林業科研院所數字檔案館建設對策研究

陳曉瑚　唐嵐

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案工作從傳統的紙質檔案向電子檔案轉變，從全人工操作向計算機自動化轉變，這對檔案信息的收集、保存、利用都提出了新的挑戰。數字檔案館正是建立在信息化技術普遍應用的基礎上，通過采用先進的科學的信息化手段，實現檔案數據的管理與利用，從而實現資源共享。林業科研院所在長期發展中，形成大量科研發展歷史檔案和科學技術檔案，對林業發展和生態文明建設起到重要的信息支撐作用。但由于林業科研院所存在檔案數據化意識低、信息化水平低、人才缺乏等問題，數字檔案館建設一直未提上日程。為了適應現代科技發展的需要，林業科研院所需要加快數字檔案館建設進程，從基礎設施投入、信息化建設、規范化管理、人才培養、安全保障等多方面入手，充分發揮林業科技檔案的價值。

關鍵詞：林業;數字檔案館;信息化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-3020（2020）02-0071-04

Research on the Construction of Digital Archives in Forestry Research Institutes

Chen Xiaohu Tang Lan

（Hubei Academy of Forestry Sciences Wuhan 430075）

Abstract：With the coming of the information age，the archives work has changed from the traditional paper archives to the electronic archives，from the full manual operation to the computer automation，which has put forward new challenges to the collection，preservation and utilization of the archives information. Digital archives is built on the basis of the general application of information technology，through the use of advanced scientific information means，to achieve the management and utilization of archives data，so as to achieve resource sharing. In the long-term development of forestry research institutes，a large number of scientific research and development historical files and scientific and technological files have been formed，which play an important information supporting role in forestry development and ecological civilization construction. However，due to the problems of low awareness of file data，low level of information and lack of talents，the construction of digital archives has not been put on the agenda. In order to meet the needs of the development of modern science and technology，forestry research institutes need to speed up the construction process of digital archives，and give full play to the value of forestry science and technology archives from the aspects of infrastructure investment，information construction，standardized management，personnel training，security and other aspects.

Key words：Forestry;digital archives;informatization

數字檔案館是建立在現代信息技術普遍應用的基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過與網絡的連接并提供利用，實現資源共享的集中與分布式相結合的數字信息系統[1]。在大數據時代，數字檔案館、智慧檔案館是未來各個檔案館的發展方向。但林業科研院所檔案信息化程度普遍較低，數字檔案館建設更是落后于時代需求，因此，迫切需要加快林業科研院所的數字檔案館建設，為現代林業建設提供更多更好的信息保障。

1 建立林業科研院所數字檔案館的必要性

1.1 是現代林業發展的迫切需要

黨的十九大報告指出，中國特色社會主義進入新時代。習近平總書記創造性地提出了生態文明觀，強調堅持人與自然和諧共處，建設美麗中國成為建設社會主義現代化強國的重要目標之一，提供更多優質生態產品成為現代化建設的重要任務之一，綠水青山就是金山銀山成為建設生態文明的重要理念之一。這些重大理論創新，正給林業現代化建設帶來深層次、全方位的影響，既賦予了林業新地位新使命，也對林業改革發展提出了新理念新要求。到2050年中國將成為世界科技強國，也要求林業能為推動科技強國作出貢獻，不僅成為林業科學技術創新者，更要成為全社會科學技術創新的最大應用者。作為科技成果的存在形式和信息載體的林業科技檔案，將在現代化林業建設中發揮重要作用。建設林業科技數字檔案館是提升林業科技工作效率、實現信息資源共享、利用檔案信息為林業發展提供技術支撐的重要途徑，也是現代林業發展的迫切需要。

1.2 是信息化時代檔案工作的必然趨勢

檔案館作為社會信息資源集中與發散的主要媒介之一，如果將其建成數字檔案館，會加快社會信息化的發展進程，催生了新的檔案形式的生成與管理，數據形式成為檔案記錄的新形式，離散數據的歸檔保存成為新環境下數字檔案長期保存必須解決的問題[2]。當今社會處在一個信息化飛速發展的時代，隨著信息技術與數字通信的持續發展，林業科研院所的檔案系統應該變得更加數字化、網絡化，拓展數字化服務，并且創造更大的空間，使林業科技檔案真正服務于現代林業和生態文明建設。林業發展對數字檔案信息的需要正在日益增長，如果林業科研院所逐步建設成數字檔案館，可以為林業的政策制定、產業發展等提供有效的數字檔案信息服務。檔案館數字信息資源會將檔案館的傳統信息輸送空間變得更加寬廣，網絡上的所有人員都能平等自由地使用網絡信息資源，讓使用空間不再受地域的限制，更充分地發揮檔案館信息傳遞的媒介作用[3]。林業科技數字檔案館的檔案信息資源不但是科研成果和科研歷史情況的真實記錄，也是社會用戶廣泛利用的檔案信息資源的可靠來源。

1.3 是實現檔案信息共享的必要條件

數字檔案館不僅是對檔案信息的數字化，更是檔案信息的網絡化服務利用，檔案的價值恰恰也體現可利用上。長期以來，林業科研院所積累了大量且原始的歷史檔案和科研檔案信息，并按規定對各類檔案進行了系統的分類、歸檔、保存，便于查詢利用。如此龐大的林業科學信息資源，對社會、對林業、對林業科研事業的發展都是一個巨大的信息瑰寶。但是由于條件限制和技術上的不足，以及各林業科研院所對檔案信息價值性的保護，使林業科研信息共享的進展緩慢。隨著信息技術及其應用的不斷發展，現代化的檔案資源共享技術體現出了服務領域、服務資源的不受限性，展現出檔案館信息分享技術的跨行業、跨空間、跨地域的特點[3]。在此情況下，林業科研院所實現資源共享就具有了可操作性和便捷性。為了更好地滿足林業科技信息共享的需求，建設數字檔案館成為首要條件。

2 當前林業科研院所數字檔案館建設面臨的困境

2.1 重視程度不高

早在上世紀90年代，“數字檔案館”的概念就開始出現，如今，“智能檔案館”“智慧檔案館”也逐步進入人們的視野。但是，由于林業在很長一段時間內發展較為緩慢，現代化技術手段不多，使林業工作者思維模式和工作方式相對傳統。而在林業科研院所，長期以來有著“重科研輕管理”的現象，尤其是檔案工作相對邊緣化。21世紀以來，林業科技人員的檔案意識逐漸增強，但大多也只停留在按規定收集并移交相關檔案資料的程度，對檔案的數字化進展不關心、不重視。很多林業科研機構對檔案室及相應檔案管理所需的設施僅達到規定的基礎配置，并沒有過多的投入去提升檔案專業設施設備，以及開展現代化的數字檔案建設。

2.2 檔案信息化水平較低

目前，林業科技檔案信息化建設的進程比較緩慢，依舊以實體檔案為主要載體。信息化應用大多是對紙質檔案的掃描件進行電子歸檔及查詢利用，有的甚至還停留在檔案的電子目錄檢索上，基礎手段滿足不了數字檔案館的要求。此外，從林業科技檔案信息化的技術手段來看，缺乏針對林業科技檔案特性的管理、利用方法，如何將特殊材質的實物檔案、手寫字跡的原始實驗記錄檔案等都納入林業科技數字檔案館的建設范疇中，還需要有進一步的針對性研究。

2.3 技術標準規范不完善

近年來，國家檔案局先后頒布了《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》等規范性文件，從檔案服務平臺建設、電子文件接收與管理、紙質檔案縮微數字一體化技術、數字資源數據庫建設、信息安全等方面明確了標準規范，有力推動了數字檔案館的全面建設。但目前尚沒有針對科技檔案工作的具體技術標準和應用流程，特別是林業科技檔案具有自身的行業特性，不能完全適用普通數字檔案館建設標準。此外，針對實物檔案、多媒體檔案、全文數據庫的管理標準、技術標準，以及相應的評價體系還不夠完善，不能滿足林業科研院所數字檔案館建設的要求，從一定程度上影響了林業科研院所數字檔案館建設的進程。

2.4 信息安全技術手段不足

信息安全性是數字檔案館建設始終排在首位的考慮因素，檔案數字信息的存儲存在安全性問題。現階段的信息技術的發展促進了信息數據規模，而信息的保存技術卻存在一定的缺陷，能否有效地延長數字信息的壽命成為信息保存的關鍵點，假如數字信息檔案的保存條件發生改變，將會對數字信息的原始性、兼容性以及可靠性帶來新挑戰，將嚴重影響數字檔案信息的存儲安全。同時，網絡病毒的技術難點尚未破解，仍然是威脅數字檔案信息安全的重要因素之一。

2.5 專業技術人才缺乏

技術問題是決定數字檔案館建設和運行的關鍵因素，對于數字檔案館來說，其中的身份認定、檔案檢索、電子簽字、信息加密、信息共享等屬于核心技術[3]。林業科研院所數字檔案館建設不僅需要檔案人才，還需要林業科技人才、計算機及網絡應用人才，但由于受編制、崗位設置等因素的影響，林業科研院所很難成立專業的數字檔案館建設隊伍，專業技術人才的缺乏成為檔案數字化進程緩慢的重要原因。雖然林業科研院所要建設數字檔案館也可以選擇聘請專業的檔案服務公司人員，但過多的依賴外聘公司人員，會在一定程度上影響數字檔案館的日常管理，不利于自身檔案價值的發掘和利用。

3 加快林業科研院所數字檔案館建設的主要對策

3.1 提升檔案數字化意識

要在林業科研院所普及檔案信息化、電子檔案管理、數字檔案館建設等基本知識和理念，使林業科研院所的全體干部職工深入理解和充分認識檔案數字化進程的重要意義和歷史必然性。尤其是要對林業科技人員進行廣泛宣傳，因為他們往往掌握著大量的一手林業科研材料，這些科研材料的完整收集、系統歸檔，是實現檔案數字化管理的首要條件。

3.2 加快檔案信息化進程

隨著辦公自動化尤其是網絡技術的發展，傳統的手工管理模式已經無法適應檔案信息化管理的進程，從文件跨越到檔案這一步，不再以立卷為標志和界限，通過計算機錄入檔案信息，存儲文件的全部內容，能夠通過不同角度同時展示相關信息，達到快速檢索的目的[5]。林業科研院所應加快檔案信息化進程，將檔案信息資源建設作為數字檔案館建設的核心。一方面，要把現有的紙質檔案通過電腦輸入、掃描上傳等手段，轉化為能夠在計算機及其網絡上運行的數字信息，對傳統檔案進行數字化處理，并對其進行整理、接收和歸檔，建立以檔案目錄數據庫、檔案全文全息數據庫、多媒體檔案數據庫和現行文件數據中心為主體構成的數字檔案館。另一方面，要采用辦公自動化、科研儀器設備數字采集等方式，實現電子數據信息的實施收集、歸檔，如公文、項目文書、實驗研究數據、多媒體文件等行政、科研活動中產生的電子文檔。

3.3 完善技術標準規范

數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作業務流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行。雖然林業科研數字檔案館建設的技術標準尚未有統一的國家規范，但各地方檔案、林業管理部門也可以在已有標準規范的基礎上，立足林業行業特點、科技檔案特征，結合檔案數字化管理的要求和需要，完善制訂適合本地區、本行業的數字檔案館建設標準。各林業科研院所要在學習貫徹有關電子檔案規范標準的基礎上，加強本單位的電子檔案規范化管理，嚴格落實電子文件歸檔和電子檔案管理相關要求，抓好電子文件形成階段、歸檔階段和電子檔案管理階段的規范化管理，確保紙質和電子檔案管理“兩頭不落空”。

3.4 加大對數字檔案館建設的投入

將大量的檔案進行數字化加工是一個龐大的系統工程，建設數字檔案館也離不開持續的投入。一是要加強基礎設施建設，包括軟硬件設施。要配備符合數字檔案館建設要求的計算機庫房空調、密集柜、底圖柜、防磁柜、智能化環境自控系統、全自動煙感滅火器等設施設備;以及現代化的辦公環境、完善的專用檔案網絡和檔案管理系統等等。二是要搭建信息服務平臺。數字檔案館的建設目的是為了幫助用戶不受時間空間限制獲取所需檔案信息，為此需要搭建一個包括存儲、展示、傳輸等功能的信息服務平臺，從而提高林業科研檔案的利用率，實現林業科研院所信息資源的共享。

3.5 加強專業人員的培養

專業人才是決定數字檔案館建設和管理的關鍵，因此要加強對檔案專業人員的培訓培養，不斷提高檔案管理人員的學習能力，增強學習意識。一是充分利用檔案崗位培訓、檔案專業技術人員繼續教育等平臺加強對檔案工作人員數字檔案管理技術、系統開發和管理等培訓;二是注重與高校檔案專業的聯通，引進和培養出高素質、高能力的數字檔案館建設所需的專業人才;三是轉變檔案工作人員的思想觀念，樹立服務意識，主動參與到林業科研機構的生產、科研和管理等各方面業務工作中，掌握各種檔案需求信息，有針對性地開展檔案工作;四是利用數字檔案館的建設，充分發揮檔案庫藏資源的優勢，從而豐富檔案服務的內容，充分利用林業科研檔案資源，發掘其潛在的經濟效益和社會效益，發揮林業科研檔案的價值。

3.6 確保數字檔案的安全

安全保障體系建設是數字檔案館建設的基礎工作，數字檔案館的安全包括數字檔案數據的安全和信息系統及其網絡平臺的安全。數據安全就是要保證數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統及其網絡平臺安全就是要保持系統軟硬件的穩定性、可靠性、可控性。一是要建立健全安全管理制度、采用高標準安全保障技術方法、落實人員職責、臺賬日志記錄監管、異地備份等措施，強化日常監管;二是內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全;三是要加強安全態勢感知分析，準確把握安全風險趨勢，定期開展風險評估，及時發現、整改問題，化解安全風險;四是要制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

參 考 文 獻

[1]王建華.當前基層科研院所數字檔案館建設面臨的挑戰[J].機電兵船檔案，2019（3）：66.

[2]錢毅.數據態環境中數字檔案對象保存問題與策略分析[J].檔案學通訊，2019（4）：40-47.

[3]姜敏.關于推進縣級數字檔案館建設的思考[J].蘭臺內外，2019（7下）：36.

[4]施建仇.論數字檔案館建設面臨的困境及解決對策[J].傳媒論壇，2019（14）：136.

[5]夏旻.推進數字檔案館建設助力企業創新發展[J].機電兵船檔案，2019（4）：46-48.

（責任編輯：夏劍萍）