國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點探討

林蘇陽

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 093- 02

摘 要 隨著近年來我國社會經濟發展水平的不斷提升，國企的發展也相應的產生了一定的變革，在國企辦公室當中，秘書起著重要的溝通橋梁作用，特別是在國企中領導人員和其他部門之間的交流溝通，或者是企業和其他公司的相互交流，在這其中秘書都扮演著一個重要的溝通角色。對于國企辦公室秘書而言，他們需要很強的溝通協調能力才可以更好的完成相關工作，協助辦公室領導進行信息的整理和傳達。因此說，在未來的發展過程當中，秘書也要不斷的進行溝通技巧的提升，對于溝通協調的要點內容加以探究，爭取在國企辦公室中發揮出更強的橋梁作用。

關鍵詞 國企辦公室 秘書 溝通協調技巧 要點

就我國社會當前的實際發展狀況來看的話，社會主義市場經濟的發展取得了越來越大的進步。當前市場對于人才的要求也越來越高，不僅需要他們具備更強的專業素質，而且對于他們的情商和綜合素養也提出了越來越高的要求，尤其是對秘書這個職業來說，他們的主要工作內容也相應產生了變化。在國企辦公室當中，對于秘書溝通協調的能力提出了更高的要求，可以說秘書的溝通能力和協調能力會直接關系到辦公室工作的順利進行。在傳統的國有企業當中，秘書主要是負責處理一些文件工作，或者是為領導安排簡單的活動，但是在當前經濟深入發展的背景之下，秘書的工作范圍也相應的有了擴展，對于他們的溝通協調能力也提出了更高的要求，所以說國有企業辦公室的秘書也要積極的擁抱當前新的發展形勢，不斷地對自身素養加以提升，主動的進行溝通協調技巧的探索，對于溝通協調的要點內容加以學習，進而實現自己綜合素質的提高。

一、國企辦公室秘書溝通協調的技巧

（一）秘書和辦公室領導的溝通協調技巧

就國有企業自身的組織結構來看的話，辦公室秘書其實處于一個企業的樞紐位置，一方面，他需要在領導和同事之間進行信息傳達，另一方面也需要負責客戶和領導之間的溝通，對客戶和領導之間的關系加以協調，這樣一來可以維系國企工作的正常運轉。在和領導進行溝通的時候需要注意一定的溝通協調技巧，首先來說，秘書需要對自己的身份和工作有一個正確的定位，秘書是領導的助理，因此在進行溝通的時候不能超過自己的職權范圍。其次在和領導進行工作匯報的時候，要做一個更加全面的準備，匯報的內容需要簡潔明了，并且富有條理性，這樣有助于領導從匯報的內容當中找到工作的重點，國企辦公室領導每天要處理的工作內容是很多的，所以說往往背負著很大的工作壓力，因此，秘書就要結合領導的實際工作安排來對領導的工作內容進行篩選，在進行內容安排匯報的時候要簡潔明了，抓住重點內容，經過篩選的信息會在很大程度上減輕領導的工作負擔。最后辦公室秘書在和領導進行溝通協調的時候還需要具備較高的情商，比較善于做和人打交道的工作，對于不同類型的領導要采取不同的溝通技巧，對于國企辦公室秘書來說，由于國有企業發展規模的龐大，辦公室秘書往往要和不同性格的領導進行溝通，所以在日常的工作過程當中，要注重自身溝通能力的培養，學會在不同類型的領導面前采取不同的溝通協調方式，善于觀察領導日常的工作，從中獲取到更多的信息，對于領導的性格和處事風格進行分析。此外，秘書在進行日常工作的時候，還需要時常向領導征求意見，在遇到事情的時候不能隨意自己做決定，這樣一來，不僅能夠提高辦事的效率，而去也能夠更好的契合領導的要求[1]。

（二）秘書和國企同事的溝通協調技巧

對于國企辦公室秘書來說，同事是工作當中主要交流的對象，做好和同事之間的溝通協調工作，能夠提高信息傳達的質量，對領導所提出的要求，可以及時的傳達給同事，并且將同事的意見及時的反饋給領導，這樣一來，秘書的工作效率就會得以提高，因此，對于國企辦公室的秘書而言，在和同事進行交流的時候，也需要掌握一定的溝通協調技巧。首先來說，在和同事進行溝通協調的時候必須要做到誠信和寬容，在人際交往當中，誠信是最基本的原則，秘書在和同事進行溝通協調的時候，也需要遵循社交的基本原則，在面對工作內容的時候，不能輕易的做出承諾，在答應同事要求之前需要考慮自己是不是有能力可以勝任，對于無法做到的事情要及時的和同事說明原因，并且要征求同事的諒解，此外在和同事進行工作溝通協調的時候，還需要保持一顆寬容的心，一旦由于同事的原因而出現問題的話，需要從對方的角度來進行問題的考慮，理解對方的難處，并且及時的進行問題解決，防止更大損失的發生。其次，秘書在和同事進行溝通協調的時候，還需要具備一定的團隊精神，國有企業就是一個團隊，在進行事物處理的時候，秘書必須把國有企業的利益放在最前面，樹立全局意識，國有企業當中的員工是很多的，辦公室的秘書也不是一個獨立的個體，秘書的日常工作需要和不同部門的同事進行交流，如果辦公室秘書缺乏團隊意識的話，那么就無法很好的融入到團隊工作當中，也無法對自身所需要承擔的責任進行承擔，在遇到事情的時候，不能斤斤計較，這樣才有利于企業內部氛圍的提高，對于工作效率提升也會產生積極影響。最后，秘書在和同事進行溝通協調的時候，需要對他人尊重，待人隨和，不能太傲慢，尊重是人和人交往的一個基本原則，秘書和同事在工作上是處于一個平等位置的，并且尊重他人既是溝通協調的一個技巧，也是日常社交的一個禮貌，在工作過程當中，秘書要對自身的言語表達加以注意，不能亂開玩笑，把握和同事交往的之間的一個度，平等、公平的溝通協調才能夠產生更加融洽的同事關系[2]。

（三）秘書和國企客戶的溝通協調技巧

國企辦公室秘書還有一個重要的工作職責，就是和客戶之間進行溝通協調，在和客戶進行溝通的時候，秘書代表的就是國有企業的形象，因此必須要具備一定的素質。首先來說，秘書要重視溝通協調的禮儀，保持微笑是最基本的，在和客戶的交流過程當中需要注意自身良好形象的保持，對每一個客戶都要有禮貌，客戶和企業之間的關系是經濟上的往來，并且和領導同事進行比較的話，和同事之間是屬于陌生的關系，陌生人之間的交流和溝通是更需要遵循一定的社交溝通禮儀的，如果秘書的態度太過無禮的話，那么將會使對方之間的溝通陷入僵局，并不利于工作內容的開展，因此秘書在和客戶交涉的時候，需要用周全的禮節來盡可能給客戶留下良好的印象。其次，秘書在和客戶的溝通協調過程中還需要做到換位思考，由于和客戶之間會有經濟利益上的往來，因此，在進行溝通的時候，對于客戶所提出的問題要盡可能地對其進行解答，站在客戶的角度上進行問題思考，為客戶提出更加專業化的服務，客戶對企業內的工作內容是陌生的，但卻要和企業展開合作，所以需要加強對國企發展的了解，客戶往往會根據雙方之間的合作內容來提出相應的問題，秘書的合理解答能夠增強客戶對于雙方之間合作的信心，展現國企的形象和文化，對國企的發展提升信任的程度，進而促進雙方的合作，達成經濟上的往來。

二、國企辦公室秘書溝通協調的要點

（一）秘書在溝通協調要態度謙和

就溝通協調本身來說，這可以說是一種藝術，在國企辦公室當中，溝通協調不僅僅是對話，而是藝術性的對話，秘書所具備的溝通協調技巧可以幫助他們更好的協調人際關系，對于各項工作的開展是會起到積極促進作用的。溝通協調是面對面的進行信息傳達的過程，謙卑的態度會拉近溝通雙方之間的距離，更好的協調和對方之間的關系，有助于信息傳達工作更順利的進行，對于秘書來說，無論他面對的對象是領導、同事還是客戶，在進行溝通協調工作之前，都需要確立起一個明確的自我意識，以謙卑的態度來和他人進行交流，這在溝通協調的過程當中可以讓對方感受到尊重，也可以更好的傾聽到他人的心聲，進而促進溝通效率的提高，通過協調工作的進行，可以更好的促進工作的開展，提高工作的效率。

（二）秘書的語調需要委婉

在進行溝通協調的過程當中，說話的語氣也是一個很重要的內容，秘書在進行溝通協調的時候，不僅要對自己的語言表達加以重視，而且還要注意自己的語氣表達，無論溝通協調的對象是領導還是客戶、同事，都要注意語氣的委婉性，也可以給對方帶來一種更加舒服的感覺，過于強硬的語氣是不適合溝通需要的，因此秘書無論面對什么樣的對象，自己的語氣都需要注意，有效的規避諸多矛盾的發生，樹立起國企更加優化的形象。

（三）秘書在溝通協調時信息傳達要精準

秘書在國企辦公室當中是起到重要的上傳下達作用的，他們需要將辦公室領導的相關命令進行傳達，也需要及時的將工作人員的相關意見向領導進行反饋，因此說秘書在進行溝通協調的時候，必須要確保相關信息內容的精準性，一旦在進行傳達的時候出現錯誤的話，那么對最終的工作成果也一定會產生不利影響，精準的信息可以讓工作人員高效率的完成工作內容，也可以讓領導根據具體的信息反饋來對相關決策及時的做出調整。秘書在進行溝通協調的時候還必須要將信息當中的重點內容加以精準把握，尤其是在向領導進行匯報的時候，領導本身的工作內容是比較多的，每天都需要處理諸多的事務，所以秘書就要幫領導將那些無用的信息進行篩選過濾，告訴領導應該要去做的重點內容，該向領導說什么，這需要秘書結合信息特點和自身工作素質去進行尺度的合理把握。

三、結語

綜上，對于國有企業來說，它的規模一般是比較大的，所以說員工的數量也比較多，在日常的工作過程當中會出現很多交流協調方面的問題，國企辦公室秘書主要負責的是領導和其他部門、或者是客戶的交流，往往會擔負起一個橋梁的作用。秘書溝通協調能力會直接關系到企業內部關系的協調性，包括和領導、同事以及客戶關系等等，這就要求辦公室秘書要不斷的提升自己的溝通協調能力，靈活的運用溝通協調的技巧和方法，進而可以在實際的工作中取得更佳的成果，更好的勝任國企辦公室秘書這一工作。

參考文獻：

[1]湯全.簡議國企辦公室秘書工作的溝通協調[J].企業文化（下旬刊），2018（5）：157.

[2]李娜.國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點思考[J].中國集體經濟，2017（6）：95-96.