理人才，檔案信息化建設由于缺少技術人才支撐而無從開展。

2? ? 教育檔案信息化建設的重要性

2.1? 教育檔案信息化管理能夠提升管理利用效率

教育檔案管理的目的是更好地提供服務，有效地服務于教育各項事業的發展。通過教育檔案管理信息化可以利用計算機和網絡手段實施檔案的在線收集歸檔，及時了解檔案資料形成情況，促進檔案管理的規范化和科學化。數字化的教育檔案信息數據以電子數據的形式存儲，有利于檔案的統計管理和開發利用，大大降低和減輕了工作人員的工作量，提升了檔案管理服務效率。

2.2? 教育檔案信息化管理方便檔案資源共享

目前正處于變革與發展的階段，社會信息資源需求量大，國家也在積極推行信息資源共享共治，這為實施檔案資源共享提供了機遇和挑戰。檔案屬于重要的信息資源，適應國家和社會發展要求，積極推行教育檔案信息資源共享是當下必須抓好的一項重要任務。檔案的信息化管理是實施檔案資源共享的必然途徑，用數字化的存儲結合網絡化的管理手段，改變傳統的手工管理，在一定程度上可以使手工檢索與信息手段分離，在確保檔案信息資源安全管理的同時，實現檔案資源的共享，更好發揮教育檔案的價值。

2.3? 教育檔案信息化管理更有利于檔案的安全保管

對檔案實施信息化管理，管理的對象由傳統紙質檔案變為以信息電子檔案管理利用為主，紙質檔案實體管理利用為輔的轉換。這樣減少與實體檔案的接觸，可以更好地保護檔案實體，防止檔案丟失，減少檔案調卷磨損，檔案庫房更有利于保持恒溫、恒濕，更容易達到“九防”要求，最大限度地延長檔案的壽命。

3? ? 加強教育檔案信息化管理的途徑

3.1? 增強教育檔案信息化建設意識

意識是行動的先導，實施檔案信息化建設首先要增強全員建設意識，特別是增強領導信息化建設意識。只有領導重視教育檔案信息化建設工作，才能為檔案信息化建設提供必要的經費、人力、物力等多方面的保障，還可以提供體制機制和政策、制度保障，為開展檔案信息化管理創造好的環境。其次要轉變全員思想，特別是檔案管理人員傳統保守觀念的轉變和信息化技術人員的檔案信息化建設意識。主動考慮檔案信息化的開展實施，檔案管理人員和有關信息技術人員共同協調配合，做到檔案專業技術要求與信息化專業要求的完美結合和統一實施。

3.2? 完善教育檔案管理信息化建設制度

制定完善的檔案信息化管理制度，是確保教育檔案信息化建設規范科學實施的前提。檔案信息化制度建設涉及信息化管理的各個方面，首先，要從源頭上建立一系列豐富檔案信息資源的管理制度，比如：檔案信息資源的形成制度、收集制度、歸屬流向制度，這是保障檔案信息化開展的重要前提，否則就是“無米之炊”，或者在基礎不牢的前提下形成的檔案信息化資源也將是殘缺不全的。其次，要統一檔案信息化建設標準制度，比如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交和接收管理辦法》等可操作性強的標準規范，為教育檔案信息化建設工作提供重要的規范和引導，使檔案信息化工作有法可依、有據可查。

3.3? 提高檔案工作者綜合素質

教育檔案管理人員要做好檔案管理工作，適應崗位要求，就需要集檔案業務知識與現代信息管理技術與一身，不斷提升自身綜合素質。首先，要加強學習，從書本上學習理論知識，從實踐中學習應用技能，做到學習與實踐相結合。其次，要加強培訓學習。通過參加專題培訓，邀請檔案管理和信息化管理專家現場指導，舉辦培訓班，開展座談交流，外出對標學習提升等各種手段方式，提升自身綜合業務素質，更好地適應檔案信息化管理對檔案工作人員的要求。

4? ? 結語

教育檔案信息化管理是一項功在當今、利在教育的工作。做好這項工作需要長期堅持，不斷在實踐中完善發展，在信息化建設過程中始終堅持標準原則，規范管理程序，用信息化建設思想統攬檔案管理工作全局，保證教育檔案信息化建設與各項教育工作共同進步與提高。

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